De halverade handläggningstiden för bygglov

2
4085
Norrtäljes Bygglovs- och VA-buss
På somrarna åker bygg- och miljökontoret i Norrtälje ut med sin Bygglovs- och VA-buss. Tack vare att bygglovsprocessen är digitaliserad kan de hämta och lägga in uppgifter ute på plats. Foto: Norrtälje kommun

2011 tog det i genomsnitt 60 dagar att få ett bygglov i Norrtälje kommun. I dag är siffran nere på 30 dagar – och mediantiden har sänkts från 40 till 17 dagar. Bakom förbättringen ligger både digitalisering, att titta på processer och att lyssna på invånarna.   

Det var 2010 som bygg- och miljökontoret i Norrtälje konstaterade att kortare handläggningstider för bygglov var det som invånarna önskade sig mest.

Karolina Nordstrand
Karolina Nordstrand under ett arbetspass i Bygglovs- och VA-bussen. Tack vare digitaliseringen kan handläggarna jobba var som helst och ändå kunna behandla alla ärenden.

– När man identifierade processerna blev det tydligt vilka led som inte bidrog till att öka kundvärdet. Framförallt var det administrationen, när ärendena hoppade mellan olika arbetsgrupper – med registrering, att skapa en akt, tilldela en handläggare och begära in kompletteringar, berättar bygglovshandläggaren Karolina Nordstrand.

I dag loggar hälften av kunderna in med bank-id och registrerar sina bygglovsansökningar digitalt. Också grannar som får ha synpunkter kan lämna dem digitalt. Övriga ansökningar kommer på papper eller mejl. De läggs in i systemet av förvaltningen och sedan sköts allt digitalt.

Det gör att handläggarna snabbt får fram alla handlingar och händelser som påverkar ärendet. Kommunikationen med kunderna sköts direkt genom systemet och behöver inte registreras separat.

– Förut tillbringade jag stora delar av dagarna i kopieringsrummet men nu finns allt i systemet. Det är en befrielse att kunna göra allt där. Man kan jobba hemifrån eller varifrån som helst, konstaterar Karolina Nordstrand.

När bygglovet är klart får kunden svara på frågor digitalt. Svaren syns på skärmar på kontoret. Man ser också hela tiden hur man ligger till med ärendena och allt följs upp dagligen.

– När jag går in i köket på morgonen och tar kaffe läser jag vad invånarna tycker. För det mesta är det positiva kommentarer. De tycker att vi är hjälpsamma och att vi har en bra dialog. Ibland är det också personliga kommentarer och de tackar handläggaren för att allt gått så bra.

Men det kommer också upp förbättringsförslag och saker som inte fungerat.

– Det var en omställning att det kommer upp på en skärm. Men man kommer in i det och då tänker man bara på att det är bra för invånaren och för att själv kunna utvecklas. Men det kräver att man tar det som konstruktiv kritik och gör något åt det och att ledarskapet visar att avvikelser är ok.

Bland bygglovshandläggarna har det växt fram en kultur där alla är öppna för digitala arbetssätt och alla är med och fortsätter att förbättra arbetet.

När det sker avvikelser från rutinerna eller någon har andra förbättringsförslag skriver man in det i ett särskilt system. En grupp tar hand om synpunkterna, sammanställer dem och delar ut arbetsuppgifter för att genomföra dem.

I dag är det lika många som arbetar med bygglov som innan förändringarna, men antalet ärenden har samtidigt ökat från 1000 till 2500. Trots det gör effektiviseringen att det finns mer tid över i dag.

– Man hinner fokusera på att vara rättssäker, granska ärenden, läsa rättsfall och omvärldsbevaka. Eftersom effektiviseringen frigör tid kan man förbättra ännu mer och få ännu mer tid över – det blir en god spiral.

Nu tittar man bland annat på att också integrera karttjänster.

Till andra som vill ta efter det här sättet att jobba ger Karolina Nordstrand råden att vara öppen för digitalt förbättringsarbete, att tillsammans arbeta fram e-tjänster – och att gärna ta kontakt med bygg- och miljökontoret i Norrtälje.

Karin Thorsell

2 KOMMENTARER

  1. Som kund kan jag konstatera att detta fungerar mycket bra. Jag har både upplevt effektivitet och ett bra bemötande. Det hänger kanske samman? Ett bättre sätt att jobba med mindre tidsspill minskar stress och underlättar fokus på att hjälpa mig som kund. Ser fram mot en spännande fortsättning. Lycka till!

  2. Ett utmärkt initiativ och ett bra exempel på hur stora effektivitetsvinster en kommun kan göra samtidigt som kundnyttan förbättras.

LÄMNA EN KOMMENTAR

Please enter your comment!

Redaktionen förbehåller sig rätten att granska och redigera kommentarer. Publicering sker efter att inlägget granskats. Skriv gärna kort, håll god ton och håll dig till ämnet. Vi publicerar inte kommentarer med personangrepp. Kommentarsfältet stängs 21 dagar efter artikelns publiceringsdag.

Please enter your name here

SENASTE NYTT

Ljus framtid för höstens ingenjörsstudenter

Att studera till ingenjör är en god investering. Den bilden ger Sacos årliga prognos av framtidens arbetsmarknad för akademiker. De kommande fem åren kommer det fortsatt att råda balans i utbud och efterfrågan på arbetsmarknaden...
ABB-roboten tillsammans med Fredrik "Benke" Rydman.

Inte bara industrirobot – nu ska IRB 6620 också dansa på scen

Till vardags används ABB:s industrirobot IRB 6620 som punktsvets och för materialhantering. Men i september tar en IRB 6620 klivet in på Stockholms Stadsteaters stora scen. Bakom föreställningen ligger hårt slit från en dansare...
Riksdagslistor

14 ingenjörer på riksdagslistorna i Östergötland

14 ingenjörer i Östergötland finns med på riksdagslistorna inför höstens val. De företräder sex olika partier. Och tre partier har fler ingenjörer på sina riksdagslistor i Östergötland än någon annanstans i landet. Det visar Ingenjörens...
Transperson i kostym

IBM stöttar anställda som kommer ut som transpersoner

IBM:s mångfaldschef Marie Nilsson har flera gånger varit med om att medarbetare sagt ”Jag är man i dag men jag känner mig som kvinna” eller tvärt om. För IBM är det självklart att stötta...
Riksdagslistor

Åtta ingenjörer på riksdagslistorna i Örebro län

Åtta ingenjörer i Örebro län finns med på riksdagslistorna inför höstens val. De företräder fyra partier - från Moderaterna till Vänsterpartiet. Det visar Ingenjörens genomgång av listorna valkrets för valkrets. Inför valet i höst går Ingenjören...
Matris över hur ett team i projektet flyttade sig mot högre produktivitet och högre positivitet/samarbete under projektets gång.

Ny studie: FoU lyckas bättre om man utvecklar teamet

FoU-projekt blir både mer produktiva och arbetsglädjen i dem blir större om man satsar på att utveckla samarbetet i teamet. Det visar en ny svensk studie av tekniska team. Studien ”Teamlyftet FoU” genomfördes 2015–2017 och...
Riksdagslistor

Nio ingenjörer på riksdagslistorna i Skaraborg

Nio ingenjörer i Skaraborg finns med på riksdagslistorna inför höstens val. Och de företräder fyra helt olika partier - Centern, Miljöpartiet, Vänsterpartiet och Sverigedemokraterna. Det visar Ingenjörens genomgång av listorna valkrets för valkrets. Inför valet i...
Kvinna som är uttråkad på jobbet

Sex råd – så gör du när jobbet inte känns kul längre

Blir det inte bättre än så här? Är det här vad jag ska jobba med resten av livet och just här, på den här arbetsplatsen? Om du har de här tankarna: här är bra...
Riksdagslistor

Valkretsen runt Göteborg toppar i antal ingenjörer på riksdagslistorna

Valkretsen Västra Götalands län Västra ligger som en ring runt Göteborg. Där är antalet ingenjörer på riksdagslistorna större än någon annanstans i hela Sverige. Det visar Ingenjörens genomgång av listorna valkrets för valkrets. Inför valet i höst...
Person som läser i hängmatta

Ingenjören tar semester – vi ses igen den 13 augusti

Följ oss gärna på Facebook där vi lägger ut lästips hela sommaren. Här på hemsidan är vi tillbaka igen från den 13 augusti. Trevlig sommar!