De halverade handläggningstiden för bygglov

2
4885
Norrtäljes Bygglovs- och VA-buss
På somrarna åker bygg- och miljökontoret i Norrtälje ut med sin Bygglovs- och VA-buss. Tack vare att bygglovsprocessen är digitaliserad kan de hämta och lägga in uppgifter ute på plats. Foto: Norrtälje kommun

2011 tog det i genomsnitt 60 dagar att få ett bygglov i Norrtälje kommun. I dag är siffran nere på 30 dagar – och mediantiden har sänkts från 40 till 17 dagar. Bakom förbättringen ligger både digitalisering, att titta på processer och att lyssna på invånarna.   

Det var 2010 som bygg- och miljökontoret i Norrtälje konstaterade att kortare handläggningstider för bygglov var det som invånarna önskade sig mest.

Karolina Nordstrand
Karolina Nordstrand under ett arbetspass i Bygglovs- och VA-bussen. Tack vare digitaliseringen kan handläggarna jobba var som helst och ändå kunna behandla alla ärenden.

– När man identifierade processerna blev det tydligt vilka led som inte bidrog till att öka kundvärdet. Framförallt var det administrationen, när ärendena hoppade mellan olika arbetsgrupper – med registrering, att skapa en akt, tilldela en handläggare och begära in kompletteringar, berättar bygglovshandläggaren Karolina Nordstrand.

I dag loggar hälften av kunderna in med bank-id och registrerar sina bygglovsansökningar digitalt. Också grannar som får ha synpunkter kan lämna dem digitalt. Övriga ansökningar kommer på papper eller mejl. De läggs in i systemet av förvaltningen och sedan sköts allt digitalt.

Det gör att handläggarna snabbt får fram alla handlingar och händelser som påverkar ärendet. Kommunikationen med kunderna sköts direkt genom systemet och behöver inte registreras separat.

– Förut tillbringade jag stora delar av dagarna i kopieringsrummet men nu finns allt i systemet. Det är en befrielse att kunna göra allt där. Man kan jobba hemifrån eller varifrån som helst, konstaterar Karolina Nordstrand.

När bygglovet är klart får kunden svara på frågor digitalt. Svaren syns på skärmar på kontoret. Man ser också hela tiden hur man ligger till med ärendena och allt följs upp dagligen.

– När jag går in i köket på morgonen och tar kaffe läser jag vad invånarna tycker. För det mesta är det positiva kommentarer. De tycker att vi är hjälpsamma och att vi har en bra dialog. Ibland är det också personliga kommentarer och de tackar handläggaren för att allt gått så bra.

Men det kommer också upp förbättringsförslag och saker som inte fungerat.

– Det var en omställning att det kommer upp på en skärm. Men man kommer in i det och då tänker man bara på att det är bra för invånaren och för att själv kunna utvecklas. Men det kräver att man tar det som konstruktiv kritik och gör något åt det och att ledarskapet visar att avvikelser är ok.

Bland bygglovshandläggarna har det växt fram en kultur där alla är öppna för digitala arbetssätt och alla är med och fortsätter att förbättra arbetet.

När det sker avvikelser från rutinerna eller någon har andra förbättringsförslag skriver man in det i ett särskilt system. En grupp tar hand om synpunkterna, sammanställer dem och delar ut arbetsuppgifter för att genomföra dem.

I dag är det lika många som arbetar med bygglov som innan förändringarna, men antalet ärenden har samtidigt ökat från 1000 till 2500. Trots det gör effektiviseringen att det finns mer tid över i dag.

– Man hinner fokusera på att vara rättssäker, granska ärenden, läsa rättsfall och omvärldsbevaka. Eftersom effektiviseringen frigör tid kan man förbättra ännu mer och få ännu mer tid över – det blir en god spiral.

Nu tittar man bland annat på att också integrera karttjänster.

Till andra som vill ta efter det här sättet att jobba ger Karolina Nordstrand råden att vara öppen för digitalt förbättringsarbete, att tillsammans arbeta fram e-tjänster – och att gärna ta kontakt med bygg- och miljökontoret i Norrtälje.

Karin Thorsell

2 KOMMENTARER

  1. Som kund kan jag konstatera att detta fungerar mycket bra. Jag har både upplevt effektivitet och ett bra bemötande. Det hänger kanske samman? Ett bättre sätt att jobba med mindre tidsspill minskar stress och underlättar fokus på att hjälpa mig som kund. Ser fram mot en spännande fortsättning. Lycka till!

  2. Ett utmärkt initiativ och ett bra exempel på hur stora effektivitetsvinster en kommun kan göra samtidigt som kundnyttan förbättras.

LÄMNA EN KOMMENTAR

Please enter your comment!

Redaktionen förbehåller sig rätten att granska och redigera kommentarer. Publicering sker efter att inlägget granskats. Skriv gärna kort, håll god ton och håll dig till ämnet. Vi publicerar inte kommentarer med personangrepp. Kommentarsfältet stängs 21 dagar efter artikelns publiceringsdag.

Please enter your name here

SENASTE NYTT

Ordmoln med kompetenser

Här är de vanligaste orden när arbetsgivare söker ingenjörer

Nästan hälften av platsannonserna där arbetsgivare söker ingenjörer har med kravet på eftergymnasial examen. Och runt en fjärdedel efterfrågar att ingenjören är driven eller samarbetsvillig. Det visar en genomgång av över 700 platsannonser. Det är...

Besvärliga anställda ger chefer problem som de inte kan lösa

De flesta har säkert haft kolleger som på något sätt utgör ett problem. Forskaren Kristina Sutter Beime har doktorerat på ”avvikande anställda” och sorterat dem i fyra kategorier. En av dem ger cheferna en...

Gränslöst arbete utmanar arbetsmiljöarbetet

Otydligt ansvar, minskat inflytande och bristande samverkan. I internationella företag där medarbetarna är spridda över nationsgränserna kan det vara svårt att driva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Det framkommer av den förstudie om arbetsmiljö i internationella...
Domare håller upp rött kort

Studie ska visa ohövligt beteende bland ingenjörer

Nu i dagarna skickas en enkät om ohövlighet i arbetslivet ut till 5 000 medlemmar i Sveriges Ingenjörer. Studien är ett samarbete mellan Lunds Universitet och Sveriges Ingenjörer och ska visa hur vardagliga, negativa beteenden...

”Distriktens uppdrag behöver bli tydligare”

Familjedag, teknikläger och nätverksträffar. Sveriges Ingenjörers distrikt i Skåne präglas av ett stort engagemang för ingenjörsyrket. Med sex nya medlemmar i styrelsen och många aktiviteter på agendan ser ordförande Håkan Gül fram emot nästa...

Uppsagda tjänstemän kan få studiestöd

Ekonomiskt stöd som ger 70 procent av lönen för den som blivit uppsagd. Det är ett av flera nya villkor i omställningsavtalet för privatanställda tjänstemän som börjar gälla nu. PTK och Svenskt Näringsliv har kommit...
Skakar hand på jobbintervju

Ingenjörer – tänk på det här på anställningsintervjun

Sedan i höstas kan medlemmar i Sveriges Ingenjörer få träna på anställningsintervjuer med professionella rekryterare. Här ger en av rekryterarna råd om vad du ska tänka på – och avslöjar vad många ingenjörer missar....

Följ med Sveriges Ingenjörer i Stockholm till rymden

Med över 45 000 medlemmar är Stockholm Sveriges Ingenjörers största distrikt. Där arrangeras över 20 aktiviteter om året. Under 2019 år bär det av mot rymden berättar distriktsordförande Marcus Suurküla. Vad händer i Stockholmsdistriktet under 2019? –...

”FN-projekten har gjort mig till en bättre ingenjör”

Byggnadsingenjören Lourdes Valencia är tillbaka i Lund efter sju månaders arbete i världens största flyktingläger i Bangladesh. Hon säger att erfarenheterna har gjort henne till en bättre beslutsfattare och arbetsledare på jobbet. Lourdes Valencia är...

Har du koll på de nya lagarna?

Vid årsskiftet började flera nya jobbrelaterade lagar och regler att gälla. Läs och se att du inte har missat något viktigt. Särskilt för dig som är företagare finns en hel del att känna till. Karensavdrag...