De halverade handläggningstiden för bygglov

2
5264
Norrtäljes Bygglovs- och VA-buss
På somrarna åker bygg- och miljökontoret i Norrtälje ut med sin Bygglovs- och VA-buss. Tack vare att bygglovsprocessen är digitaliserad kan de hämta och lägga in uppgifter ute på plats. Foto: Norrtälje kommun

2011 tog det i genomsnitt 60 dagar att få ett bygglov i Norrtälje kommun. I dag är siffran nere på 30 dagar – och mediantiden har sänkts från 40 till 17 dagar. Bakom förbättringen ligger både digitalisering, att titta på processer och att lyssna på invånarna.   

Det var 2010 som bygg- och miljökontoret i Norrtälje konstaterade att kortare handläggningstider för bygglov var det som invånarna önskade sig mest.

Karolina Nordstrand
Karolina Nordstrand under ett arbetspass i Bygglovs- och VA-bussen. Tack vare digitaliseringen kan handläggarna jobba var som helst och ändå kunna behandla alla ärenden.

– När man identifierade processerna blev det tydligt vilka led som inte bidrog till att öka kundvärdet. Framförallt var det administrationen, när ärendena hoppade mellan olika arbetsgrupper – med registrering, att skapa en akt, tilldela en handläggare och begära in kompletteringar, berättar bygglovshandläggaren Karolina Nordstrand.

I dag loggar hälften av kunderna in med bank-id och registrerar sina bygglovsansökningar digitalt. Också grannar som får ha synpunkter kan lämna dem digitalt. Övriga ansökningar kommer på papper eller mejl. De läggs in i systemet av förvaltningen och sedan sköts allt digitalt.

Det gör att handläggarna snabbt får fram alla handlingar och händelser som påverkar ärendet. Kommunikationen med kunderna sköts direkt genom systemet och behöver inte registreras separat.

– Förut tillbringade jag stora delar av dagarna i kopieringsrummet men nu finns allt i systemet. Det är en befrielse att kunna göra allt där. Man kan jobba hemifrån eller varifrån som helst, konstaterar Karolina Nordstrand.

När bygglovet är klart får kunden svara på frågor digitalt. Svaren syns på skärmar på kontoret. Man ser också hela tiden hur man ligger till med ärendena och allt följs upp dagligen.

– När jag går in i köket på morgonen och tar kaffe läser jag vad invånarna tycker. För det mesta är det positiva kommentarer. De tycker att vi är hjälpsamma och att vi har en bra dialog. Ibland är det också personliga kommentarer och de tackar handläggaren för att allt gått så bra.

Men det kommer också upp förbättringsförslag och saker som inte fungerat.

– Det var en omställning att det kommer upp på en skärm. Men man kommer in i det och då tänker man bara på att det är bra för invånaren och för att själv kunna utvecklas. Men det kräver att man tar det som konstruktiv kritik och gör något åt det och att ledarskapet visar att avvikelser är ok.

Bland bygglovshandläggarna har det växt fram en kultur där alla är öppna för digitala arbetssätt och alla är med och fortsätter att förbättra arbetet.

När det sker avvikelser från rutinerna eller någon har andra förbättringsförslag skriver man in det i ett särskilt system. En grupp tar hand om synpunkterna, sammanställer dem och delar ut arbetsuppgifter för att genomföra dem.

I dag är det lika många som arbetar med bygglov som innan förändringarna, men antalet ärenden har samtidigt ökat från 1000 till 2500. Trots det gör effektiviseringen att det finns mer tid över i dag.

– Man hinner fokusera på att vara rättssäker, granska ärenden, läsa rättsfall och omvärldsbevaka. Eftersom effektiviseringen frigör tid kan man förbättra ännu mer och få ännu mer tid över – det blir en god spiral.

Nu tittar man bland annat på att också integrera karttjänster.

Till andra som vill ta efter det här sättet att jobba ger Karolina Nordstrand råden att vara öppen för digitalt förbättringsarbete, att tillsammans arbeta fram e-tjänster – och att gärna ta kontakt med bygg- och miljökontoret i Norrtälje.

Karin Thorsell

2 KOMMENTARER

  1. Som kund kan jag konstatera att detta fungerar mycket bra. Jag har både upplevt effektivitet och ett bra bemötande. Det hänger kanske samman? Ett bättre sätt att jobba med mindre tidsspill minskar stress och underlättar fokus på att hjälpa mig som kund. Ser fram mot en spännande fortsättning. Lycka till!

  2. Ett utmärkt initiativ och ett bra exempel på hur stora effektivitetsvinster en kommun kan göra samtidigt som kundnyttan förbättras.

LÄMNA EN KOMMENTAR

Please enter your comment!

Redaktionen förbehåller sig rätten att granska och redigera kommentarer. Publicering sker efter att inlägget granskats. Skriv gärna kort, håll god ton och håll dig till ämnet. Vi publicerar inte kommentarer med personangrepp. Kommentarsfältet stängs 21 dagar efter artikelns publiceringsdag.

Please enter your name here

SENASTE NYTT

Barn demonstrerar för klimatet

Ingenjörer stöttar Greta Thunberg och hennes supporters

Det är inte bara Greta Thunberg som demonstrerar för klimatet på fredagar. I den globala manifestationen den 24 maj deltar också föreningen Ingenjörer för miljön. ”Det är inte bara något för ungdomar, utan för...

Sveriges ingenjörer sticker ut i granskning av fackförbund

Nyligen publicerade TCO:s tidning Arbetsvärlden listor med löner och arvoden för förbundsdirektörer, kanslichefer och ordföranden i fackförbunden. Sveriges Ingenjörer finns både i toppen och botten. Läs listorna och kommentarer. I Arbetsvärldens sammanställning hamnar Sveriges Ingenjörers...
Fingrar som pekar mot en man.

”Hjälp! Jag är anklagad för sexuella trakasserier!”

”Hjälp, jag är anklagad för sexuella trakasserier. Ska jag bli av med jobbet nu?” Den frågan får Sveriges Ingenjörers rådgivning ibland. Här berättar ombudsman Friedrich Heger hur det brukar fungera och vad förbundet svarar....

Trenden har vänt: Nu satsar Sony i Lund

Efter år av tuffa neddragningar kommer nu ett positivt besked till Sony Mobile i Lund. Företagsledningen vill ta vara på den spetskompetens som finns i Lund och satsar på ett globalt forsknings- och utvecklingscentrum...

Hög tid att nominera till Polhemspriset

Känner du en ingenjör som borde få uppmärksamhet för sin idérikedom? Skicka då in en nominering till Polhemspriset. "Det är ett pris som hyllar ingenjörskonsten", säger Bo Olsson, ordförande i nomineringskommittén. Polhemspriset är Sveriges äldsta...
ÅF Pöyrys vd Jonas Gustavsson tillsammans med sin Advisory board: Azra Malagic, Linnea Bendrot, Filippa Rexed och Sheva Rostam.

Är inte 23 år längre – ÅF:s vd tar råd från ingenjörsstudenter

Under ett år har fyra teknologer varit rådgivare åt ÅF Pöyrys vd. De tycker att arbetsgivare som vill anställa unga ingenjörer behöver lyssna på vad unga vill. Här är deras råd. Ingenjören träffar tre...

Zenuity har rekryterat hundratals ingenjörer – ser ingen ingenjörsbrist

Zenuity är företaget som har vuxit från 200 till 650 anställda på två år och som fortfarande rekryterar. 95 procent av medarbetarna är ingenjörer. – Vi känner inte av någon ingenjörsbrist, säger Louise Bichler,...

”Kollektivavtal, vad är poängen med det?”

"Vad är poängen med kollektivavtal. Det finns väl lagar som reglerar sådant?". Malin Bjerkhede, ombudsman på Sveriges Ingenjörer, förklarar vad du bör se upp med om ditt företag saknar kollektivavtal. Min arbetsgivare saknar kollektivavtal. Vad...

Distrikt Värmland ordnar innovationsmingel och AI-föreläsning

Många ingenjörer i Värmlandsregionen är data- eller IT-ingenjörer och i skogsindustrin finns många småföretagare. Därför satsar distrikt Värmland på ett innovationsmingel och en AI-föreläsning under hösten. Nu vill man få mer fart på distriktsverksamheten.  Per...

Konjunktur på högvarv, men ingenjörer får inte del av framgången

Konjunkturen är fortsatt stark inom de ingenjörstäta företagen och potentialen att öka innovationskraften är stor nu när ekonomin går bra. Trots det har få företag ett belöningssystem kopplat till innovationer och många medarbetare upplever...