De halverade handläggningstiden för bygglov

2
3354
Norrtäljes Bygglovs- och VA-buss
På somrarna åker bygg- och miljökontoret i Norrtälje ut med sin Bygglovs- och VA-buss. Tack vare att bygglovsprocessen är digitaliserad kan de hämta och lägga in uppgifter ute på plats. Foto: Norrtälje kommun

2011 tog det i genomsnitt 60 dagar att få ett bygglov i Norrtälje kommun. I dag är siffran nere på 30 dagar – och mediantiden har sänkts från 40 till 17 dagar. Bakom förbättringen ligger både digitalisering, att titta på processer och att lyssna på invånarna.   

Det var 2010 som bygg- och miljökontoret i Norrtälje konstaterade att kortare handläggningstider för bygglov var det som invånarna önskade sig mest.

Karolina Nordstrand
Karolina Nordstrand under ett arbetspass i Bygglovs- och VA-bussen. Tack vare digitaliseringen kan handläggarna jobba var som helst och ändå kunna behandla alla ärenden.

– När man identifierade processerna blev det tydligt vilka led som inte bidrog till att öka kundvärdet. Framförallt var det administrationen, när ärendena hoppade mellan olika arbetsgrupper – med registrering, att skapa en akt, tilldela en handläggare och begära in kompletteringar, berättar bygglovshandläggaren Karolina Nordstrand.

I dag loggar hälften av kunderna in med bank-id och registrerar sina bygglovsansökningar digitalt. Också grannar som får ha synpunkter kan lämna dem digitalt. Övriga ansökningar kommer på papper eller mejl. De läggs in i systemet av förvaltningen och sedan sköts allt digitalt.

Det gör att handläggarna snabbt får fram alla handlingar och händelser som påverkar ärendet. Kommunikationen med kunderna sköts direkt genom systemet och behöver inte registreras separat.

– Förut tillbringade jag stora delar av dagarna i kopieringsrummet men nu finns allt i systemet. Det är en befrielse att kunna göra allt där. Man kan jobba hemifrån eller varifrån som helst, konstaterar Karolina Nordstrand.

När bygglovet är klart får kunden svara på frågor digitalt. Svaren syns på skärmar på kontoret. Man ser också hela tiden hur man ligger till med ärendena och allt följs upp dagligen.

– När jag går in i köket på morgonen och tar kaffe läser jag vad invånarna tycker. För det mesta är det positiva kommentarer. De tycker att vi är hjälpsamma och att vi har en bra dialog. Ibland är det också personliga kommentarer och de tackar handläggaren för att allt gått så bra.

Men det kommer också upp förbättringsförslag och saker som inte fungerat.

– Det var en omställning att det kommer upp på en skärm. Men man kommer in i det och då tänker man bara på att det är bra för invånaren och för att själv kunna utvecklas. Men det kräver att man tar det som konstruktiv kritik och gör något åt det och att ledarskapet visar att avvikelser är ok.

Bland bygglovshandläggarna har det växt fram en kultur där alla är öppna för digitala arbetssätt och alla är med och fortsätter att förbättra arbetet.

När det sker avvikelser från rutinerna eller någon har andra förbättringsförslag skriver man in det i ett särskilt system. En grupp tar hand om synpunkterna, sammanställer dem och delar ut arbetsuppgifter för att genomföra dem.

I dag är det lika många som arbetar med bygglov som innan förändringarna, men antalet ärenden har samtidigt ökat från 1000 till 2500. Trots det gör effektiviseringen att det finns mer tid över i dag.

– Man hinner fokusera på att vara rättssäker, granska ärenden, läsa rättsfall och omvärldsbevaka. Eftersom effektiviseringen frigör tid kan man förbättra ännu mer och få ännu mer tid över – det blir en god spiral.

Nu tittar man bland annat på att också integrera karttjänster.

Till andra som vill ta efter det här sättet att jobba ger Karolina Nordstrand råden att vara öppen för digitalt förbättringsarbete, att tillsammans arbeta fram e-tjänster – och att gärna ta kontakt med bygg- och miljökontoret i Norrtälje.

Karin Thorsell

2 KOMMENTARER

  1. Som kund kan jag konstatera att detta fungerar mycket bra. Jag har både upplevt effektivitet och ett bra bemötande. Det hänger kanske samman? Ett bättre sätt att jobba med mindre tidsspill minskar stress och underlättar fokus på att hjälpa mig som kund. Ser fram mot en spännande fortsättning. Lycka till!

  2. Ett utmärkt initiativ och ett bra exempel på hur stora effektivitetsvinster en kommun kan göra samtidigt som kundnyttan förbättras.

Comments are closed.

SENASTE NYTT

Heléne Robson

Sveriges Ingenjörer redo att agera när utredningen om strejkrätt blir klar

Regeringens utredning om strejkrätten skulle ha blivit klar till den 31 maj, men nu har slutdatum ändrats till 20 juni. På Sveriges Ingenjörer avvaktar man för att se hur förslaget blir – och är...
Riksdagslistor

Tio ingenjörer på riksdagslistorna i Gävleborg

Tio ingenjörer i Gävleborg finns med på riksdagslistor inför valet i höst. Hälften av dem bor i samma kommun - och det är inte Gävle. Det visar en genomgång som Ingenjören nu gör av...

Snart varannan damernas bland tekniska chefer i kommunerna

Ingenjör kvinna och chef. Den kombinationen är betydligt vanligare inom offentlig sektor än inom privat. Inom kommuner och landsting är nästan fyra av tio tekniska chefer kvinnor – betydligt högre andel än i privat...

Utmaning att beräkna vårfloden

Vattenregleringsföretagen har stort behov av hydrologiska och meteorologiska data för sina vårflodsprognoser, också från fjällområden där det är ont om mätstationer. I år kunde vårflödena lätt ha blivit övermäktiga. Björn Norell är hydrolog på Vattenregleringsföretagen....
Riksdagslistor

Bara ett parti har gotländska ingenjörer på riksdagslistan

Bara ett riksdagsparti har ingenjörer boende på Gotland på sin riksdagslista inför valet i september. Det visar en genomgång som Ingenjören nu gör av listorna för respektive län.  Det är Moderaterna som är ensamma om att...
Riksdagslistor

Sex ingenjörer i Dalarna på riksdagslistorna

Fem riksdagspartier i Dalarna har inte en enda ingenjör med på sina listor till riksdagsvalet i höst. Men tre partier har det. Det visar en genomgång som Ingenjören nu gör av listorna för respektive...
Sveriges Ingenjörers förbundsstyrelse

Åtta platser i styrelsen uppe för omval – nu vill valberedningen få förslag

I höst ska åtta personer väljas till Sveriges Ingenjörers styrelse. Och nu vill valberedningen få in förslag. Många förslag. ”Föreslå personer du har förtroende för – det räcker så. Man behöver inte ge en...

Digitalisering måste inte vara innovation

Nu kan medlemmar i Sveriges Ingenjörer vara med på inspirerande workshops för att fila på idéer för olika sätt att digitalisera verksamheten. Projektet heter Kickstart digitalisering och handlar lika mycket om att komma ikapp...
Riksdagslistor

Nio ingenjörer på Blekinges riksdagslistor

Nio ingenjörer i Blekinge finns med på partiernas riksdagslistor inför valet i september. Det visar en genomgång som Ingenjören nu gör av listorna för respektive län. Variationen är stor mellan partierna. Här är alla namn...

Glasögon ger expertblick

Det finns ett stort behov av kompetensöverföring inom högteknologisk industri, men mycket av kunskapen är omedveten och svår att lära ut. Med glasögon som registrerar bärarens fokus kan eleven låna expertens vana blick. Inom verkstadsindustrin...