De halverade handläggningstiden för bygglov

2
5457
Norrtäljes Bygglovs- och VA-buss
På somrarna åker bygg- och miljökontoret i Norrtälje ut med sin Bygglovs- och VA-buss. Tack vare att bygglovsprocessen är digitaliserad kan de hämta och lägga in uppgifter ute på plats. Foto: Norrtälje kommun

2011 tog det i genomsnitt 60 dagar att få ett bygglov i Norrtälje kommun. I dag är siffran nere på 30 dagar – och mediantiden har sänkts från 40 till 17 dagar. Bakom förbättringen ligger både digitalisering, att titta på processer och att lyssna på invånarna.   

Det var 2010 som bygg- och miljökontoret i Norrtälje konstaterade att kortare handläggningstider för bygglov var det som invånarna önskade sig mest.

Karolina Nordstrand
Karolina Nordstrand under ett arbetspass i Bygglovs- och VA-bussen. Tack vare digitaliseringen kan handläggarna jobba var som helst och ändå kunna behandla alla ärenden.

– När man identifierade processerna blev det tydligt vilka led som inte bidrog till att öka kundvärdet. Framförallt var det administrationen, när ärendena hoppade mellan olika arbetsgrupper – med registrering, att skapa en akt, tilldela en handläggare och begära in kompletteringar, berättar bygglovshandläggaren Karolina Nordstrand.

I dag loggar hälften av kunderna in med bank-id och registrerar sina bygglovsansökningar digitalt. Också grannar som får ha synpunkter kan lämna dem digitalt. Övriga ansökningar kommer på papper eller mejl. De läggs in i systemet av förvaltningen och sedan sköts allt digitalt.

Det gör att handläggarna snabbt får fram alla handlingar och händelser som påverkar ärendet. Kommunikationen med kunderna sköts direkt genom systemet och behöver inte registreras separat.

– Förut tillbringade jag stora delar av dagarna i kopieringsrummet men nu finns allt i systemet. Det är en befrielse att kunna göra allt där. Man kan jobba hemifrån eller varifrån som helst, konstaterar Karolina Nordstrand.

När bygglovet är klart får kunden svara på frågor digitalt. Svaren syns på skärmar på kontoret. Man ser också hela tiden hur man ligger till med ärendena och allt följs upp dagligen.

– När jag går in i köket på morgonen och tar kaffe läser jag vad invånarna tycker. För det mesta är det positiva kommentarer. De tycker att vi är hjälpsamma och att vi har en bra dialog. Ibland är det också personliga kommentarer och de tackar handläggaren för att allt gått så bra.

Men det kommer också upp förbättringsförslag och saker som inte fungerat.

– Det var en omställning att det kommer upp på en skärm. Men man kommer in i det och då tänker man bara på att det är bra för invånaren och för att själv kunna utvecklas. Men det kräver att man tar det som konstruktiv kritik och gör något åt det och att ledarskapet visar att avvikelser är ok.

Bland bygglovshandläggarna har det växt fram en kultur där alla är öppna för digitala arbetssätt och alla är med och fortsätter att förbättra arbetet.

När det sker avvikelser från rutinerna eller någon har andra förbättringsförslag skriver man in det i ett särskilt system. En grupp tar hand om synpunkterna, sammanställer dem och delar ut arbetsuppgifter för att genomföra dem.

I dag är det lika många som arbetar med bygglov som innan förändringarna, men antalet ärenden har samtidigt ökat från 1000 till 2500. Trots det gör effektiviseringen att det finns mer tid över i dag.

– Man hinner fokusera på att vara rättssäker, granska ärenden, läsa rättsfall och omvärldsbevaka. Eftersom effektiviseringen frigör tid kan man förbättra ännu mer och få ännu mer tid över – det blir en god spiral.

Nu tittar man bland annat på att också integrera karttjänster.

Till andra som vill ta efter det här sättet att jobba ger Karolina Nordstrand råden att vara öppen för digitalt förbättringsarbete, att tillsammans arbeta fram e-tjänster – och att gärna ta kontakt med bygg- och miljökontoret i Norrtälje.

Karin Thorsell

2 KOMMENTARER

  1. Som kund kan jag konstatera att detta fungerar mycket bra. Jag har både upplevt effektivitet och ett bra bemötande. Det hänger kanske samman? Ett bättre sätt att jobba med mindre tidsspill minskar stress och underlättar fokus på att hjälpa mig som kund. Ser fram mot en spännande fortsättning. Lycka till!

  2. Ett utmärkt initiativ och ett bra exempel på hur stora effektivitetsvinster en kommun kan göra samtidigt som kundnyttan förbättras.

Lämna ett svar till Pontus Ellefsson Avbryt svar

Please enter your comment!

Redaktionen förbehåller sig rätten att granska och redigera kommentarer. Publicering sker efter att inlägget granskats. Skriv gärna kort, håll god ton och håll dig till ämnet. Vi publicerar inte kommentarer med personangrepp. Kommentarsfältet stängs 21 dagar efter artikelns publiceringsdag.

Please enter your name here

SENASTE NYTT

Sandslott

Ingenjören tar semester – vi ses igen den 12 augusti

Följ oss gärna på Facebook där vi lägger ut lästips hela sommaren. Här på Ingenjören.se är vi tillbaka den 12 augusti. Trevlig sommar! 

”Vi är i Almedalen för att lyfta ingenjörernas frågor”

Almedalsveckan pågår för fullt och Sveriges Ingenjörer är på plats. Vi ringde upp förbundsordförande Ulrika Lindstrand och fick en rapport från Visby. Alla medlemmar förstår kanske inte värdet av att förbundet deltar i Almedalen. Vad...
Avtal som rivs, ingenjörerna Sanna och Mattias Fager, test och Ulrika Lindstrand.

Här är de mest lästa artiklarna i år

Kärlek, utbrändhet, ilska över löner och tips inför anställningsintervjuer. Det är några av ämnena i de mest lästa artiklarna på Ingenjören.se under första halvåret 2019. Har du läst artiklarna som hamnar i topp? Kolla...

Ola Serneke – en av de två ingenjörer som sommarpratar

Ola Serneke, ägare och VD för byggföretaget Serneke, gör i år debut som sommarvärd på Sveriges Radio. Med en civilingenjörsexamen från Chalmers i botten är han därmed en av två ingenjörer bland årets sommarpratare.  Hur...

Missa inte ingenjörernas digitala löprundor i 15 svenska städer

Förra året lanserades figure running i Sverige. Det var företaget Ramboll som tog hjälp av sina ingenjörer för att ta fram löprundor formade som figurer i några svenska städer. I maj uppdaterades appen med...
Några ledamöter under Ingenjörsfullmäktige 2018

Nu ska medlemmarna påverka Sveriges Ingenjörer mer

Sveriges Ingenjörers demokratiöversyn går nu in i ett slutskede. Över sommaren arbetar förbundsstyrelsen fram ett inriktningsförslag som presenteras för ledamöterna i Ingenjörsfullmäktige i höst – inför beslut om förändringarna på fullmäktige i november. Det...

Christer Fuglesang: Sverige borde satsa mer på rymden

Den 20 juli är 50 år sedan Apollo 11 tog de första människorna till månen. Christer Fuglesang, Sveriges första och hittills enda astronaut som varit i rymden, är med och firar detta tillsammans med...

Arbetslösheten för ingenjörer är fortfarande låg

I april var bara 1,1 procent av de yrkesverksamma medlemmarna i Sveriges Ingenjörer arbetslösa. Arbetsförmedlingen rapporterar också att antalet varslade personer fortfarande är lågt. Arbetslösheten för Sveriges Ingenjörers medlemmar har de senaste åren varit låg...

Läkemedelsföretaget Sobi varslar 90 om uppsägning

Chock och besvikelse är vad många medarbetare på läkemedelsföretaget Sobi i Stockholm känner efter beskedet att 90 forskartjänster försvinner. Sveriges Ingenjörer stöttar Akademikerföreningen i förhandlingarna som startar den här veckan.  Företaget Swedish Orphan Biovitrum AB,...
Ingenjören och hållbarhetsforskaren Susanna Elfors startade en Facebookgrupp för folk som reser med tåg till Europa.

Ingenjören som blivit drottning av tågsemester

Hon är ingenjör och hållbarhetsforskare och en av dem som gett tågresandet en rejäl skjuts. Susanna Elfors grundade Facebookgruppen Tågsemester (med över 90 000 medlemmar) och har startat tågresebyrå. Vi ringde upp henne. Hur kommer det...