De halverade handläggningstiden för bygglov

2
5178
Norrtäljes Bygglovs- och VA-buss
På somrarna åker bygg- och miljökontoret i Norrtälje ut med sin Bygglovs- och VA-buss. Tack vare att bygglovsprocessen är digitaliserad kan de hämta och lägga in uppgifter ute på plats. Foto: Norrtälje kommun

2011 tog det i genomsnitt 60 dagar att få ett bygglov i Norrtälje kommun. I dag är siffran nere på 30 dagar – och mediantiden har sänkts från 40 till 17 dagar. Bakom förbättringen ligger både digitalisering, att titta på processer och att lyssna på invånarna.   

Det var 2010 som bygg- och miljökontoret i Norrtälje konstaterade att kortare handläggningstider för bygglov var det som invånarna önskade sig mest.

Karolina Nordstrand
Karolina Nordstrand under ett arbetspass i Bygglovs- och VA-bussen. Tack vare digitaliseringen kan handläggarna jobba var som helst och ändå kunna behandla alla ärenden.

– När man identifierade processerna blev det tydligt vilka led som inte bidrog till att öka kundvärdet. Framförallt var det administrationen, när ärendena hoppade mellan olika arbetsgrupper – med registrering, att skapa en akt, tilldela en handläggare och begära in kompletteringar, berättar bygglovshandläggaren Karolina Nordstrand.

I dag loggar hälften av kunderna in med bank-id och registrerar sina bygglovsansökningar digitalt. Också grannar som får ha synpunkter kan lämna dem digitalt. Övriga ansökningar kommer på papper eller mejl. De läggs in i systemet av förvaltningen och sedan sköts allt digitalt.

Det gör att handläggarna snabbt får fram alla handlingar och händelser som påverkar ärendet. Kommunikationen med kunderna sköts direkt genom systemet och behöver inte registreras separat.

– Förut tillbringade jag stora delar av dagarna i kopieringsrummet men nu finns allt i systemet. Det är en befrielse att kunna göra allt där. Man kan jobba hemifrån eller varifrån som helst, konstaterar Karolina Nordstrand.

När bygglovet är klart får kunden svara på frågor digitalt. Svaren syns på skärmar på kontoret. Man ser också hela tiden hur man ligger till med ärendena och allt följs upp dagligen.

– När jag går in i köket på morgonen och tar kaffe läser jag vad invånarna tycker. För det mesta är det positiva kommentarer. De tycker att vi är hjälpsamma och att vi har en bra dialog. Ibland är det också personliga kommentarer och de tackar handläggaren för att allt gått så bra.

Men det kommer också upp förbättringsförslag och saker som inte fungerat.

– Det var en omställning att det kommer upp på en skärm. Men man kommer in i det och då tänker man bara på att det är bra för invånaren och för att själv kunna utvecklas. Men det kräver att man tar det som konstruktiv kritik och gör något åt det och att ledarskapet visar att avvikelser är ok.

Bland bygglovshandläggarna har det växt fram en kultur där alla är öppna för digitala arbetssätt och alla är med och fortsätter att förbättra arbetet.

När det sker avvikelser från rutinerna eller någon har andra förbättringsförslag skriver man in det i ett särskilt system. En grupp tar hand om synpunkterna, sammanställer dem och delar ut arbetsuppgifter för att genomföra dem.

I dag är det lika många som arbetar med bygglov som innan förändringarna, men antalet ärenden har samtidigt ökat från 1000 till 2500. Trots det gör effektiviseringen att det finns mer tid över i dag.

– Man hinner fokusera på att vara rättssäker, granska ärenden, läsa rättsfall och omvärldsbevaka. Eftersom effektiviseringen frigör tid kan man förbättra ännu mer och få ännu mer tid över – det blir en god spiral.

Nu tittar man bland annat på att också integrera karttjänster.

Till andra som vill ta efter det här sättet att jobba ger Karolina Nordstrand råden att vara öppen för digitalt förbättringsarbete, att tillsammans arbeta fram e-tjänster – och att gärna ta kontakt med bygg- och miljökontoret i Norrtälje.

Karin Thorsell

2 KOMMENTARER

  1. Som kund kan jag konstatera att detta fungerar mycket bra. Jag har både upplevt effektivitet och ett bra bemötande. Det hänger kanske samman? Ett bättre sätt att jobba med mindre tidsspill minskar stress och underlättar fokus på att hjälpa mig som kund. Ser fram mot en spännande fortsättning. Lycka till!

  2. Ett utmärkt initiativ och ett bra exempel på hur stora effektivitetsvinster en kommun kan göra samtidigt som kundnyttan förbättras.

Lämna ett svar till Pontus Ellefsson Avbryt svar

Please enter your comment!

Redaktionen förbehåller sig rätten att granska och redigera kommentarer. Publicering sker efter att inlägget granskats. Skriv gärna kort, håll god ton och håll dig till ämnet. Vi publicerar inte kommentarer med personangrepp. Kommentarsfältet stängs 21 dagar efter artikelns publiceringsdag.

Please enter your name here

SENASTE NYTT

Mälardalens högskola inför aktivitetsbaserade kontor

I Eskilstuna pågår bygget av ett helt nytt campus för Mälardalens Högskola. Kontorslokalerna för lärare och forskare kommer att utformas som aktivitetsbaserade kontorsytor, något som väckt en hel del känslor hos personalen. När Mälardalens Högskola, MDH,...
Oenighet under lönesamtal

Lön ska sättas i samtal – ändå håller arbetsgivarna emot

En majoritet av Sveriges Ingenjörers medlemmar svarar nej på frågan om de kan påverka löneförslaget under lönesamtalet. ”Rimligt”, tycker arbetsgivarna. ”Fel”, säger Sveriges Ingenjörer. 79 procent av Sveriges Ingenjörers medlemmar har haft lönesamtal det senaste...

Uppsagd – vad gör jag nu?

Hur lång är karenstiden, vad ska jag göra när jag blir arbetslös och vad händer om jag väljer att säga upp mig själv? Att bli utan jobb, oavsett om det är ett eget beslut...

Hästintresset visade vägen till ingenjörsjobb

Intresset för hästar kombinerat med ingenjörskunskaper gav en idé som nu kan lösa ett stort problem inom hästsporten. "Jag önskar att någon hade sagt det till mig tidigare, att jag skulle kunna kombinera mitt...
Klas Falkvall, ordförande för Sveriges Ingenjörer i distrikt Halland

Studiebesök lockar många ingenjörer i distrikt Halland

Sveriges Ingenjörer i distrikt Halland hade fyra studiebesök förra året och alla var fullbokade. Till årsmötet kom färre. ”Jag tror att de är rädda att bli valda till styrelsen, men vi tvingar ingen”, säger...

Tjäna 1000-lappar på att se över familjeskyddet i ITPK

Är du inte gift och är barnen över 20 år? Då finns det inget skäl att behålla familjepensionen inom ITP. Genom att välja bort den kan privatanställda tjänstemän i 55-årsåldern höja sin tjänstepension med...

Småföretagare har ofta dålig koll på arbetsmiljön

Grundläggande kunskap om arbetsmiljölagen saknas och det systematiska arbetet lyser med sin frånvaro. Det är vanliga brister som Sveriges Ingenjörers regionala skyddsombud möter när de besöker småföretag. "Många tar för lättvindigt på arbetsmiljöfrågorna" tycker...

AI-övervakning av anställda oroar brittiska fackföreningar

Företag i Storbritannien använder artificiell intelligens för att övervaka allt arbete som kontorsanställda utför på sin dator och telefon. Brittiska fackföreningar är oroade över utvecklingen och varnar både för ökad press på de anställda...
EU-flagga och skugga av människor

Partierna väljer olika väg för arbetsmarknadsfrågor i EU

För den som tycker att det är viktigt med arbetsmarknadsfrågor i EU är det inte helt enkelt att veta hur svenska partier kommer att rösta i de frågorna i EU-parlamentet. Det visar en ny...
Delar av styrelsen för Sveriges Ingenjörer distrikt Uppsala: Jan Tegnér, Titti Öhrstedt (ordförande), Lisa Nirell (ordförande) och Abdulkadir Moalim.

Distrikt Uppsala vill att medlemmarna fortsätter lära sig saker

Medlemmar i Sveriges Ingenjörer ska ha chansen att gå på intressanta aktiviteter, tycker Lisa Nirell och Titti Öhrstedt. Därför engagerade de sig i Sveriges Ingenjörer distrikt Uppsala, där de nu delar på ordförandeskapet. Lisa Nirell...