De halverade handläggningstiden för bygglov

2
5394
Norrtäljes Bygglovs- och VA-buss
På somrarna åker bygg- och miljökontoret i Norrtälje ut med sin Bygglovs- och VA-buss. Tack vare att bygglovsprocessen är digitaliserad kan de hämta och lägga in uppgifter ute på plats. Foto: Norrtälje kommun

2011 tog det i genomsnitt 60 dagar att få ett bygglov i Norrtälje kommun. I dag är siffran nere på 30 dagar – och mediantiden har sänkts från 40 till 17 dagar. Bakom förbättringen ligger både digitalisering, att titta på processer och att lyssna på invånarna.   

Det var 2010 som bygg- och miljökontoret i Norrtälje konstaterade att kortare handläggningstider för bygglov var det som invånarna önskade sig mest.

Karolina Nordstrand
Karolina Nordstrand under ett arbetspass i Bygglovs- och VA-bussen. Tack vare digitaliseringen kan handläggarna jobba var som helst och ändå kunna behandla alla ärenden.

– När man identifierade processerna blev det tydligt vilka led som inte bidrog till att öka kundvärdet. Framförallt var det administrationen, när ärendena hoppade mellan olika arbetsgrupper – med registrering, att skapa en akt, tilldela en handläggare och begära in kompletteringar, berättar bygglovshandläggaren Karolina Nordstrand.

I dag loggar hälften av kunderna in med bank-id och registrerar sina bygglovsansökningar digitalt. Också grannar som får ha synpunkter kan lämna dem digitalt. Övriga ansökningar kommer på papper eller mejl. De läggs in i systemet av förvaltningen och sedan sköts allt digitalt.

Det gör att handläggarna snabbt får fram alla handlingar och händelser som påverkar ärendet. Kommunikationen med kunderna sköts direkt genom systemet och behöver inte registreras separat.

– Förut tillbringade jag stora delar av dagarna i kopieringsrummet men nu finns allt i systemet. Det är en befrielse att kunna göra allt där. Man kan jobba hemifrån eller varifrån som helst, konstaterar Karolina Nordstrand.

När bygglovet är klart får kunden svara på frågor digitalt. Svaren syns på skärmar på kontoret. Man ser också hela tiden hur man ligger till med ärendena och allt följs upp dagligen.

– När jag går in i köket på morgonen och tar kaffe läser jag vad invånarna tycker. För det mesta är det positiva kommentarer. De tycker att vi är hjälpsamma och att vi har en bra dialog. Ibland är det också personliga kommentarer och de tackar handläggaren för att allt gått så bra.

Men det kommer också upp förbättringsförslag och saker som inte fungerat.

– Det var en omställning att det kommer upp på en skärm. Men man kommer in i det och då tänker man bara på att det är bra för invånaren och för att själv kunna utvecklas. Men det kräver att man tar det som konstruktiv kritik och gör något åt det och att ledarskapet visar att avvikelser är ok.

Bland bygglovshandläggarna har det växt fram en kultur där alla är öppna för digitala arbetssätt och alla är med och fortsätter att förbättra arbetet.

När det sker avvikelser från rutinerna eller någon har andra förbättringsförslag skriver man in det i ett särskilt system. En grupp tar hand om synpunkterna, sammanställer dem och delar ut arbetsuppgifter för att genomföra dem.

I dag är det lika många som arbetar med bygglov som innan förändringarna, men antalet ärenden har samtidigt ökat från 1000 till 2500. Trots det gör effektiviseringen att det finns mer tid över i dag.

– Man hinner fokusera på att vara rättssäker, granska ärenden, läsa rättsfall och omvärldsbevaka. Eftersom effektiviseringen frigör tid kan man förbättra ännu mer och få ännu mer tid över – det blir en god spiral.

Nu tittar man bland annat på att också integrera karttjänster.

Till andra som vill ta efter det här sättet att jobba ger Karolina Nordstrand råden att vara öppen för digitalt förbättringsarbete, att tillsammans arbeta fram e-tjänster – och att gärna ta kontakt med bygg- och miljökontoret i Norrtälje.

Karin Thorsell

2 KOMMENTARER

  1. Som kund kan jag konstatera att detta fungerar mycket bra. Jag har både upplevt effektivitet och ett bra bemötande. Det hänger kanske samman? Ett bättre sätt att jobba med mindre tidsspill minskar stress och underlättar fokus på att hjälpa mig som kund. Ser fram mot en spännande fortsättning. Lycka till!

  2. Ett utmärkt initiativ och ett bra exempel på hur stora effektivitetsvinster en kommun kan göra samtidigt som kundnyttan förbättras.

Lämna ett svar till Peter Faring Avbryt svar

Please enter your comment!

Redaktionen förbehåller sig rätten att granska och redigera kommentarer. Publicering sker efter att inlägget granskats. Skriv gärna kort, håll god ton och håll dig till ämnet. Vi publicerar inte kommentarer med personangrepp. Kommentarsfältet stängs 21 dagar efter artikelns publiceringsdag.

Please enter your name here

SENASTE NYTT

Ingenjören och hållbarhetsforskaren Susanna Elfors startade en Facebookgrupp för folk som reser med tåg till Europa.

Ingenjören som blivit drottning av tågsemester

Hon är ingenjör och hållbarhetsforskare och en av dem som gett tågresandet en rejäl skjuts. Susanna Elfors grundade Facebookgruppen Tågsemester (med över 90 000 medlemmar) och har startat tågresebyrå. Vi ringde upp henne. Hur kommer det...
Eleverna Brian Hildago, Villemo Rehn och Saga Metzola på Praktiska gymnasiet i Uppsala håller workshop om machokultur och normer. Här är det lärarnas tur att lyssna.

Här rustar elever varandra mot machokultur

När byggbranschen nu jobbar mot sexuella trakasserier görs det från olika håll. På Praktiska gymnasiet i Uppsala utbildar elever andra elever mot machokultur och för mångfald. Och diskuterar vad man gör om man möter...

Tröttheten minskar med åldern

Känner du dig trött och utarbetad? Se till att ge dig själv tid för återhämtning och trösta dig med att vi blir piggare med åldern. Torbjörn Åkerstedt är forskare på Karolinska Institutet och har specialiserat...

Ingenjörsbrist – men företagen lockar inte med hög lön

Är det brist på ingenjörer eller inte? Meningarna går isär. Vi hittade tre företag som upplever ingenjörsbrist: HiQ, Volvo Cars och Sigma IT. Men alla tre säger att lön inte är det primära de...
Man andas eller viskar i örat på en kvinna.

”Jag har blivit sexuellt trakasserad – vad gör jag?”

I Sverige har 42 procent av kvinnorna och 9 procent av männen utsatts för sexuella trakasserier, visar en undersökning från Folkhälsomyndigheten. Vad gör man om det händer på jobbet? Stina Kimstrand, ombudsman på Sveriges...

Bygger med solceller i väggarna

Intresset för solenergi växer snabbt i Sverige just nu och det kommer allt fler smarta lösningar med integrerad solcellsteknik. I Örnsköldsvik bygger den tidigare hockeyspelaren Markus Näslund ett flerfamiljshus med solceller i fasaden.  Intresset för...

Linda ska få Scanias nya kontor att fungera bättre

Kontor utan egna skrivbord är den stora trenden. Erfarenheterna varierar från katastrof till framgång. Civilingenjören Linda Rolfö har forskat kring aktivitetsbaserade kontor och vet vad som krävs för att medarbetarna ska trivas. Och kunna...

”Ergonomi handlar inte om sköna stolar – är en fråga om ledarskap”

Cecilia Berlin tycker att alla ingenjörer, inte minst chefer, måste känna till vad kroppen och hjärnan behöver för att mår bra. Nu har hon fått Sveriges Ingenjörers arbetsmiljöpris Levipriset för sina engagerande kurser i...
Campus Linköpings universitet

Våg av stölder på Linköpings universitet

I slutet av april började datorer och mobiltelefoner försvinna på Linköpings universitet. Efter ett antal åtgärder har stölderna nu minskat. Och både facket och säkerhetsavdelningen vill undvika att låsa fler områden på universitetet.   Totalt...

”Kan mitt extrajobb vara ett problem för min arbetsgivare?”

Det är inte ovanligt att anställda på högskola och universitet tjänar pengar på sin kompetens vid sidan av sin anställning. Men är du säker på att detta är ok för din arbetsgivare?  Alexander Bergfriedt Andersson...