Medlemstidning för Sveriges Ingenjörer
Hem Arbetsliv Mejlpolicyn minskade stressen på Norconsult

Mejlpolicyn minskade stressen på Norconsult

Förväntar sig chefen och kollegor att du svarar på mejl utanför arbetstid? Kollar du regelbundet mobilen under semestern? På konsultföretaget Norconsult har en tillgänglighetspolicy underlättat livspusslet för de anställda.

Vardagen för många tjänstemän innebär att alltid vara nåbar på mejl och telefon: på bussen, hemma vid middagsbordet, i mataffären, i liftkön, på barnens dansuppvisning. De flesta arbetsgivare saknar tydliga riktlinjer för vad som förväntas av medarbetarna. Är det okey att stänga av eller inte?

Sveriges Ingenjörer om arbetsmiljön

Läs mer vad Sveriges Ingenjörer gör inom området arbetsmiljö här.

När akademikerföreningen på konsultföretaget Norconsult för tre år sedan diskuterade den höga arbetsbelastningen föddes idén om en tillgänglighetspolicy. HR-avdelningen uppskattade initiativet och policyn utformades med inspel från fack och ledningsgrupp.

Mia Ivarsson, anställdes på kontoret i Göteborg sommaren 2016 när policyn redan fanns på plats men den var en av anledningarna till att hon valde att jobba på just Norconsult.

Mia Ivarsson, Norconsult

– Jag kom från en arbetsplats utan tydliga gränser för vad som förväntades av de anställda och jag letade efter en arbetsgivare som prioriterar arbetsmiljöfrågor. Tillgänglighetspolicyn är viktig och ger en trygghet här att kunna koppla bort jobbet på fritiden.

Riktlinjer för tillgänglighet på Norconsult

Svar på mail och telefon eller andra kanaler förväntas under ordinarie arbetstid. Övriga tider förväntas inget svar.

  • Stäng av mailsync till telefonen utanför normal arbetstid
  • Om det passar dig och verksamheten får du gärna arbeta kväll och helg, men använd då fördröjd leverans av mail för att inte störa kollegorna på fritiden.
  • I enlighet med semesterlagen, har du som medarbetare på Norconsult ingen skyldighet att vara anträffbar på mobil eller under din semester.

Om det är brådskande

  • SMS:a om det är ett brådskande ärende utanför arbetstid
  • Var tydlig med att det är brådskande
  • Om det inte är tydligt att det är brådskande så förväntas inget svar utanför normal arbetstid

Tänk också på

Vid utskick av mail var noggrann med vem du CC:ar. CC:a inte i onödan.

Många anställda, inte minst de med småbarn, vill ha möjligheten att kunna gå från jobbet tidigare och istället jobba en stund på kvällen. Valfriheten hindras inte av tillgänglighetspolicyn som istället reglerar vad man ska tänka på när man själv väljer att jobba utanför ordinarie arbetstid. Då kan man inte begära att kollegorna svarar på mejl, telefon eller sms. Den som mejlar uppmanas att använda funktionen fördröjd leverans för att ingen ska känna kravet att svara på ledig tid, inte heller under semestern.

I dag är Mia Ivarsson också skyddsombud och förtroendevald i akademikerföreningen på Norconsult. Hon tycker att tillgänglighetspolicyn fungerar överraskande bra men i rollen som arbetsledare i projekt behöver hon ibland påminna stressade kollegor.

– Det finns förstås vissa individer som man måste påminna lite oftare men det är faktiskt inget stort problem.

Nu är det tre år sedan policyn infördes på Norconsult och en viktig rutin för att hålla den levande är information till nyanställda. Varje nyanställd får en mentor som tillsammans med den närmaste chefen har ett gemensamt ansvar för introduktionen. Båda har varsin checklista med information att förmedla och chefens ansvar är att berätta vad tillgänglighetspolicyn innebär.

Mia Ivarsson upplever att riktlinjerna för tillgänglighet bidrar till en bättre arbetsmiljö på företaget. För konsulter som debiteras per timme är det extra viktigt med en tydlig policy för att inte skapa onödig stress.

– I stor utsträckning är det här en planeringsfråga. Om du inte kan räkna med att få kontakt med dina kolleger utanför arbetstid tvingas man anpassa sig till det.

Visst händer det att tiden inte räcker till för att hålla deadlines i projekt men då beordrar chefen om övertid som konsulterna får ta ut i tid eller pengar.

– Det kan vara svårare att introducera en tillgänglighetspolicy på ett konsultföretag där många arbetar hos kunder. Men Norconsult har klarat det och därför tror jag att det fungerar på de flesta arbetsplatser, säger Mia Ivarsson.

Karin Virgin

2 KOMMENTARER

  1. Strålande! Fler företag borde ta efter och inse att seriöst arbetsmiljöarbete är en styrka som gör en arbetsplats attraktiv på arbetsmarknaden.

  2. Bra tips, vi har liknande muntligt överenskommelse, men att sätta sen på pränt gör det tydligare.
    Jörgen Forss, Linnéuniversitetet

LÄMNA EN KOMMENTAR

Please enter your comment!
Please enter your name here

SENASTE NYTT

Distans eller kontor – måste alla följa samma regler?

0
Maral Babapour Chafi får årets Levipris för forskning om aktivitetsbaserade kontor. Nu forskar hon om hur vi bäst kombinerar arbete på kontor och distans.

Blunda inte för misstagen – men se upp med fallgroparna

0
Hur hanterar du fel och misstag på din arbetsplats? Att ta ansvar är viktigt, men se upp för fallgroparna. 

Över 20 000 i studiebidrag – för alla som jobbat

13
20 458 kronor i studiebidrag per månad under ett år. Det ska alla som jobbat i åtta år kunna få från vårterminen 2023 - även de som inte har kollektivavtal.

Nya grepp krävs för att säkra kompetensen i norr

0
Grönt stål, batteritillverkning och satsning på vätgas. Så här jobbar företagen för att säkra kompetensen för framtiden.
Västervik

Facket varnar: Kan bli reallönesänkning

0
Sveriges Ingenjörer i Västerviks kommun protesterar mot att kommunen bara vill avsätta 2,0 procent för löneökningar under 2022.

Ingenjören valde bort storstaden – fann drömjobb och hus på landsbygden

1
Civilingenjören Lisa Jodensvi har följt trenden. Hon flyttade från en lägenhet i Göteborg till en prästgård i Ångermanland.

Så skapar du en hjärnvänlig arbetsplats

0
Precis som muskler så blir även hjärnan trött av ansträngning. Här är några knep för att skapa en mer hjärnvänlig arbetsplats.
Äter och jobbar samtidigt

Stoppa stressen innan du bränner ut dig

0
Är du ambitiös, tar ansvar och har svårt att säga nej? Och driver cheferna på för att du ska springa fortare på jobbet? Då kan du behöva ta tag i stressen och hålla koll på varningssignalerna för att bli utbränd.

Största hindret för att jobba utomhus är det mentala

0
Visst går det att jobba utomhus även om man har ett kontorsjobb. Men det utmanar också våra fördomar om vad som räknas som arbete.

Nytt lagförslag – visselblåsare ska få bättre skydd

0
Regeringen föreslår en ny lag som ska skydda visselblåsare som larmar om missförhållanden på arbetsplatsen. Lagförslaget har fått viss kritik från flera fackförbund.

VI REKOMMENDERAR

IT, finans, bygg och kemi

Så skiljer sig ingenjörers löner mellan branscherna

4
I vilka branscher tjänar ingenjörer mest? Inom IT, bygg, telekom – eller bank? Här är statistik över det relativa löneläget för ingenjörer inom 16 branschavtal.

TOPPLISTA