Medlemstidning för Sveriges Ingenjörer
Hem Arbetsliv Mejlpolicyn minskade stressen på Norconsult

Mejlpolicyn minskade stressen på Norconsult

Förväntar sig chefen och kollegor att du svarar på mejl utanför arbetstid? Kollar du regelbundet mobilen under semestern? På konsultföretaget Norconsult har en tillgänglighetspolicy underlättat livspusslet för de anställda.

Vardagen för många tjänstemän innebär att alltid vara nåbar på mejl och telefon: på bussen, hemma vid middagsbordet, i mataffären, i liftkön, på barnens dansuppvisning. De flesta arbetsgivare saknar tydliga riktlinjer för vad som förväntas av medarbetarna. Är det okey att stänga av eller inte?

Sveriges Ingenjörer om arbetsmiljön

Läs mer vad Sveriges Ingenjörer gör inom området arbetsmiljö här.

När akademikerföreningen på konsultföretaget Norconsult för tre år sedan diskuterade den höga arbetsbelastningen föddes idén om en tillgänglighetspolicy. HR-avdelningen uppskattade initiativet och policyn utformades med inspel från fack och ledningsgrupp.

Mia Ivarsson, anställdes på kontoret i Göteborg sommaren 2016 när policyn redan fanns på plats men den var en av anledningarna till att hon valde att jobba på just Norconsult.

Mia Ivarsson, Norconsult

– Jag kom från en arbetsplats utan tydliga gränser för vad som förväntades av de anställda och jag letade efter en arbetsgivare som prioriterar arbetsmiljöfrågor. Tillgänglighetspolicyn är viktig och ger en trygghet här att kunna koppla bort jobbet på fritiden.

Riktlinjer för tillgänglighet på Norconsult

Svar på mail och telefon eller andra kanaler förväntas under ordinarie arbetstid. Övriga tider förväntas inget svar.

  • Stäng av mailsync till telefonen utanför normal arbetstid
  • Om det passar dig och verksamheten får du gärna arbeta kväll och helg, men använd då fördröjd leverans av mail för att inte störa kollegorna på fritiden.
  • I enlighet med semesterlagen, har du som medarbetare på Norconsult ingen skyldighet att vara anträffbar på mobil eller under din semester.

Om det är brådskande

  • SMS:a om det är ett brådskande ärende utanför arbetstid
  • Var tydlig med att det är brådskande
  • Om det inte är tydligt att det är brådskande så förväntas inget svar utanför normal arbetstid

Tänk också på

Vid utskick av mail var noggrann med vem du CC:ar. CC:a inte i onödan.

Många anställda, inte minst de med småbarn, vill ha möjligheten att kunna gå från jobbet tidigare och istället jobba en stund på kvällen. Valfriheten hindras inte av tillgänglighetspolicyn som istället reglerar vad man ska tänka på när man själv väljer att jobba utanför ordinarie arbetstid. Då kan man inte begära att kollegorna svarar på mejl, telefon eller sms. Den som mejlar uppmanas att använda funktionen fördröjd leverans för att ingen ska känna kravet att svara på ledig tid, inte heller under semestern.

I dag är Mia Ivarsson också skyddsombud och förtroendevald i akademikerföreningen på Norconsult. Hon tycker att tillgänglighetspolicyn fungerar överraskande bra men i rollen som arbetsledare i projekt behöver hon ibland påminna stressade kollegor.

– Det finns förstås vissa individer som man måste påminna lite oftare men det är faktiskt inget stort problem.

Nu är det tre år sedan policyn infördes på Norconsult och en viktig rutin för att hålla den levande är information till nyanställda. Varje nyanställd får en mentor som tillsammans med den närmaste chefen har ett gemensamt ansvar för introduktionen. Båda har varsin checklista med information att förmedla och chefens ansvar är att berätta vad tillgänglighetspolicyn innebär.

Mia Ivarsson upplever att riktlinjerna för tillgänglighet bidrar till en bättre arbetsmiljö på företaget. För konsulter som debiteras per timme är det extra viktigt med en tydlig policy för att inte skapa onödig stress.

– I stor utsträckning är det här en planeringsfråga. Om du inte kan räkna med att få kontakt med dina kolleger utanför arbetstid tvingas man anpassa sig till det.

Visst händer det att tiden inte räcker till för att hålla deadlines i projekt men då beordrar chefen om övertid som konsulterna får ta ut i tid eller pengar.

– Det kan vara svårare att introducera en tillgänglighetspolicy på ett konsultföretag där många arbetar hos kunder. Men Norconsult har klarat det och därför tror jag att det fungerar på de flesta arbetsplatser, säger Mia Ivarsson.

Karin Virgin

2 KOMMENTARER

  1. Strålande! Fler företag borde ta efter och inse att seriöst arbetsmiljöarbete är en styrka som gör en arbetsplats attraktiv på arbetsmarknaden.

  2. Bra tips, vi har liknande muntligt överenskommelse, men att sätta sen på pränt gör det tydligare.
    Jörgen Forss, Linnéuniversitetet

LÄMNA EN KOMMENTAR

Please enter your comment!
Please enter your name here

SENASTE NYTT

Bara fyra svenska energibolag (av 284) är helt jämställda

0
Nätverket Kraftkvinnorna har undersökt hur jämställda svenska energibolag är. Fyra bolag finns på topplistan. 57 procent av bolagen fick noll poäng i undersökningens jämställdhetsindex.

Skatteavdrag gör a-kassan billigare

0
Den 1 juli infördes ett skatteavdrag för a-kassan och från och med årsskiftet höjs den övre åldersgränsen för att vara medlem och få ersättning från a-kassan.

Kan du komma med shorts till jobbet?

0
Varma sommardagar kan det vara skönt med shorts, linne och sandaler. Men vilka kläder är okej på jobbet? Ingenjören frågade sju ingenjörer i olika sektorer och branscher.
Camilla Frankelius

Inbetalningar till tjänstepension förlängs till 66 år – ”Hade velat få mer”

0
Ett års extra inbetalningar till tjänstepensionen blir det för alla som har ITP1. Dessutom förlängs sjukpensionen till att gälla till 66 år. Men Sveriges Ingenjörer hade velat se större förbättringar.

”Nu måste vi prata mer om den digitala arbetsmiljön”

0
– Vi måste ställa krav på vår digitala arbetsmiljö och inte acceptera krångliga system, säger Jan Gulliksen, professor och vicerektor på KTH. Han är årets mottagare av Levipriset från Sveriges Ingenjörer.

GUIDE: Intresserad av att bli trainee – det här ska du tänka på

0
Att bli trainee är ett bra sätt att börja karriären. Men kontrollera vilka anställningsvillkor som gäller och att det finns en tydlig plan för hela traineeperioden.
Gunnar Zackrisson, Eva Snis, Karl Stavaeus, Hanna Hartikainen, Pia Krantz, Jenny Strand och Sofia Johannesson

Ingenjörer som är chefer: ”Här är 42 råd om du vill bli chef”

0
En överväldigande majoritet av Sveriges ingenjörers medlemmar under 40 år kan tänka sig att bli chefer. Men hur gör man? Sju ingenjörer som är eller har varit chefer tipsar.

Ska jag tacka ja till ett jobb fast jag hoppas på ett annat?

0
Vad gör jag om jag får ett jobberbjudande men hoppas på ett annat där beskedet dröjer? Ingenjören bad May Molin, rekryteringskonsult på Qrios Engineering, om råd.

Karriärplanen ger dig fördelar – genom hela arbetslivet

0
En karriärplan hjälper dig oavsett om du är i början, mitten eller i slutet av din karriär, om du söker ett nytt jobb, vill byta bransch eller helt enkelt vill fortsätta att utvecklas där du är. Så här gör du.

Klas jobbar på distans – 80 mil från kontoret

0
Sedan tio år sitter civilingenjören Klas Fredriksson oftast hemma i ett villaområde i Göteborg och sköter sitt arbete för Permascand, vars huvudkontor ligger ungefär 80 mil norrut.

INGENJÖRSKARRIÄR

VI REKOMMENDERAR

”Hur gör jag om jag blir sjuk på semestern?”

2
Varför ska du sjukanmäla dig om du blir sjuk på semestern? Och kan din chef kräva att du har koll på jobbmejlen när du är ledig? Så här säger förbundsjuristen.

TOPPLISTA