Medlemstidning för Sveriges Ingenjörer
Hem Arbetsliv Stora krav på chefer i kontor utan egna platser

Stora krav på chefer i kontor utan egna platser

Prata om hur ni vill kommunicera, skapa rutiner och sätt upp tydliga spelregler. Det är några nycklar till framgång med det aktivitetsbaserade kontoret.

Grundtanken med aktivitetsbaserade kontor är att medarbetare kan arbeta på den plats där de för tillfället arbetar bäst – i tysta rum, tillsammans med andra eller i en miljö där de kan få utlopp för sin kreativitet. Men vad innebär det för ledarskapet och relationerna mellan kollegor?

Lena Lid Falkman, handelshögskolan i Stockholm.

– När man säljer in konceptet säger man ofta att det handlar om att ”cheferna måste släppa taget”. Men så är det inte riktigt. Det handlar snarare om att cheferna behöver ha ett annat fokus, säger Lena Lid Falkman som forskar om kontorsmiljöer vid Handelshögskolan i Stockholm.

Ingen har en egen plats

Faktum är att vi inte ens i en mer traditionell kontorsmiljö sitter på samma plats hela tiden. Studier har visat att medarbetare med fasta kontorsplatser sitter cirka 50 procent på sin plats, resten av tiden är de ute hos kund, i möten, i samtal med en kollega eller någon annanstans.

Sätt fokus på kommunikationen

  1. Kom överens om vilka möten ni behöver ha, både på gruppnivå och individuellt. Bestäm vilka som ska vara med, hur ofta ni behöver träffas och på vilket sätt – telefon, video, fysiska möten eller en kombination av allt.
  2. Skapa rutiner kring hur ni använder olika kommunikationskanaler. Vilka verktyg har ni och hur ska de användas? Var ska ni kommunicera vad?
  3. Sätt upp spelregler för kontoret. Vad innebär ett tyst rum? I vilka miljöer får man prata? När och på vilket sätt får man störa varandra för spontana möten?
  4. Skapa rutiner för sociala möten, både för kontoret som helhet och på individnivå, exempelvis kontorsfika på fredagar eller lunch med kollegorna på onsdagar. Kom ihåg att de flesta håller fast vid sina fika- och lunchrutiner även i en aktivitetsbaserad miljö.
  5. Hitta sätt att våga testa nya miljöer. Skapa egna rutiner där du byter miljö för olika arbetsuppgifter.

– Utmaningen i det aktivitetsbaserade kontoret är att folk inte har en egen plats. Därför måste du vara mer kontaktsökande och hitta nya sätt att möta dina medarbetare regelbundet, förklarar hon.

Chefens uppdrag, oavsett kontorsmiljö, är att säkerställa att medarbetarna har rätt förutsättningar för att göra sitt jobb och att de mår bra. I det aktivitetsbaserade kontoret ställs allt detta på sin spets – det är inte tid och plats som ska kontrolleras, utan mål och resultat.

Men på ett aktivitetsbaserat kontor är det inte självklart att chef och medarbetare möts för spontana möten och avstämningar. Därför måste kommunikationen styras upp och det blir viktigare att jobba mer medvetet med att skapa kontaktytor.

– Kommunikation är nyckeln. Vi måste prata om vår kommunikation och vara tydlig med hur vi vill kommunicera, både på grupp och individnivå. Hur ofta och på vilket sätt vi ska ha kontakt med varandra?

Prata om kommunikationen

Idag finns det mängder av kommunikationsverktyg som underlättar arbete på distans och gör det möjligt för grupper att mötas oberoende av var de för tillfället befinner sig. Den stora utmaningen är att utveckla arbetssätt där man drar nytta av verktygen på ett effektivt sätt. När ska man kommunicera via mejl, och på vilket sätt? När är chattverktygen mer effektiva? Hur ser man till att relevant information når alla i en projektgrupp?

Lena Lid Falkman kan konstatera att långt ifrån alla har framgång med att gå över till ett aktivitetsbaserat kontor. En vanlig orsak är att man inte riktigt har koll på vad medarbetarna gör och därmed inte lyckas anpassa miljön efter verksamheten och de personer som jobbar där.

– Ibland gör man det för att spara pengar, få in fler på samma yta eller för att visa att man är modern och har en digital mognad. Men det viktiga är inse att man behöver tänka på ett annat sätt. Hur gör vi för att nå de mål och resultat vi söker? Hur kan vi forma arbetsmiljön så att den blir smartare och bättre för verksamheten?

Utforska det aktivitetsbaserade kontoret

Lena Lid Falkman vet att många medarbetare känner motstånd till att börja jobba aktivitetsbaserat och att det ofta är cheferna som driver på. Men när beslutet väl är fattat och flytten genomförd tycker hon att man bör se möjligheterna med att kunna välja sin arbetsmiljö och våga utforska sina egna arbetssätt.

– Arbete är saker vi gör och inte en plats där vi är en viss tid. Vissa uppgifter kräver mycket fokus, andra uppgifter gör vi bäst i miljöer där vi kan bolla med kollegorna. Grundtanken med aktivitetsbaserade kontor är inte att alla ska springa runt och byta plats hela tiden, utan att hitta den miljö som för tillfället passar dig och den uppgift du ska göra bäst, säger Lena Lid Falkman.

Anna Nyström

LÄMNA EN KOMMENTAR

Please enter your comment!
Please enter your name here

SENASTE NYTT

Äldre och yngre kollega

Ingenjörers arbetslöshet minskar något – men skillnad mellan åldersgrupperna

0
Arbetslösheten för ingenjörer har varit i det närmaste oförändrad på 1,6–1,7 procent hela hösten. Men utvecklingen skiljer sig mellan åldersgrupperna.
Daniel Ek, Spotify

Så mycket tjänar it-topparna – och några andra

0
Ur årets listor över dem som tjänar mest har vi tagit fram dem som har koppling till ingenjörer. Tonvikten ligger på it, men här finns också några andra.

Peter Larsson ska samordna industriprojekt i norr

0
Flera stora företagsetableringar och investeringar pågår och planeras i Norrbotten och Västerbotten. Regeringen har utsett Peter Larsson på Sveriges Ingenjörer att koordinera insatserna.

Så hanterar du gnälliga kollegor

0
Visst är det bra att framföra kritik, men vad gör du om du känner att klagomålen tar över och riskerar att skada verksamheten?
Camilla Hartman Frilander, arbetschef, och Sanna Svensson, platschef, på Peab i Örebro visar upp behållaren med tamponger som nu sätts upp på arbetsplatserna.

Peab i Örebro inför gratis tamponger på byggen

0
"Byggarbetsplatser ligger inte alltid centralt vilket också kan göra det svårt att hinna iväg på rasten för att handla om man glömt skydd", säger arbetschef Camilla Hartman Frilander.  

Sänkt skatt och högre studiestöd – här är några av de nya lagarna 2021

0
Sänkt skatt för äldre, högre studiestöd för vuxna och längre giltighetstid för högskoleprovet. Den 1 januari 2021 trädde en rad lagändringar i kraft. Här är sju som påverkar arbetslivet.
Hemarbetsplats

Vilket är ditt bästa jobba hemma-tips?

0
Har du hittat på någon smart lösning för din hemarbetsplats? Ett hemmafixat ståbord, ett verktyg du gillar eller en bra rutin som du kan tänka dig att dela med dig av?

Skillnad i lön, antagningspoäng och droger – det här blev mest läst 2020

0
Vad lästes med på Ingenjören.se under 2020? Här är topp-20-artiklarna.

Sex smarta tips för hemmakontoret

6
Det kan vara en utmaning att få den ergonomiska arbetsmiljön att funka i hemmet. Här är sex kreativa lösningar för hemarbetsplatsen som du kan inspireras av.

Så här bemöter du chefens argument under lönesamtalet

0
Har du funderat på vad chefen kommer svara på ditt lönekrav? Här är några tips på hur du bemöter chefens argument mot den lön som du anser är rimlig.

VI REKOMMENDERAR

Behåll dina rutiner för en smidigare jobbstart

0
Känns det segt att komma igång igen efter semestern? Här är tre steg som hjälper dig till en smidigare jobbstart.

TOPPLISTA