Medlemstidning för Sveriges Ingenjörer
Hem Arbetsliv Stora krav på chefer i kontor utan egna platser

Stora krav på chefer i kontor utan egna platser

Prata om hur ni vill kommunicera, skapa rutiner och sätt upp tydliga spelregler. Det är några nycklar till framgång med det aktivitetsbaserade kontoret.

Grundtanken med aktivitetsbaserade kontor är att medarbetare kan arbeta på den plats där de för tillfället arbetar bäst – i tysta rum, tillsammans med andra eller i en miljö där de kan få utlopp för sin kreativitet. Men vad innebär det för ledarskapet och relationerna mellan kollegor?

Lena Lid Falkman, handelshögskolan i Stockholm.

– När man säljer in konceptet säger man ofta att det handlar om att ”cheferna måste släppa taget”. Men så är det inte riktigt. Det handlar snarare om att cheferna behöver ha ett annat fokus, säger Lena Lid Falkman som forskar om kontorsmiljöer vid Handelshögskolan i Stockholm.

Ingen har en egen plats

Faktum är att vi inte ens i en mer traditionell kontorsmiljö sitter på samma plats hela tiden. Studier har visat att medarbetare med fasta kontorsplatser sitter cirka 50 procent på sin plats, resten av tiden är de ute hos kund, i möten, i samtal med en kollega eller någon annanstans.

Sätt fokus på kommunikationen

  1. Kom överens om vilka möten ni behöver ha, både på gruppnivå och individuellt. Bestäm vilka som ska vara med, hur ofta ni behöver träffas och på vilket sätt – telefon, video, fysiska möten eller en kombination av allt.
  2. Skapa rutiner kring hur ni använder olika kommunikationskanaler. Vilka verktyg har ni och hur ska de användas? Var ska ni kommunicera vad?
  3. Sätt upp spelregler för kontoret. Vad innebär ett tyst rum? I vilka miljöer får man prata? När och på vilket sätt får man störa varandra för spontana möten?
  4. Skapa rutiner för sociala möten, både för kontoret som helhet och på individnivå, exempelvis kontorsfika på fredagar eller lunch med kollegorna på onsdagar. Kom ihåg att de flesta håller fast vid sina fika- och lunchrutiner även i en aktivitetsbaserad miljö.
  5. Hitta sätt att våga testa nya miljöer. Skapa egna rutiner där du byter miljö för olika arbetsuppgifter.

– Utmaningen i det aktivitetsbaserade kontoret är att folk inte har en egen plats. Därför måste du vara mer kontaktsökande och hitta nya sätt att möta dina medarbetare regelbundet, förklarar hon.

Chefens uppdrag, oavsett kontorsmiljö, är att säkerställa att medarbetarna har rätt förutsättningar för att göra sitt jobb och att de mår bra. I det aktivitetsbaserade kontoret ställs allt detta på sin spets – det är inte tid och plats som ska kontrolleras, utan mål och resultat.

Men på ett aktivitetsbaserat kontor är det inte självklart att chef och medarbetare möts för spontana möten och avstämningar. Därför måste kommunikationen styras upp och det blir viktigare att jobba mer medvetet med att skapa kontaktytor.

– Kommunikation är nyckeln. Vi måste prata om vår kommunikation och vara tydlig med hur vi vill kommunicera, både på grupp och individnivå. Hur ofta och på vilket sätt vi ska ha kontakt med varandra?

Prata om kommunikationen

Idag finns det mängder av kommunikationsverktyg som underlättar arbete på distans och gör det möjligt för grupper att mötas oberoende av var de för tillfället befinner sig. Den stora utmaningen är att utveckla arbetssätt där man drar nytta av verktygen på ett effektivt sätt. När ska man kommunicera via mejl, och på vilket sätt? När är chattverktygen mer effektiva? Hur ser man till att relevant information når alla i en projektgrupp?

Lena Lid Falkman kan konstatera att långt ifrån alla har framgång med att gå över till ett aktivitetsbaserat kontor. En vanlig orsak är att man inte riktigt har koll på vad medarbetarna gör och därmed inte lyckas anpassa miljön efter verksamheten och de personer som jobbar där.

– Ibland gör man det för att spara pengar, få in fler på samma yta eller för att visa att man är modern och har en digital mognad. Men det viktiga är inse att man behöver tänka på ett annat sätt. Hur gör vi för att nå de mål och resultat vi söker? Hur kan vi forma arbetsmiljön så att den blir smartare och bättre för verksamheten?

Utforska det aktivitetsbaserade kontoret

Lena Lid Falkman vet att många medarbetare känner motstånd till att börja jobba aktivitetsbaserat och att det ofta är cheferna som driver på. Men när beslutet väl är fattat och flytten genomförd tycker hon att man bör se möjligheterna med att kunna välja sin arbetsmiljö och våga utforska sina egna arbetssätt.

– Arbete är saker vi gör och inte en plats där vi är en viss tid. Vissa uppgifter kräver mycket fokus, andra uppgifter gör vi bäst i miljöer där vi kan bolla med kollegorna. Grundtanken med aktivitetsbaserade kontor är inte att alla ska springa runt och byta plats hela tiden, utan att hitta den miljö som för tillfället passar dig och den uppgift du ska göra bäst, säger Lena Lid Falkman.

Anna Nyström

LÄMNA EN KOMMENTAR

Please enter your comment!
Please enter your name here

SENASTE NYTT

Säkerhetskit

Vad vill du läsa om i Ingenjören? Tipsa oss – vinn säkerhetskit

0
Ingenjören.se behöver vi din hjälp att göra tidningen ännu bättre. Svara på två frågor och var med i utlottningen av tre säkerhetskit från Sveriges Ingenjörer.

Byggcheferna har något att lära andra chefer (fastän de inte tror det själva)

0
Cheferna på en byggarbetsplats har ett unikt ledarskap – men kanske inte på det sätt man först tänker. En ny bok sätter fokus på de ledare som själva aldrig skulle framhäva sig som experter på ledarskap.
Distansarbete

Förslag: Skriv in möjligheten att jobba på distans i avtalen

1
Slå fast i avtalen att det ska vara ökade möjligheter att jobba på distans även efter pandemin. Det är ett av förslagen till årets Ingenjörsfullmäktige. Andra förslag handlar om allt från medlemsavgiften till ett Ingenjörernas Hus i Göteborg.

Ericsson vill överge fasta arbetsplatser

19
Ericsson planerar att bygga om kontor till mötesplatser där de egna arbetsplatserna försvinner. Sveriges Ingenjörer är oroliga för att utvecklingsteamen kan behöva gå skiftgång.
Programmeringsböcker

Nu har Python passerat Java och C – här är de 50 populäraste språken

0
Python är det mest populära programmeringsspråket enligt Tiobe-indexet. Men säger den typen av index något? "De är en bra start", svarar KTH-professorn Benoit Baudry.

Här är hunden välkommen på kontoret

2
När mobiloperatören Tre nu öppnat för återgång till kontoret är också hundar välkomna. Det gör det möjligt för valpen Lukas att följa med sin husse på jobbet.

Managementkonsulten sadlar om till skådespelare

0
Trivs du med jobbet men drömmer ändå om att göra något helt annat? Det gjorde civilingenjören Annie Dahlin. Nu utbildar hon sig till skådespelare.

Här är kommunerna som kommit längst med klimatanpassning

0
Det är fortfarande få kommuner som kommit igång med ett systematiskt arbete med klimatanpassningar. Bäst är Lomma, tätt följt av Norrköping.
Karin Adelsköld

Har ni kul här, eller?

1
Vad är väl en dag på jobbet? Den kan vara tråkig och trist och... ganska kul. Här ger humorproffset Karin Adelsköld sina tips för en roligare jobbvardag.

Ny studie tar sig an störande ljud på kontoret

5
Det kan vara svårt att koncentrera sig i öppna kontorslandskap. Nu ska forskare undersöka om man kan skapa en bättre arbetsmiljö med hjälp av ljud.

VI REKOMMENDERAR

Se till att du får rätt lön på första jobbet

1
Ska du förhandla din första lön? Ta reda på så mycket du kan om arbetet och se till att du kommer in rätt i lönestrukturen.

TOPPLISTA