- Ingenjören - https://www.ingenjoren.se -

Åtta råd – så får du tillbaka fokus på jobbet

I dag är det ett ideal att ha mycket att göra och många bollar i luften. Samtidigt pekar forskning på att hjärnan inte är gjord för det – att det gör oss splittrade och mindre effektiva. Nu börjar idealen också svänga. Och det går att lära sig fokusera igen.

Kollegor som pratar. Mejl som plingar. Notiser som blinkar till på skärmen. Och så bara en snabb, snabb titt på Facebook.

Det är mycket som stör koncentrationen på jobbet, och de ständiga avbrotten gör det svårt att få saker gjorda. Dessutom drivs tempot upp. Projekt hinner knappt sluta innan nästa börjar – och bristen på återhämtning tär på energin och koncentrationen.

Gabriella Ringvall
Gabriella Ringvall

Det säger Gabriella Ringvall, förändringsledare och kommunikationsstrateg i egna företaget &thebrain. Hon arbetar med att utbilda om vad hjärnan klarar och behöver för att vara effektiv, hållbar och fokuserad.

– Vi är biologiska varelser – allihop. Det kan verka som att vissa står över det, men den här tillvaron är krävande för alla, säger hon.

Blir viktigare att kunna fokusera

Nu sprids mycket forskning om hjärnan. Och insikterna om hur hjärnan påverkas och prestationerna går ner med dagens arbetssituation gör att synen på hur vi jobbar håller på att förändras.

– Framöver kommer det bli en konkurrensfördel att förstå och hantera sin uppmärksamhet och fokus. Snart kommer den som tar referenser för ett jobb inte fråga om någon är bra på att ha ”många bollar i luften” utan hur hen klarar att hålla fokus.

Gabriella Ringvall refererar till flera storheter:

Bill Gates som sagt att ”Busy is the new stupid”.

Dan Nixon, tidigare ekonom vid Bank of England, som sagt att ”Om vi ska vara produktiva och kreativa måste vi våga koppla ner och sluta med multitasking”.

Och IT-professorn och författaren Cal Newport som myntat begreppet Deep work – att få meningsfullt arbete gjort genom hög koncentration på en sak, utan störningar.

Så hur gör man? Gabriella Ringvall lyfter fram åtta områden att satsa på.

  1. Avskärma dig

För uppgifter som kräver koncentration behöver man komma bort från störningar. Det kan vara att gå till ett tyst rum eller ett kafé (med jämnt sorl där man inte utskiljer vad folk pratar om) – det som krävs för att du ska få vara ostörd.

Men förutom det är det också viktigt att stänga av mejlen och inte ta med sig mobilen, att jobba lokalt på datorn med ett program.

Ungefär så här gjorde IT-företaget Crossnet i ett slags experiment i samarbete med Telenor. De testade att ha två fokustimmar på förmiddagarna då alla arbetade tyst och stängde av alla notifieringar och annat som störde. Resultatet blev att både medarbetarna och kunderna upplevde att mer blev gjort.

Ett annat IT-företag har på programmerarnas initiativ just testat ”Fokus november”. Kortfattat innebar det att inga möten genomfördes på hela månaden. Allt för att programmerarna upplevde att de behövde kunna fokusera och arbeta ifred.

  1. Avsätt tid

Förutom att avskärma sig så är det viktigt att få sammanhängande tid när man inte sticker emellan med andra uppgifter. Det kan vara att avsätta sjok av tid. Kanske att dela upp dagen i tvåtimmarspass när ett pass ägnas åt en uppgift.

En annan möjlighet är ”Pomodorometoden”, där man sätter en timer på 25 minuter, jobbar koncentrerat och sedan tar 5 minuters paus och sedan upprepar 25 plus 5 minuter flera gånger.

– Jag kan tycka att 25 minuter är lite för kort. Om du får flow, utnyttja det, men applicera tänket från Pomodorometoden, säger Gabriella Ringvall.

  1. Utnyttja morgnarna

Morgonen är den tid på dagen som är bäst för tankekrävande arbete för de allra flesta. Det är då vi är kognitivt alerta. Passa därför på att använda den tiden till det som kräver koncentration. Slösa inte bort den.

Ha inga rutinmöten på förmiddagen, beta inte av mejlen, utan spar det till efter lunch.

Och ha gärna en diskussion på jobbet om ni gemensamt ska ha en eller flera förmiddagar i veckan när ni arbetar tyst – eller andra sätt ni kan använda för att underlätta för alla att koncentrera sig.

  1. Pausa

Att ta pauser är nödvändigt för kreativitet och fokus. De flesta har varit med om att misslyckas med att lösa ett problem, men efter en paus eller en natts sömn så faller bitarna plötsligt på plats.

Att låta tankarna vandra kan också ge nya idéer och lösa konflikter. Skälet är att vi använder andra nätverk i hjärnan än när vi aktivt jobbar.

Paradoxen är att ju mer vi har att göra, desto mer kan vi behöva pauser. I de lägena skulle vi behöva säga ”Jag har deadline i eftermiddag, så jag tar en paus nu”.

Pauser behövs flera gånger om dagen och kan vara allt från fikaraster, att gå och träna eller meditera i vilrummet till att bara luta dig tillbaka på stolen och blunda.

  1. Sluta multitaska

Under en föreläsning med Gabriella Ringvall ber hon publiken att snabbt skriva ner alfabetet.

Uppgiften känns enkel. Sedan säger hon att alla ska skriva ner alfabetet men för varje bokstav skriva motsvarande ordningssiffra – A, 1, B, 2… – samtidigt som hon stör lite genom att gå omkring och småprata. Resultatet blir uppenbart:

– Hjärnan är inte gjord för att multitaska. Gör man det en hel dag blir man trött i huvudet. I stället är hjärnan gjord för att singletaska, att göra en sak i taget.

  1. Men det känns ju så bra

Men det känns ju så effektivt att göra mycket samtidigt – att svara direkt på kundernas och kollegornas mejlfrågor, riva av den där mötesbokningen och så vidare.

Problemet är att det bara är en känsla, och den beror på belöningssubstansen Dopamin som utsöndras när vi byter fokus, svarar på mejl, ser att vi fått likes på Facebook.

– Det är inte vårt fel att vi går igång på det här, säger Gabriella Ringvall.

Men det går att reglera: bestäm dig för vad du ska göra och följ de tidigare råden: skärma av dig, stäng av mejl, notiser, ljud, gå till en tyst zon – utan telefonen – och ha en sak i taget igång på skärmen.

  1. Rör på dig

Att aktivera kroppen hjälper också hjärnan att fokusera. Stå upp, ha gåmöten, gör tåhävningar eller andra rörelsepauser några gånger per dag.

  1. Köp årets julklapp

Och så ett omtvistat tips: Ha inte mobiler eller datorer med på möten om du inte har en specifik uppgift där de behövs. Det här – vilket alltså motsvaras av årets julklapp mobillådan – är omdebatterat. Många hävdar att mobiler och datorer hör hemma på möten. Men för hjärnan är mobillådan bra och ger fokus på mötet.

Lycka till!

Karin Thorsell