It-utvecklarna som strök (nästan) alla möten i november

8
5632
It-utvecklare på Datscha
It-utvecklarna på Datscha är nöjda med försöket med Fokus november, berättar Gustav Nordin, chef för Luleåkontoret (stående i grå tröja).

It-utvecklarna på Datscha kände att de ständigt blev avbrutna av frågor och möten. Det gjorde att de inte kunde fokusera på jobbet och ledde till stress. Då bestämde man sig för att ha en mötesfri månad när alla frågor fick gå till cheferna.  

Datscha är en webbaserad tjänst för analys av fastighetsmarknaden. De två senaste åren har företagets utvecklingsavdelning växt snabbt. Från att ha varit sju i Stockholm startade man ett kontor i Luleå och i dag är man 28 personer på utvecklingsavdelningen och totalt cirka 70 på Datscha.

Många nya och mycket interaktion med produkt- och säljavdelningarna har gjort arbetssituationen rörig.

– En av de nya tog upp att man haft en fokusdag i veckan på hans tidigare jobb, utan möten och då man kunde jobba effektivt. Vi hade också provat fokusdagar men tyckte inte att det gav så mycket med bara en dag, berättar Gustav Nordin, chef för utvecklarna i Luleå.

En månads fokus

Så i stället bestämde man sig för att ha en mötes- och frågefri månad.

– Vi tog bort alla möten, utom de man har i teamet, som Scrum-möten, och att alla frågor till utvecklarna från andra delar av bolaget skulle ställas till mig eller chefen för utvecklarna i Stockholm.

Försöket fick namnet Fokus november och genomfördes alltså i november 2019. Utvecklarna fortsätta att gå på bolagsmötet en gång i veckan för att inte missa viktig information, men i övrigt var de inte med på några möten.

Alla i företaget fick ett mejl om vad som gällde. I början var det många frågetecken. Produkt- och säljavdelningarna var skeptiska. ”Får vi inte kontakta utvecklarna?”

– Men det var just det utvecklarna ville ha. De känner stress och för att göra det jobb de gör måste man vara fokuserad och inte bli störd.

En annan sak som gav lite huvudbry var att utvecklarna kan spela pingis på rasterna. Cheferna var oroliga att det skulle sticka i ögonen på andra avdelningar.

– Så vi sa att man skulle hålla nere på det. Det var i det första skedet och vi ville övertyga de andra avdelningarna om att det här var bra för alla. Men det fick en negativ klang. Och utvecklarna behöver ju ta pauser.

Att alla frågor skulle gå till cheferna gick bra.

– Det var rätt lugnt. Vi blev inte överösta. Alla höll tillbaka små frågor. De höll sig till ”the big picture” och det jobbar vi med ändå, säger Gustav Nordin.

Mest effekt för dem som jobbat längst

I utvärderingen var en positiv del att utvecklarna kände att de blivit lyssnade på.

För utvecklarna i Stockholm, som sitter tillsammans med andra avdelningar, blev den positiva effekten mindre än i Luleå, eftersom det var svårare att undvika frågor.

– Mest positivt blev det för dem som jobbat längst. Det är de som får mest frågor, om hur vi gjort tidigare, och att man ställer frågor till dem när vi ska göra någon rekrytering. De kände att försöket frigjorde tid och att de fick fokusera, säger Gustav Nordin.

Företaget tittade på om man kunde hitta mätvärden för att se om effektiviteten gick upp. Ett förslag var att titta på avklarade, så kallade Story Points.

– Men det visade sig vara ett dåligt mätvärde. Utvecklarna jobbar i cykler som överlappade den aktuella månaden så mätvärdet blev missvisande.

Men mätetal var inte det viktiga, utan det var att utvecklarna skulle få en mindre stressig period och kunna jobba koncentrerat i sina projekt.

Produktionssatte fler releaser

En effekt som man däremot kunde se var att man produktionssatte många fler releaser än vanligt.

– Och det såg ju produktavdelningen också, att det rasslade till. Och de är nöjda och tycker att Fokus november blev bra.

Nu finns det funderingar på hur man går vidare. En är att kunna gå ifrån möten när man känner att man inte tillför något längre. Men det tyckte många skulle kännas otrevligt. En annan är att ha fokusmånader i december och maj, när det är mest jobb.

– Jag tror att det blir så, även om det inte är bestämt än. Kanske blir det inte en hel månad, utan två veckor. Men jag tror helt klart att vi gör det igen, säger Gustav Nordin.

Man har också ökat drivkraften för att göra mötena mer effektiva, att alltid ha en agenda, inte sväva ut och att vara noggranna med vilka som ska vara med.

Gustav Nordin berättar att utvecklarna inte alltid vill vara ostörda. De gillar också att vara med och lösa snabba problem som dyker upp. Det man vill undvika är att bli överöst med frågor. Därför behövs mer av eftertanke innan man slänger iväg en fråga – att fundera på om man måste ställa den och i så fall om det kan vänta till ett bra tillfälle.

Gustav Nordin har berättat om Fokus november i sina chefsnätverk och många tycker att det är ett häftigt försök, samtidigt som de undrar om det verkligen går att ”låsa in en hel avdelning”.

– Men jo, det gör det. Det gäller att ha tillit, att lita på att personerna gör det som är bäst för bolaget.

Karin Thorsell

8 KOMMENTARER

  1. Risken är att chefer är så stressade att de inte kommer orka läsa den här artikeln och ta till sig innehållet.

  2. Förstår inte att det aldrig går framåt. Jag började på min första arbetsplats 2006 och exakt det här har varit ett problem sen dess. Samma sak överallt men (nästan) inget händer. Fine, dom körde en månad, men det är väl inte svårt? Nu då? Gäller ju att få det att hålla i längden.

    Lika festligt med alla öppna landskap, där det blivit någon form av kapplöpning kring vem som kan köpa bäst fungerande brusreducerande hörlurar….

    Känns som hela meningen med ett öppet landskap försvinner och samtidigt bara krånglar till det när medarbetarna ständigt måste kämpa för att få arbeta i ro.

    Både på min och min sambos arbetsplats får man valfritt jobba 1 dag hemifrån. Hur många som gör det? 100%. Hur många som tycker att det är veckans bästa arbetsdag? 100%. Hur många som säger att det är veckans mest effektiva arbetsdag? 100%.
    Någonting är ju allvarligt fel när dom horribelt dyra arkitektritade kvadratmetrarna i city anses fungera sämre än folks hemmakontor…

    Hur många som anser att det är för mycket möten och annan ”overhead”? 90%. Resterande 10% är dom som har det som primär arbetsuppgift att hålla möten….

    Någonting är väldigt trasigt med hur det ser ut och fungerar på många arbetsplatser, men ändå så görs inget, utan samma problem konstateras år ut och år in.

  3. Detta är ett mycket bra arbetssätt. Min grupp har arbetet på detta sätt under några år, fast alla frågor ska ställas till vår gemensamma e-post. Denna e-postlåda är bemannad med en av gruppen som har den som fokus i sitt arbete. Frågor i tilldelade projekt till medarbetar får dock ställas direkt till den medarbetaren.

  4. Varför inte ha, kanske, två korta distansmöten i veckan som enda frågestunder till utvecklarna? Obligatoriskt att alla kopplar upp sig, så att frågor kan dryftas, och besvaras av rätt person – oavsett frågarens uppfattning om vem rätt person är. Då får respektive utvecklare också en bättre helhetsbild av produktens pågående problem.

LÄMNA EN KOMMENTAR

Please enter your comment!

Redaktionen förbehåller sig rätten att granska och redigera kommentarer. Publicering sker efter att inlägget granskats. Skriv gärna kort, håll god ton och håll dig till ämnet. Vi publicerar inte kommentarer med personangrepp. Kommentarsfältet stängs 21 dagar efter artikelns publiceringsdag.

Please enter your name here

SENASTE NYTT

Anställda får byta semestertillägg mot semesterdagar

Ingenjörer i Region Västerbotten kan nu ta ut sitt semestertillägg i form av dagar istället för pengar. Detta är något som facket länge kämpat för.

Volvoingenjörerna oroas för mer maktkamp och mindre verkstad

Akademikerna vid Volvo Cars är oroliga för sysselsättningen i Sverige men också att förlora den företagskultur som har varit nyckeln till de stora framgångarna för företaget.
Hjärna där batteriet är slut

Nio tips för att få energin att räcka

Hjärnan gör av med 20 procent av vår energi - så det är inte konstigt om uppmärksamheten och orken tar slut på jobbet. Tänk därför på att ta hand om sig själv och hjärnan. Här är nio tips.
Styrelsen för Sveriges Ingenjörer i distrikt Örebro

AI populärt ämne i distrikt Örebro

Sveriges Ingenjörer i distrikt Örebro har valt ny styrelse, men räknar med att utöka den under året. Bland aktiviteterna är AI populärt och ämnet lär dyka upp i programmet också under 2020.

Ingenjörer behöver bättre kompetens i arbetsmiljö

Var finns eldsjälarna som brinner för att ingenjörer ska lära sig mer om arbetsmiljö i sin utbildning? Nu är det dags att nominera kandidater till Levipriset som Sveriges Ingenjörer delar ut.

Chalmers måste spara 250 miljoner kronor

Skenande pensionskostnader i kombination med låga räntor tvingar Chalmers att spara 250 miljoner kronor fram till 2022. Hur det ska gå till är ännu inte klart.

Gränslöst mejlande bidrar till stress inom högskolan

Studenter som förväntar sig snabba svar, kollegor som skickar jobbmejl på kvällar och helger. Nu höjs röster för behovet av rutiner och riktlinjer för hanteringen av e-post.

Så rustar du dig för en karriär efter disputation

Vad händer efter disputation och doktorsexamen? Sveriges Ingenjörer ger tips och råd om hur du drar nytta av din doktorsexamen.

Jobbet som företagets första ingenjör gav rivstart i karriären

Björn Allvin och Sarah Lindholm fick båda jobb som den första ingenjören på ett mindre företag. Det är ett beslut som de inte ångrar.

Anställda i stålindustrin minskar frivilligt sin arbetstid

Handelskonflikten mellan USA och Kina i kombination med signaler om en sviktande konjunktur har påverkat svensk stålindustri. Både SSAB och Uddeholm AB har gått ut med erbjudanden om att frivilligt gå ned i arbetstid.