Medlemstidning för Sveriges Ingenjörer
Hem Arbetsliv It-utvecklarna som strök (nästan) alla möten i november

It-utvecklarna som strök (nästan) alla möten i november

It-utvecklarna på Datscha kände att de ständigt blev avbrutna av frågor och möten. Det gjorde att de inte kunde fokusera på jobbet och ledde till stress. Då bestämde man sig för att ha en mötesfri månad när alla frågor fick gå till cheferna.  

Datscha är en webbaserad tjänst för analys av fastighetsmarknaden. De två senaste åren har företagets utvecklingsavdelning växt snabbt. Från att ha varit sju i Stockholm startade man ett kontor i Luleå och i dag är man 28 personer på utvecklingsavdelningen och totalt cirka 70 på Datscha.

Många nya och mycket interaktion med produkt- och säljavdelningarna har gjort arbetssituationen rörig.

– En av de nya tog upp att man haft en fokusdag i veckan på hans tidigare jobb, utan möten och då man kunde jobba effektivt. Vi hade också provat fokusdagar men tyckte inte att det gav så mycket med bara en dag, berättar Gustav Nordin, chef för utvecklarna i Luleå.

En månads fokus

Så i stället bestämde man sig för att ha en mötes- och frågefri månad.

– Vi tog bort alla möten, utom de man har i teamet, som Scrum-möten, och att alla frågor till utvecklarna från andra delar av bolaget skulle ställas till mig eller chefen för utvecklarna i Stockholm.

Försöket fick namnet Fokus november och genomfördes alltså i november 2019. Utvecklarna fortsätta att gå på bolagsmötet en gång i veckan för att inte missa viktig information, men i övrigt var de inte med på några möten.

Alla i företaget fick ett mejl om vad som gällde. I början var det många frågetecken. Produkt- och säljavdelningarna var skeptiska. ”Får vi inte kontakta utvecklarna?”

– Men det var just det utvecklarna ville ha. De känner stress och för att göra det jobb de gör måste man vara fokuserad och inte bli störd.

En annan sak som gav lite huvudbry var att utvecklarna kan spela pingis på rasterna. Cheferna var oroliga att det skulle sticka i ögonen på andra avdelningar.

– Så vi sa att man skulle hålla nere på det. Det var i det första skedet och vi ville övertyga de andra avdelningarna om att det här var bra för alla. Men det fick en negativ klang. Och utvecklarna behöver ju ta pauser.

Att alla frågor skulle gå till cheferna gick bra.

– Det var rätt lugnt. Vi blev inte överösta. Alla höll tillbaka små frågor. De höll sig till ”the big picture” och det jobbar vi med ändå, säger Gustav Nordin.

Mest effekt för dem som jobbat längst

I utvärderingen var en positiv del att utvecklarna kände att de blivit lyssnade på.

För utvecklarna i Stockholm, som sitter tillsammans med andra avdelningar, blev den positiva effekten mindre än i Luleå, eftersom det var svårare att undvika frågor.

– Mest positivt blev det för dem som jobbat längst. Det är de som får mest frågor, om hur vi gjort tidigare, och att man ställer frågor till dem när vi ska göra någon rekrytering. De kände att försöket frigjorde tid och att de fick fokusera, säger Gustav Nordin.

Företaget tittade på om man kunde hitta mätvärden för att se om effektiviteten gick upp. Ett förslag var att titta på avklarade, så kallade Story Points.

– Men det visade sig vara ett dåligt mätvärde. Utvecklarna jobbar i cykler som överlappade den aktuella månaden så mätvärdet blev missvisande.

Men mätetal var inte det viktiga, utan det var att utvecklarna skulle få en mindre stressig period och kunna jobba koncentrerat i sina projekt.

Produktionssatte fler releaser

En effekt som man däremot kunde se var att man produktionssatte många fler releaser än vanligt.

– Och det såg ju produktavdelningen också, att det rasslade till. Och de är nöjda och tycker att Fokus november blev bra.

Nu finns det funderingar på hur man går vidare. En är att kunna gå ifrån möten när man känner att man inte tillför något längre. Men det tyckte många skulle kännas otrevligt. En annan är att ha fokusmånader i december och maj, när det är mest jobb.

– Jag tror att det blir så, även om det inte är bestämt än. Kanske blir det inte en hel månad, utan två veckor. Men jag tror helt klart att vi gör det igen, säger Gustav Nordin.

Man har också ökat drivkraften för att göra mötena mer effektiva, att alltid ha en agenda, inte sväva ut och att vara noggranna med vilka som ska vara med.

Gustav Nordin berättar att utvecklarna inte alltid vill vara ostörda. De gillar också att vara med och lösa snabba problem som dyker upp. Det man vill undvika är att bli överöst med frågor. Därför behövs mer av eftertanke innan man slänger iväg en fråga – att fundera på om man måste ställa den och i så fall om det kan vänta till ett bra tillfälle.

Gustav Nordin har berättat om Fokus november i sina chefsnätverk och många tycker att det är ett häftigt försök, samtidigt som de undrar om det verkligen går att ”låsa in en hel avdelning”.

– Men jo, det gör det. Det gäller att ha tillit, att lita på att personerna gör det som är bäst för bolaget.

Karin Thorsell

8 KOMMENTARER

  1. Risken är att chefer är så stressade att de inte kommer orka läsa den här artikeln och ta till sig innehållet.

  2. Förstår inte att det aldrig går framåt. Jag började på min första arbetsplats 2006 och exakt det här har varit ett problem sen dess. Samma sak överallt men (nästan) inget händer. Fine, dom körde en månad, men det är väl inte svårt? Nu då? Gäller ju att få det att hålla i längden.

    Lika festligt med alla öppna landskap, där det blivit någon form av kapplöpning kring vem som kan köpa bäst fungerande brusreducerande hörlurar….

    Känns som hela meningen med ett öppet landskap försvinner och samtidigt bara krånglar till det när medarbetarna ständigt måste kämpa för att få arbeta i ro.

    Både på min och min sambos arbetsplats får man valfritt jobba 1 dag hemifrån. Hur många som gör det? 100%. Hur många som tycker att det är veckans bästa arbetsdag? 100%. Hur många som säger att det är veckans mest effektiva arbetsdag? 100%.
    Någonting är ju allvarligt fel när dom horribelt dyra arkitektritade kvadratmetrarna i city anses fungera sämre än folks hemmakontor…

    Hur många som anser att det är för mycket möten och annan ”overhead”? 90%. Resterande 10% är dom som har det som primär arbetsuppgift att hålla möten….

    Någonting är väldigt trasigt med hur det ser ut och fungerar på många arbetsplatser, men ändå så görs inget, utan samma problem konstateras år ut och år in.

  3. Detta är ett mycket bra arbetssätt. Min grupp har arbetet på detta sätt under några år, fast alla frågor ska ställas till vår gemensamma e-post. Denna e-postlåda är bemannad med en av gruppen som har den som fokus i sitt arbete. Frågor i tilldelade projekt till medarbetar får dock ställas direkt till den medarbetaren.

  4. Varför inte ha, kanske, två korta distansmöten i veckan som enda frågestunder till utvecklarna? Obligatoriskt att alla kopplar upp sig, så att frågor kan dryftas, och besvaras av rätt person – oavsett frågarens uppfattning om vem rätt person är. Då får respektive utvecklare också en bättre helhetsbild av produktens pågående problem.

LÄMNA EN KOMMENTAR

Please enter your comment!
Please enter your name here

SENASTE NYTT

Kreativa ingenjörer löser kriser i covidvården

0
För medicintekniska ingenjörer har det senaste året varit allt annat än normalt. Brist på utrustning och förbrukningsmaterial har krävt snabba beslut, hårt arbete och problemlösning.

Neddragningarna på Chalmers – så många fick gå

0
juni varslade Chalmers 180 anställda om uppsägning. Nu är de fackliga förhandlingarna avslutade och uppsägningarna blev färre än befarat.
Karta över relativa löneläget per län

Så skiljer sig ingenjörernas löner mellan länen

6
Lönerna för ingenjörer skiljer sig ganska mycket över landet. Utifrån ett medelvärde på 100 ligger Stockholms län på 106,9 medan Västernorrland bara har 91,4.

Hemarbetet sätter arbetsmiljöarbetet på nya prov

1
Förutsättningarna för en god arbetsmiljö i hemmet varierar från person till person. Det behövs därför mer kunskap om hur man hanterar det på ett systematiskt sätt, konstaterar Myndigheten för arbetsmiljökunskap.

Bisarra krav på utländska forskare

22
Går Migrationskommitténs förslag igenom kommer tusentals utländska forskare och ingenjörer att tvingas lämna landet. Det skriver Ulrika Lindstrand och Mats Ericson i en debattartikel.
Stefan Westergård med Freedesk

Ingenjören med 12 språk skapade ett mobilt ståbord

1
Under pandemin har många staplat skokartonger eller haft datorn på strykbrädan för att kunna stå och jobba. Men civilingenjören Stefan Westergård hade redan en egen lösning.   

Därför behövs ingenjörer i det fackliga arbetet

0
Att engagera sig fackligt är både roligt och utvecklande. "Det är en häftig resa att göra" säger Jörgen Lundqvist, ombudsman på Sveriges Ingenjörer.

Nytt jobb vid 60 – Lourdes tog stöd av facket och lyckades

1
Byggnadsingenjören Lourdes Valencia var lite orolig inför chansen att få nytt jobb som 60-åring. Envishet och goda råd från Sveriges Ingenjörer var betydde mycket för att hon lyckades.
Sveriges Ingenjörers styrelse 2020-2021

Fem platser i styrelsen uppe för omval – nu vill valberedningen få förslag

0
Vid Ingenjörsfullmäktige i höst är fem av platserna i Sveriges Ingenjörers förbundsstyrelse uppe för omval. Nu vill valberedningen få förslag på personer som vill vara med och ser till att förbundet är relevant.

Därför blir vi utmattade av digitala möten

0
Forskare vid Stanford University har identifierat fyra orsaker till zoom-trötthet, och vad du själv kan göra för att undvika att drabbas av det.

VI REKOMMENDERAR

Man som ligger i gräs

Så här fungerar förskottssemester

0
Enligt semesterlagens regler har alla rätt till 25 dagars semester per år. Men man har inte rätt till betald semester direkt när man börjar...

TOPPLISTA