Medlemstidning för Sveriges Ingenjörer
Hem Arbetsliv Gränslöst mejlande bidrar till stress inom högskolan

Gränslöst mejlande bidrar till stress inom högskolan

Ständig uppkoppling och frihet att arbeta var och när som helst har bidragit till en ökad stress i arbetslivet, något som även är märkbart inom universitet och högskola. Nu höjs röster för behovet av rutiner och riktlinjer för hanteringen av e-post.

Studenter som förväntar sig snabba svar, kollegor som skickar jobbmejl på kvällar och helger. Nästan fyra av tio universitetslärare upplever att kraven på it-tillgänglighet orsakar stress i arbetet. Det framkom i en rapport som Sveriges universitetslärare och forskare publicerade i våras.

Många upplever att det finns en förväntan att svara på mejl och sms inte bara på kvällar och helger utan även under semestrar och andra ledigheter. Dessutom har mejl en förmåga att stjäla uppmärksamheten och bidra till att fragmentera arbetet.

Simon Schütte är Sacos representant på LGS, Lokal samverkansgrupp, vid Linköpings universitet samt ledamot i den lokala Saco-styrelsen. Han känner väl igen sig i problematiken och konstaterar att det är något de ofta diskuterar kollegor emellan.

– Men tyvärr är det lite upp till var och en hitta sina sätt att hantera mejlen, säger han.

Inte hållbart i längden

Simon Schütte har själv jobbat med att skapa mer sunda rutiner kring sin egen e-posthantering. Han berättar hur han tidigare ofta satt med datorn i knät framför teven på kvällarna och svarade på mejl.

– Men jag insåg till slut att det inte är hållbart i längden. Jag tog hjälp av en kollega som gav mig flera bra tips på hur jag kunde få bättre kontroll över min mejl och det var till stor hjälp för mig, berättar han.

Problematiken kring mejl har flera dimensioner. Det handlar både om mängden mejl, men även om viljan att vara tillgänglig för sina studenter och studenternas förväntan på snabba svar. Simon Schütte ser idag till att styra mycket av kommunikationen med studenterna till lärplattformen där han finns tillgänglig för chatt en timme per dag. Här kan studenterna även se varandras frågor och på så vis hjälpa varandra med svaren. När det gäller mejl utlovar han svar inom 72 timmar.

– Jag har också styrt upp min mejlkorg så att olika typer av mejl hamnar i olika lådor. Då kan jag avsätta specifik tid för att gå igenom exempelvis kursmejlen. Det gör det enklare för mig att planera och använda min tid på rätt sätt.

Tar allt mer tid i anspråk

Eva Nordlander, Sveriges Ingenjörers representant i den lokala Saco-styrelsen på Mälardalens Högskola, MDH, upplever att mejlen tar allt mer tid och att det är något de ofta pratar om kollegor emellan.

Eva Nordlander, Mälardalens Högskola.

– Mejlen har en tendens att splittra arbetet och bidra till mer stress. Det är inte alltid lätt att se var tiden tar vägen och att en ineffektiv mejlhantering faktiskt bidrar till minskad produktion. Här tror jag att akademin ligger lite efter i arbetsmiljöarbetet, säger hon.

Hon berättar att det inte finns några centrala riktlinjer för mejl på Mälardalens Högskola, däremot finns det enskilda exempel där man tagit fram egna riktlinjer. Inom ämnesområdet  Miljöteknik finns det rutiner för studenters kommunikation med lärare och administrativ personal där det bland annat framgår hur mejl ska vara utformade för att underlätta för läraren att svara. Ett annat exempel är Akademin för utbildning, kultur och kommunikation som tagit fram en e-postpolicy för kommunikationen mellan kollegor. Där framgår exempelvis vikten av att inte mejla utanför kontorstid, att tänka till innan man använder gruppmejl eller ”svara alla”- funktionen och vilka svarstider man normalt kan förvänta sig.

Inkräktar på friheten

Men att prata om regler för mejl inom högskolan är inte helt okontroversiellt. Eva Nordlander konstaterar att många inom akademin värnar sin frihet när det gäller när, var och hur man utför sitt arbete, vilket gör att det kan finnas ett visst motstånd mot en uttalad e-postpolicy.

Om rapporten

I rapporten Det akademiska skruvstädet – om it-stress och all annan press som SULF, Sveriges universitetslärare och forskare, publicerade i våras framkommer att nästan fyra av tio universitetslärare upplever att kraven på it-tillgänglighet orsakar stress i arbetet. Rapportförfattarna pekar på behovet av tydliga regler och rutiner för tillgänglighet och servicenivå för att förebygga stress och ohälsa.

Vissa tycker att det skulle vara negativt för det egna arbetet om mejlen reglerades och att det borde vara ens eget ansvar att inte kolla mejlen när man är ledig. Andra menar att mejlen tar mycket onödig tid från arbetet och att regler och riktlinjer skulle bidra till bättre arbetsro.

– Personligen tror jag att det skulle vara bra med en central policy och allmänna riktlinjer om hur man kommunicerar via mejl. Och att man håller mejlandet inom de vanliga kontorstiderna, det tror jag är viktigt ur arbetsmiljösynpunkt, säger Eva Nordlander.

Simon Schütte håller med.

–  Jag tror absolut det skulle vara bra med enhetliga riktlinjer på hur snabbt och vilka tider man förväntas kolla mejlen. Och framför allt kommunicera ut det till studenter så att de vet vad de kan förvänta sig, säger han.

Anna Nyström

1 KOMMENTAR

  1. En mycket bra E-postpolicy har vi på Institutionen för teknik och naturvetenskap (ITN) vid LIU Norrköping. Delar med mig av lite ur denna:

    Du förväntas inte läsa eller besvara epost utanför din kontorstid. Detta gäller även om du får brev från person i arbetsledande ställning.
    Du förväntas läsa och besvara din epost regelbundet, såväl från kolleger studenter och allmänhet. Det är inte acceptabelt att avstå från att svara. Svaret behöver inte vara per epost, för studenter är det emellanåt mer rationellt att besvara mångas brev vid en föreläsning.
    Lägg in ett autosvar när du är borta från arbetet en längre tid eller vet med dig att du inte kommer att kunna svara inom rimlig tid (semester, tjänsteresa eller liknande). Det går bra att använda olika autosvar till interna och externa användare.

    Rekommendationer:
    – Skriv tydligt ämne och vilken åtgärd du förväntar dig av mottagaren (t ex för kännedom, behöver svar, beslut).
    – Återanvänd inte gammal epost i nya ärenden utan att ändra i ämnesraden.
    – Mottagare som får epost som kopia får det enbart för kännedom och förväntas inte agera på innehållet.
    – Använd hög prioritet enbart i akuta ärenden som snabbt behöver svar.
    – Var varsam med ”svara alla”.
    – Var aktsam då du vidarebefordrar epost. Titta först igenom vad som står längre ner i konversationen.

LÄMNA EN KOMMENTAR

Please enter your comment!
Please enter your name here

SENASTE NYTT

32 råd – det här hade vi velat veta på första jobbet

0
Ingenjören frågade tio unga ingenjörer vad de hade velat veta när klev in genom dörren på sitt första ingenjörsjobb.

Ett utlandsjobb kan ge karriären en skjuts

0
Ericsson har verksamhet i 180 länder. Anki Ljung, rekryteringschef på Ericsson har flera tips till dem som vill ut i världen.

Så hittar du ett utlandsjobb och svar på allt du behöver veta

0
I den här guiden får du tips på hur du kan hitta ett utlandsjobb och allt praktiskt du måste tänka på – innan du flyttar utomlands – och när du flyttar hem.  
hand som skriver på kontrakt

Åtta tips – tänk på det här innan du skriver på

0
Skriver du på anställningsavtalet och tänker att villkoren enkelt går att omförhandla? Eller att villkor ”egentligen inte gäller”? Tänk då om.

Sveriges Ingenjörer på Ericsson: ”Inte nu igen”

9
Efter invasionen av Ukraina har Ericsson sökt och beviljats tillstånd för export till Ryssland. Men bolaget har hävdat att exporten upphört.  Det har fått Sveriges Ingenjörer på Ericsson att reagera med besvikelse.

Fler ingenjörer i riksdagen efter valet

0
De senaste två mandatperioderna har 12–13 av riksdagens 349 ledamöter varit ingenjörer. Nu har antalet ökat till minst 18 – och alla partier har minst en ledamot som är ingenjör.

Här är de 21 vanligaste frågorna om omställningsstudiestödet

0
Från den 1 oktober kan du söka stöd för att börja plugga nästa år med upp till 80 procent av lönen. Sveriges Ingenjörers förhandlingschef Camilla Frankelius svarar på 21 frågor om hur stödet fungerar.

Så söker du omställningsstudiestödet – en guide i sex steg

0
Den 1 oktober öppnar ansökan för att söka omställningsstudiestödet. Ingenjören  guidar dig i sex steg genom ansökningsprocessen. 

När Volvo Cars ställer om måste ingenjörerna ställa om

0
Om åtta år ska Volvo Cars inte längre göra bilar med förbränningsmotorer. För många ingenjörer på Volvo krävs att de kompetensutvecklar sig för att klara framtidens produktion och utvecklingsarbete.

8 av 10 unga ingenjörer vill bli chef

3
Bland ingenjörer under 40 år kan 80 procent tänka sig att bli chef. Det finns tecken på att den administrativa belastningen på chefer har minskat men fler pressas av oklara förväntningar och orealistiska mål.

INGENJÖRSKARRIÄR

VI REKOMMENDERAR

Borde man prata mer om lön på arbetsplatsen?

3
Kan öppna löner vara ett sätt att öka pressen på arbetsgivaren att höja lönerna? Sveriges Ingenjörers förhandlingsexpert ger sin syn på saken.

TOPPLISTA