Gränslöst mejlande bidrar till stress inom högskolan

1
2034
– Mejlen har en tendens att splittra arbetet och bidra till mer stress. Här tror jag att akademin ligger lite efter i arbetsmiljöarbetet, säger Eva Nordlander, Mälardalens Högskola. Foto: Getty Images

Ständig uppkoppling och frihet att arbeta var och när som helst har bidragit till en ökad stress i arbetslivet, något som även är märkbart inom universitet och högskola. Nu höjs röster för behovet av rutiner och riktlinjer för hanteringen av e-post.

Studenter som förväntar sig snabba svar, kollegor som skickar jobbmejl på kvällar och helger. Nästan fyra av tio universitetslärare upplever att kraven på it-tillgänglighet orsakar stress i arbetet. Det framkom i en rapport som Sveriges universitetslärare och forskare publicerade i våras.

Många upplever att det finns en förväntan att svara på mejl och sms inte bara på kvällar och helger utan även under semestrar och andra ledigheter. Dessutom har mejl en förmåga att stjäla uppmärksamheten och bidra till att fragmentera arbetet.

Simon Schütte är Sacos representant på LGS, Lokal samverkansgrupp, vid Linköpings universitet samt ledamot i den lokala Saco-styrelsen. Han känner väl igen sig i problematiken och konstaterar att det är något de ofta diskuterar kollegor emellan.

– Men tyvärr är det lite upp till var och en hitta sina sätt att hantera mejlen, säger han.

Inte hållbart i längden

Simon Schütte har själv jobbat med att skapa mer sunda rutiner kring sin egen e-posthantering. Han berättar hur han tidigare ofta satt med datorn i knät framför teven på kvällarna och svarade på mejl.

– Men jag insåg till slut att det inte är hållbart i längden. Jag tog hjälp av en kollega som gav mig flera bra tips på hur jag kunde få bättre kontroll över min mejl och det var till stor hjälp för mig, berättar han.

Problematiken kring mejl har flera dimensioner. Det handlar både om mängden mejl, men även om viljan att vara tillgänglig för sina studenter och studenternas förväntan på snabba svar. Simon Schütte ser idag till att styra mycket av kommunikationen med studenterna till lärplattformen där han finns tillgänglig för chatt en timme per dag. Här kan studenterna även se varandras frågor och på så vis hjälpa varandra med svaren. När det gäller mejl utlovar han svar inom 72 timmar.

– Jag har också styrt upp min mejlkorg så att olika typer av mejl hamnar i olika lådor. Då kan jag avsätta specifik tid för att gå igenom exempelvis kursmejlen. Det gör det enklare för mig att planera och använda min tid på rätt sätt.

Tar allt mer tid i anspråk

Eva Nordlander, Sveriges Ingenjörers representant i den lokala Saco-styrelsen på Mälardalens Högskola, MDH, upplever att mejlen tar allt mer tid och att det är något de ofta pratar om kollegor emellan.

Eva Nordlander, Mälardalens Högskola.

– Mejlen har en tendens att splittra arbetet och bidra till mer stress. Det är inte alltid lätt att se var tiden tar vägen och att en ineffektiv mejlhantering faktiskt bidrar till minskad produktion. Här tror jag att akademin ligger lite efter i arbetsmiljöarbetet, säger hon.

Hon berättar att det inte finns några centrala riktlinjer för mejl på Mälardalens Högskola, däremot finns det enskilda exempel där man tagit fram egna riktlinjer. Inom ämnesområdet  Miljöteknik finns det rutiner för studenters kommunikation med lärare och administrativ personal där det bland annat framgår hur mejl ska vara utformade för att underlätta för läraren att svara. Ett annat exempel är Akademin för utbildning, kultur och kommunikation som tagit fram en e-postpolicy för kommunikationen mellan kollegor. Där framgår exempelvis vikten av att inte mejla utanför kontorstid, att tänka till innan man använder gruppmejl eller ”svara alla”- funktionen och vilka svarstider man normalt kan förvänta sig.

Inkräktar på friheten

Men att prata om regler för mejl inom högskolan är inte helt okontroversiellt. Eva Nordlander konstaterar att många inom akademin värnar sin frihet när det gäller när, var och hur man utför sitt arbete, vilket gör att det kan finnas ett visst motstånd mot en uttalad e-postpolicy.

Om rapporten

I rapporten Det akademiska skruvstädet – om it-stress och all annan press som SULF, Sveriges universitetslärare och forskare, publicerade i våras framkommer att nästan fyra av tio universitetslärare upplever att kraven på it-tillgänglighet orsakar stress i arbetet. Rapportförfattarna pekar på behovet av tydliga regler och rutiner för tillgänglighet och servicenivå för att förebygga stress och ohälsa.

Vissa tycker att det skulle vara negativt för det egna arbetet om mejlen reglerades och att det borde vara ens eget ansvar att inte kolla mejlen när man är ledig. Andra menar att mejlen tar mycket onödig tid från arbetet och att regler och riktlinjer skulle bidra till bättre arbetsro.

– Personligen tror jag att det skulle vara bra med en central policy och allmänna riktlinjer om hur man kommunicerar via mejl. Och att man håller mejlandet inom de vanliga kontorstiderna, det tror jag är viktigt ur arbetsmiljösynpunkt, säger Eva Nordlander.

Simon Schütte håller med.

–  Jag tror absolut det skulle vara bra med enhetliga riktlinjer på hur snabbt och vilka tider man förväntas kolla mejlen. Och framför allt kommunicera ut det till studenter så att de vet vad de kan förvänta sig, säger han.

Anna Nyström

1 KOMMENTAR

  1. En mycket bra E-postpolicy har vi på Institutionen för teknik och naturvetenskap (ITN) vid LIU Norrköping. Delar med mig av lite ur denna:

    Du förväntas inte läsa eller besvara epost utanför din kontorstid. Detta gäller även om du får brev från person i arbetsledande ställning.
    Du förväntas läsa och besvara din epost regelbundet, såväl från kolleger studenter och allmänhet. Det är inte acceptabelt att avstå från att svara. Svaret behöver inte vara per epost, för studenter är det emellanåt mer rationellt att besvara mångas brev vid en föreläsning.
    Lägg in ett autosvar när du är borta från arbetet en längre tid eller vet med dig att du inte kommer att kunna svara inom rimlig tid (semester, tjänsteresa eller liknande). Det går bra att använda olika autosvar till interna och externa användare.

    Rekommendationer:
    – Skriv tydligt ämne och vilken åtgärd du förväntar dig av mottagaren (t ex för kännedom, behöver svar, beslut).
    – Återanvänd inte gammal epost i nya ärenden utan att ändra i ämnesraden.
    – Mottagare som får epost som kopia får det enbart för kännedom och förväntas inte agera på innehållet.
    – Använd hög prioritet enbart i akuta ärenden som snabbt behöver svar.
    – Var varsam med ”svara alla”.
    – Var aktsam då du vidarebefordrar epost. Titta först igenom vad som står längre ner i konversationen.

LÄMNA EN KOMMENTAR

Please enter your comment!

Redaktionen förbehåller sig rätten att granska och redigera kommentarer. Publicering sker efter att inlägget granskats. Skriv gärna kort, håll god ton och håll dig till ämnet. Vi publicerar inte kommentarer med personangrepp. Kommentarsfältet stängs 21 dagar efter artikelns publiceringsdag.

Please enter your name here

SENASTE NYTT

Hundratusentals följer ingenjörens Coronakarta

Civilingenjören Elin Lütz har utvecklat coronakartan.se som nu har över 50 000 besökare om dagen.  

Jobberfarenhet kan bli genväg till studier

Att kunna dra nytta av sin arbetslivserfarenhet är en viktig komponent för att fler ska kunna utvecklas i yrkeslivet, enligt Valideringsdelegationen. Frågan är hur relevant är det för svenska ingenjörer.

Civilingenjören bytte yrke tre gånger: “Följde min nyfikenhet”

Civilingenjören Marléne Johansson har sadlat om från civilingenjör till lärare, startat eget företag och sedan bytt karriär en gång till. Och det är inget hon ångrar.

Över 8 000 ingenjörer korttidspermitteras

Den här veckan har tre av landets största industriföretag korttidspermitterat merparten av sina anställda. Nära 8 000 medlemmar i Sveriges Ingenjörer berörs.

Vänta med lönesamtalen till hösten

Avtalsrörelsen 2020 skjuts upp med anledning av coronaviruset. Sveriges Ingenjörers råd till företagen som berörs är att vänta med lönesamtalen.

Rekordstor bonus till Scanias anställda

Resultatbonusen för Scanias medarbetare blev rekordstor i år, en ljusglimt i dessa dystra coronatider.

Tre digitala tips som underlättar distansmötet

När allt fler uppmanas att jobba hemma ökar också behovet av att mötas digitalt. Här är tre tips som kan ge dina digitala möten ett lyft. 
Man som har videosamtal

Så kan chefen stötta vid (plötsligt infört) distansarbete

Att jobba hemifrån är annorlunda än att vara på kontoret, särskilt när hemmajobbet införs plötsligt. Här är tips från tre forskare om hur chefer kan stötta i det läget.

Sveriges Ingenjörer har slutit avtal om korttidsarbete

Anställda går ner i arbetstid men får ändå får ut över 90 procent av lönen. Staten står för över hälften av lönekostnaderna. Korttidsavtalen kommer att rädda många jobb.
Skylt Sveriges Ingenjörer

Corona: Sveriges Ingenjörer har beredskap att stötta medlemmarna

Medlemsrådgivningen bemannas med ersättare, kartläggning av rutiner på alla kritiska funktioner och en FAQ på webben uppdateras dagligen för att kunna ge medlemmarna bra service.