Medlemstidning för Sveriges Ingenjörer
Hem Arbetsliv Gränslöst mejlande bidrar till stress inom högskolan

Gränslöst mejlande bidrar till stress inom högskolan

Ständig uppkoppling och frihet att arbeta var och när som helst har bidragit till en ökad stress i arbetslivet, något som även är märkbart inom universitet och högskola. Nu höjs röster för behovet av rutiner och riktlinjer för hanteringen av e-post.

Studenter som förväntar sig snabba svar, kollegor som skickar jobbmejl på kvällar och helger. Nästan fyra av tio universitetslärare upplever att kraven på it-tillgänglighet orsakar stress i arbetet. Det framkom i en rapport som Sveriges universitetslärare och forskare publicerade i våras.

Många upplever att det finns en förväntan att svara på mejl och sms inte bara på kvällar och helger utan även under semestrar och andra ledigheter. Dessutom har mejl en förmåga att stjäla uppmärksamheten och bidra till att fragmentera arbetet.

Simon Schütte är Sacos representant på LGS, Lokal samverkansgrupp, vid Linköpings universitet samt ledamot i den lokala Saco-styrelsen. Han känner väl igen sig i problematiken och konstaterar att det är något de ofta diskuterar kollegor emellan.

– Men tyvärr är det lite upp till var och en hitta sina sätt att hantera mejlen, säger han.

Inte hållbart i längden

Simon Schütte har själv jobbat med att skapa mer sunda rutiner kring sin egen e-posthantering. Han berättar hur han tidigare ofta satt med datorn i knät framför teven på kvällarna och svarade på mejl.

– Men jag insåg till slut att det inte är hållbart i längden. Jag tog hjälp av en kollega som gav mig flera bra tips på hur jag kunde få bättre kontroll över min mejl och det var till stor hjälp för mig, berättar han.

Problematiken kring mejl har flera dimensioner. Det handlar både om mängden mejl, men även om viljan att vara tillgänglig för sina studenter och studenternas förväntan på snabba svar. Simon Schütte ser idag till att styra mycket av kommunikationen med studenterna till lärplattformen där han finns tillgänglig för chatt en timme per dag. Här kan studenterna även se varandras frågor och på så vis hjälpa varandra med svaren. När det gäller mejl utlovar han svar inom 72 timmar.

– Jag har också styrt upp min mejlkorg så att olika typer av mejl hamnar i olika lådor. Då kan jag avsätta specifik tid för att gå igenom exempelvis kursmejlen. Det gör det enklare för mig att planera och använda min tid på rätt sätt.

Tar allt mer tid i anspråk

Eva Nordlander, Sveriges Ingenjörers representant i den lokala Saco-styrelsen på Mälardalens Högskola, MDH, upplever att mejlen tar allt mer tid och att det är något de ofta pratar om kollegor emellan.

Eva Nordlander, Mälardalens Högskola.

– Mejlen har en tendens att splittra arbetet och bidra till mer stress. Det är inte alltid lätt att se var tiden tar vägen och att en ineffektiv mejlhantering faktiskt bidrar till minskad produktion. Här tror jag att akademin ligger lite efter i arbetsmiljöarbetet, säger hon.

Hon berättar att det inte finns några centrala riktlinjer för mejl på Mälardalens Högskola, däremot finns det enskilda exempel där man tagit fram egna riktlinjer. Inom ämnesområdet  Miljöteknik finns det rutiner för studenters kommunikation med lärare och administrativ personal där det bland annat framgår hur mejl ska vara utformade för att underlätta för läraren att svara. Ett annat exempel är Akademin för utbildning, kultur och kommunikation som tagit fram en e-postpolicy för kommunikationen mellan kollegor. Där framgår exempelvis vikten av att inte mejla utanför kontorstid, att tänka till innan man använder gruppmejl eller ”svara alla”- funktionen och vilka svarstider man normalt kan förvänta sig.

Inkräktar på friheten

Men att prata om regler för mejl inom högskolan är inte helt okontroversiellt. Eva Nordlander konstaterar att många inom akademin värnar sin frihet när det gäller när, var och hur man utför sitt arbete, vilket gör att det kan finnas ett visst motstånd mot en uttalad e-postpolicy.

Om rapporten

I rapporten Det akademiska skruvstädet – om it-stress och all annan press som SULF, Sveriges universitetslärare och forskare, publicerade i våras framkommer att nästan fyra av tio universitetslärare upplever att kraven på it-tillgänglighet orsakar stress i arbetet. Rapportförfattarna pekar på behovet av tydliga regler och rutiner för tillgänglighet och servicenivå för att förebygga stress och ohälsa.

Vissa tycker att det skulle vara negativt för det egna arbetet om mejlen reglerades och att det borde vara ens eget ansvar att inte kolla mejlen när man är ledig. Andra menar att mejlen tar mycket onödig tid från arbetet och att regler och riktlinjer skulle bidra till bättre arbetsro.

– Personligen tror jag att det skulle vara bra med en central policy och allmänna riktlinjer om hur man kommunicerar via mejl. Och att man håller mejlandet inom de vanliga kontorstiderna, det tror jag är viktigt ur arbetsmiljösynpunkt, säger Eva Nordlander.

Simon Schütte håller med.

–  Jag tror absolut det skulle vara bra med enhetliga riktlinjer på hur snabbt och vilka tider man förväntas kolla mejlen. Och framför allt kommunicera ut det till studenter så att de vet vad de kan förvänta sig, säger han.

Anna Nyström

1 KOMMENTAR

  1. En mycket bra E-postpolicy har vi på Institutionen för teknik och naturvetenskap (ITN) vid LIU Norrköping. Delar med mig av lite ur denna:

    Du förväntas inte läsa eller besvara epost utanför din kontorstid. Detta gäller även om du får brev från person i arbetsledande ställning.
    Du förväntas läsa och besvara din epost regelbundet, såväl från kolleger studenter och allmänhet. Det är inte acceptabelt att avstå från att svara. Svaret behöver inte vara per epost, för studenter är det emellanåt mer rationellt att besvara mångas brev vid en föreläsning.
    Lägg in ett autosvar när du är borta från arbetet en längre tid eller vet med dig att du inte kommer att kunna svara inom rimlig tid (semester, tjänsteresa eller liknande). Det går bra att använda olika autosvar till interna och externa användare.

    Rekommendationer:
    – Skriv tydligt ämne och vilken åtgärd du förväntar dig av mottagaren (t ex för kännedom, behöver svar, beslut).
    – Återanvänd inte gammal epost i nya ärenden utan att ändra i ämnesraden.
    – Mottagare som får epost som kopia får det enbart för kännedom och förväntas inte agera på innehållet.
    – Använd hög prioritet enbart i akuta ärenden som snabbt behöver svar.
    – Var varsam med ”svara alla”.
    – Var aktsam då du vidarebefordrar epost. Titta först igenom vad som står längre ner i konversationen.

LÄMNA EN KOMMENTAR

Please enter your comment!
Please enter your name here

SENASTE NYTT

Mittuniversitetet och IPCC

Att bli högskoleingenjör kan ta dig hela vägen till FN:s klimatpanel

0
Lyft fram vad man kan bli som högskoleingenjör, tycker Jessica Bagge på Sveriges Ingenjörer. Som att man kan bli Sveriges representant i IPCC, som Lena Lindström.

Bortsållad på grund av ålder – så här kan du göra

0
Ålder ska inte vara ett hinder i arbetslivet. Trots det är det många som upplever just detta. Så här kan du och facket sätta press.

Expertens tips inför löneförhandlingen: ”Var djärv och ta i”

0
Ett nytt jobb innebär även ett guldläge för en högre lön. Så här vässar du dig inför löneförhandlingen.
Säkerhetskit

Vad vill du läsa om i Ingenjören? Tipsa oss – vinn säkerhetskit

0
Ingenjören.se behöver vi din hjälp att göra tidningen ännu bättre. Svara på två frågor och var med i utlottningen av tre säkerhetskit från Sveriges Ingenjörer.

Byggcheferna har något att lära andra chefer (fastän de inte tror det själva)

0
Cheferna på en byggarbetsplats har ett unikt ledarskap – men kanske inte på det sätt man först tänker. En ny bok sätter fokus på de ledare som själva aldrig skulle framhäva sig som experter på ledarskap.
Distansarbete

Förslag: Skriv in möjligheten att jobba på distans i avtalen

1
Slå fast i avtalen att det ska vara ökade möjligheter att jobba på distans även efter pandemin. Det är ett av förslagen till årets Ingenjörsfullmäktige. Andra förslag handlar om allt från medlemsavgiften till ett Ingenjörernas Hus i Göteborg.

Ericsson vill överge fasta arbetsplatser

19
Ericsson planerar att bygga om kontor till mötesplatser där de egna arbetsplatserna försvinner. Sveriges Ingenjörer är oroliga för att utvecklingsteamen kan behöva gå skiftgång.
Programmeringsböcker

Nu har Python passerat Java och C – här är de 50 populäraste språken

0
Python är det mest populära programmeringsspråket enligt Tiobe-indexet. Men säger den typen av index något? "De är en bra start", svarar KTH-professorn Benoit Baudry.

Här är hunden välkommen på kontoret

2
När mobiloperatören Tre nu öppnat för återgång till kontoret är också hundar välkomna. Det gör det möjligt för valpen Lukas att följa med sin husse på jobbet.

Managementkonsulten sadlar om till skådespelare

0
Trivs du med jobbet men drömmer ändå om att göra något helt annat? Det gjorde civilingenjören Annie Dahlin. Nu utbildar hon sig till skådespelare.

VI REKOMMENDERAR

Se till att du får rätt lön på första jobbet

1
Ska du förhandla din första lön? Ta reda på så mycket du kan om arbetet och se till att du kommer in rätt i lönestrukturen.

TOPPLISTA