Medlemstidning för Sveriges Ingenjörer
Hem Arbetsliv Gränslöst mejlande bidrar till stress inom högskolan

Gränslöst mejlande bidrar till stress inom högskolan

Ständig uppkoppling och frihet att arbeta var och när som helst har bidragit till en ökad stress i arbetslivet, något som även är märkbart inom universitet och högskola. Nu höjs röster för behovet av rutiner och riktlinjer för hanteringen av e-post.

Studenter som förväntar sig snabba svar, kollegor som skickar jobbmejl på kvällar och helger. Nästan fyra av tio universitetslärare upplever att kraven på it-tillgänglighet orsakar stress i arbetet. Det framkom i en rapport som Sveriges universitetslärare och forskare publicerade i våras.

Många upplever att det finns en förväntan att svara på mejl och sms inte bara på kvällar och helger utan även under semestrar och andra ledigheter. Dessutom har mejl en förmåga att stjäla uppmärksamheten och bidra till att fragmentera arbetet.

Simon Schütte är Sacos representant på LGS, Lokal samverkansgrupp, vid Linköpings universitet samt ledamot i den lokala Saco-styrelsen. Han känner väl igen sig i problematiken och konstaterar att det är något de ofta diskuterar kollegor emellan.

– Men tyvärr är det lite upp till var och en hitta sina sätt att hantera mejlen, säger han.

Inte hållbart i längden

Simon Schütte har själv jobbat med att skapa mer sunda rutiner kring sin egen e-posthantering. Han berättar hur han tidigare ofta satt med datorn i knät framför teven på kvällarna och svarade på mejl.

– Men jag insåg till slut att det inte är hållbart i längden. Jag tog hjälp av en kollega som gav mig flera bra tips på hur jag kunde få bättre kontroll över min mejl och det var till stor hjälp för mig, berättar han.

Problematiken kring mejl har flera dimensioner. Det handlar både om mängden mejl, men även om viljan att vara tillgänglig för sina studenter och studenternas förväntan på snabba svar. Simon Schütte ser idag till att styra mycket av kommunikationen med studenterna till lärplattformen där han finns tillgänglig för chatt en timme per dag. Här kan studenterna även se varandras frågor och på så vis hjälpa varandra med svaren. När det gäller mejl utlovar han svar inom 72 timmar.

– Jag har också styrt upp min mejlkorg så att olika typer av mejl hamnar i olika lådor. Då kan jag avsätta specifik tid för att gå igenom exempelvis kursmejlen. Det gör det enklare för mig att planera och använda min tid på rätt sätt.

Tar allt mer tid i anspråk

Eva Nordlander, Sveriges Ingenjörers representant i den lokala Saco-styrelsen på Mälardalens Högskola, MDH, upplever att mejlen tar allt mer tid och att det är något de ofta pratar om kollegor emellan.

Eva Nordlander, Mälardalens Högskola.

– Mejlen har en tendens att splittra arbetet och bidra till mer stress. Det är inte alltid lätt att se var tiden tar vägen och att en ineffektiv mejlhantering faktiskt bidrar till minskad produktion. Här tror jag att akademin ligger lite efter i arbetsmiljöarbetet, säger hon.

Hon berättar att det inte finns några centrala riktlinjer för mejl på Mälardalens Högskola, däremot finns det enskilda exempel där man tagit fram egna riktlinjer. Inom ämnesområdet  Miljöteknik finns det rutiner för studenters kommunikation med lärare och administrativ personal där det bland annat framgår hur mejl ska vara utformade för att underlätta för läraren att svara. Ett annat exempel är Akademin för utbildning, kultur och kommunikation som tagit fram en e-postpolicy för kommunikationen mellan kollegor. Där framgår exempelvis vikten av att inte mejla utanför kontorstid, att tänka till innan man använder gruppmejl eller ”svara alla”- funktionen och vilka svarstider man normalt kan förvänta sig.

Inkräktar på friheten

Men att prata om regler för mejl inom högskolan är inte helt okontroversiellt. Eva Nordlander konstaterar att många inom akademin värnar sin frihet när det gäller när, var och hur man utför sitt arbete, vilket gör att det kan finnas ett visst motstånd mot en uttalad e-postpolicy.

Om rapporten

I rapporten Det akademiska skruvstädet – om it-stress och all annan press som SULF, Sveriges universitetslärare och forskare, publicerade i våras framkommer att nästan fyra av tio universitetslärare upplever att kraven på it-tillgänglighet orsakar stress i arbetet. Rapportförfattarna pekar på behovet av tydliga regler och rutiner för tillgänglighet och servicenivå för att förebygga stress och ohälsa.

Vissa tycker att det skulle vara negativt för det egna arbetet om mejlen reglerades och att det borde vara ens eget ansvar att inte kolla mejlen när man är ledig. Andra menar att mejlen tar mycket onödig tid från arbetet och att regler och riktlinjer skulle bidra till bättre arbetsro.

– Personligen tror jag att det skulle vara bra med en central policy och allmänna riktlinjer om hur man kommunicerar via mejl. Och att man håller mejlandet inom de vanliga kontorstiderna, det tror jag är viktigt ur arbetsmiljösynpunkt, säger Eva Nordlander.

Simon Schütte håller med.

–  Jag tror absolut det skulle vara bra med enhetliga riktlinjer på hur snabbt och vilka tider man förväntas kolla mejlen. Och framför allt kommunicera ut det till studenter så att de vet vad de kan förvänta sig, säger han.

Anna Nyström

1 KOMMENTAR

  1. En mycket bra E-postpolicy har vi på Institutionen för teknik och naturvetenskap (ITN) vid LIU Norrköping. Delar med mig av lite ur denna:

    Du förväntas inte läsa eller besvara epost utanför din kontorstid. Detta gäller även om du får brev från person i arbetsledande ställning.
    Du förväntas läsa och besvara din epost regelbundet, såväl från kolleger studenter och allmänhet. Det är inte acceptabelt att avstå från att svara. Svaret behöver inte vara per epost, för studenter är det emellanåt mer rationellt att besvara mångas brev vid en föreläsning.
    Lägg in ett autosvar när du är borta från arbetet en längre tid eller vet med dig att du inte kommer att kunna svara inom rimlig tid (semester, tjänsteresa eller liknande). Det går bra att använda olika autosvar till interna och externa användare.

    Rekommendationer:
    – Skriv tydligt ämne och vilken åtgärd du förväntar dig av mottagaren (t ex för kännedom, behöver svar, beslut).
    – Återanvänd inte gammal epost i nya ärenden utan att ändra i ämnesraden.
    – Mottagare som får epost som kopia får det enbart för kännedom och förväntas inte agera på innehållet.
    – Använd hög prioritet enbart i akuta ärenden som snabbt behöver svar.
    – Var varsam med ”svara alla”.
    – Var aktsam då du vidarebefordrar epost. Titta först igenom vad som står längre ner i konversationen.

Lämna ett svar till Kjell Karlsson Avbryt svar

Please enter your comment!
Please enter your name here

SENASTE NYTT

”Nu måste vi prata mer om den digitala arbetsmiljön”

0
– Vi måste ställa krav på vår digitala arbetsmiljö och inte acceptera krångliga system, säger Jan Gulliksen, professor och vicerektor på KTH. Han är årets mottagare av Levipriset från Sveriges Ingenjörer.

GUIDE: Intresserad av att bli trainee – det här ska du tänka på

0
Att bli trainee är ett bra sätt att börja karriären. Men kontrollera vilka anställningsvillkor som gäller och att det finns en tydlig plan för hela traineeperioden.
Gunnar Zackrisson, Eva Snis, Karl Stavaeus, Hanna Hartikainen, Pia Krantz, Jenny Strand och Sofia Johannesson

Ingenjörer som är chefer: ”Här är 42 råd om du vill bli chef”

0
En överväldigande majoritet av Sveriges ingenjörers medlemmar under 40 år kan tänka sig att bli chefer. Men hur gör man? Sju ingenjörer som är eller har varit chefer tipsar.

Ska jag tacka ja till ett jobb fast jag hoppas på ett annat?

0
Vad gör jag om jag får ett jobberbjudande men hoppas på ett annat där beskedet dröjer? Ingenjören bad May Molin, rekryteringskonsult på Qrios Engineering, om råd.

Karriärplanen ger dig fördelar – genom hela arbetslivet

0
En karriärplan hjälper dig oavsett om du är i början, mitten eller i slutet av din karriär, om du söker ett nytt jobb, vill byta bransch eller helt enkelt vill fortsätta att utvecklas där du är. Så här gör du.

Klas jobbar på distans – 80 mil från kontoret

0
Sedan tio år sitter civilingenjören Klas Fredriksson oftast hemma i ett villaområde i Göteborg och sköter sitt arbete för Permascand, vars huvudkontor ligger ungefär 80 mil norrut.
Signatur

Klausuler kan bli hinder när du vill byta jobb

0
Det är inte ovanligt att arbetsgivare vill skriva in klausuler i anställningsavtalet som reglerar vad som gäller när du slutar. Men det här vill Sveriges Ingenjörer varna för. ”Det du skriver under gäller, så var försiktig.”

Mer kompetensutveckling när facket driver frågorna

0
Facklig representation på arbetsplatsen kan vara en fördel för anställda som vill utveckla sin kompetens. Det visar en studie från Umeå universitet.

Nya studiestödet är klart – studera med upp till 80 procent av lönen

15
Nu införs ett studiestöd som gör att yrkesverksamma kan studera med 80 procent av lönen. Redan 1 oktober kan du skicka din ansökan till CSN och från och med 1 januari 2023 kan du börja studera.

Sju regler du bör känna till när Las förändras

0
Den 1 oktober börjar nya Las gälla. Bland annat ändras turordningsreglerna och den som blir uppsagd av personliga skäl får ingen lön, även om det pågår en tvist i arbetsdomstolen.

INGENJÖRSKARRIÄR

VI REKOMMENDERAR

”Jag var en överviktig stressad chef”

2
Med livet på högvarv och ett jobb han drömt om sa plötsligt kroppen stopp.  "Jag hade glömt bort att ta hand om mig själv" berättar Johan Hansson som nu vill varna andra för att göra samma misstag.

TOPPLISTA