Medlemstidning för Sveriges Ingenjörer
Hem Arbetsliv Kartlägg dina tidstjuvar och få mer gjort på jobbet

Kartlägg dina tidstjuvar och få mer gjort på jobbet

Arbetsgivare som vill effektivisera köper ofta in nya system som tar tid att lära sig, kräver olika inlogg och inte kommunicerar med varandra.
– Försök istället hitta smartare sätt att jobba på som utgår från medarbetarnas behov och som förändrar beteenden, säger Edward Ringborg, digital strateg.

En av de största förändringarna på arbetsplatserna är hur mycket tid vi tillbringar framför en skärm. För kontorsarbetare är det i genomsnitt 81 procent av arbetstiden. Civilingenjören Edward Ringborg är en av ägarna av Diwo som hjälper företag att använda rätt teknik och förändra arbetssätt för att öka produktiviteten.

– Det skjuts ut ny teknik i dag men det råder ofta en förvirring om när man ska använda vad och varför. Det är inte ovanligt att ha upp mot 50 olika applikationer som man arbetar med dagligen och det är väldigt mycket, säger Edward Ringborg.

Edward Ringborg ser ofta att arbetsgivare som investerar i nya system och verktyg ägnar för lite tid åt att ta reda på varför man gör det och hur medarbetarna påverkas. IT-utvecklingen drivs helt enkelt inte av medarbetarnas behov.

Vilka är tidstjuvarna?

McKinsey släppte för några år sedan en rapport som visar att tjänstemän inte ägnar mer än 39 procent av arbetstiden åt det som de är anställda för att göra och tidstjuvarna har blivit ett arbetsmiljöproblem.

Diwo har gjort mätningar på arbetsplatser med sammanlagt tusentals medarbetare och kartlagt de tre största tidstjuvarna.

1. Hantera e-post
Tjänstemän ägnar i genomsnitt 2,3 timmar om dagen åt att hantera e-post. Ett problem med e-post är att det används till fel saker. För att samarbeta är det bättre att använda en plattform som exempelvis Teams, G-Suite eller Slack. Diwo ser en trend att fler företag sätter upp spelregler för att stoppa mejl internt och mejlande av dokument.

Möten är en av de största tidstjuvarna på arbetsplatsen. Många möten saknar agenda och det är inte alltid rätt personer som deltar. Foto: GettyImages.

2. Söka efter information
I snitt spenderar vi 31 procent av arbetstiden åt att söka och återskapa information. Därför krävs det bättre struktur kring hur information sparas och hanteras på arbetsplatsen.

3. Ineffektiv möteskultur
Många möten, både fysiska och digitala, saknar agenda och det är inte alltid rätt personer som deltar. Överväg vilka möten som är nödvändiga, se till att de är väl förberedda och att rätt personer är med.

Bättre ledarskap

För att hitta tidstjuvarna och få mer gjort på jobbet krävs det förändringar av den digitala arbetsmiljön men Edward Ringborg påpekar att teknik inte löser alla problem.

– Vi ser ett stort gap i dag mellan teknik och arbetsplatsproduktivitet. Den största utmaningen är faktiskt inte tekniken utan istället beteenden, ledarskap och engagemang, säger han.

Edward Ringborgs tre råd för att för att lyckas förändra arbetssätt:

  1. Hantera inte utvecklingen av den digitala arbetsplatsen som ett IT-projekt. HR, IT och kommunikation måste samverka. Och förstå att teknik är en möjliggörare, inte lösningen.

2. Förändringen måste vara behovsdriven från medarbetarna. Lansera inte ytterligare system som medarbetarna inte förstår varför och hur de ska använda. Börja med att ta reda på medarbetarnas behov, då kommer engagemanget att öka.

3. Våga tänk nytt, ta fram konkreta mål och bryt målen till beteenden = spelregler. Förändringar fungerar bara i praktiken om alla medarbetare vet svaret på frågorna: Vad ska vi sluta göra, vad ska vi börja göra men i viss mån också fortsätta göra?

Karin Virgin

LÄMNA EN KOMMENTAR

Please enter your comment!
Please enter your name here

SENASTE NYTT

Äldre och yngre kollega

Ingenjörers arbetslöshet minskar något – men skillnad mellan åldersgrupperna

0
Arbetslösheten för ingenjörer har varit i det närmaste oförändrad på 1,6–1,7 procent hela hösten. Men utvecklingen skiljer sig mellan åldersgrupperna.
Daniel Ek, Spotify

Så mycket tjänar it-topparna – och några andra

0
Ur årets listor över dem som tjänar mest har vi tagit fram dem som har koppling till ingenjörer. Tonvikten ligger på it, men här finns också några andra.

Peter Larsson ska samordna industriprojekt i norr

0
Flera stora företagsetableringar och investeringar pågår och planeras i Norrbotten och Västerbotten. Regeringen har utsett Peter Larsson på Sveriges Ingenjörer att koordinera insatserna.

Så hanterar du gnälliga kollegor

0
Visst är det bra att framföra kritik, men vad gör du om du känner att klagomålen tar över och riskerar att skada verksamheten?
Camilla Hartman Frilander, arbetschef, och Sanna Svensson, platschef, på Peab i Örebro visar upp behållaren med tamponger som nu sätts upp på arbetsplatserna.

Peab i Örebro inför gratis tamponger på byggen

0
"Byggarbetsplatser ligger inte alltid centralt vilket också kan göra det svårt att hinna iväg på rasten för att handla om man glömt skydd", säger arbetschef Camilla Hartman Frilander.  

Sänkt skatt och högre studiestöd – här är några av de nya lagarna 2021

0
Sänkt skatt för äldre, högre studiestöd för vuxna och längre giltighetstid för högskoleprovet. Den 1 januari 2021 trädde en rad lagändringar i kraft. Här är sju som påverkar arbetslivet.
Hemarbetsplats

Vilket är ditt bästa jobba hemma-tips?

0
Har du hittat på någon smart lösning för din hemarbetsplats? Ett hemmafixat ståbord, ett verktyg du gillar eller en bra rutin som du kan tänka dig att dela med dig av?

Skillnad i lön, antagningspoäng och droger – det här blev mest läst 2020

0
Vad lästes med på Ingenjören.se under 2020? Här är topp-20-artiklarna.

Sex smarta tips för hemmakontoret

6
Det kan vara en utmaning att få den ergonomiska arbetsmiljön att funka i hemmet. Här är sex kreativa lösningar för hemarbetsplatsen som du kan inspireras av.

Så här bemöter du chefens argument under lönesamtalet

0
Har du funderat på vad chefen kommer svara på ditt lönekrav? Här är några tips på hur du bemöter chefens argument mot den lön som du anser är rimlig.

VI REKOMMENDERAR

Behåll dina rutiner för en smidigare jobbstart

0
Känns det segt att komma igång igen efter semestern? Här är tre steg som hjälper dig till en smidigare jobbstart.

TOPPLISTA