Kartlägg dina tidstjuvar och få mer gjort på jobbet

0
1158

Arbetsgivare som vill effektivisera köper ofta in nya system som tar tid att lära sig, kräver olika inlogg och inte kommunicerar med varandra.
– Försök istället hitta smartare sätt att jobba på som utgår från medarbetarnas behov och som förändrar beteenden, säger Edward Ringborg, digital strateg.

En av de största förändringarna på arbetsplatserna är hur mycket tid vi tillbringar framför en skärm. För kontorsarbetare är det i genomsnitt 81 procent av arbetstiden. Civilingenjören Edward Ringborg är en av ägarna av Diwo som hjälper företag att använda rätt teknik och förändra arbetssätt för att öka produktiviteten.

– Det skjuts ut ny teknik i dag men det råder ofta en förvirring om när man ska använda vad och varför. Det är inte ovanligt att ha upp mot 50 olika applikationer som man arbetar med dagligen och det är väldigt mycket, säger Edward Ringborg.

Edward Ringborg ser ofta att arbetsgivare som investerar i nya system och verktyg ägnar för lite tid åt att ta reda på varför man gör det och hur medarbetarna påverkas. IT-utvecklingen drivs helt enkelt inte av medarbetarnas behov.

Vilka är tidstjuvarna?

McKinsey släppte för några år sedan en rapport som visar att tjänstemän inte ägnar mer än 39 procent av arbetstiden åt det som de är anställda för att göra och tidstjuvarna har blivit ett arbetsmiljöproblem.

Diwo har gjort mätningar på arbetsplatser med sammanlagt tusentals medarbetare och kartlagt de tre största tidstjuvarna.

1. Hantera e-post
Tjänstemän ägnar i genomsnitt 2,3 timmar om dagen åt att hantera e-post. Ett problem med e-post är att det används till fel saker. För att samarbeta är det bättre att använda en plattform som exempelvis Teams, G-Suite eller Slack. Diwo ser en trend att fler företag sätter upp spelregler för att stoppa mejl internt och mejlande av dokument.

Möten är en av de största tidstjuvarna på arbetsplatsen. Många möten saknar agenda och det är inte alltid rätt personer som deltar. Foto: GettyImages.

2. Söka efter information
I snitt spenderar vi 31 procent av arbetstiden åt att söka och återskapa information. Därför krävs det bättre struktur kring hur information sparas och hanteras på arbetsplatsen.

3. Ineffektiv möteskultur
Många möten, både fysiska och digitala, saknar agenda och det är inte alltid rätt personer som deltar. Överväg vilka möten som är nödvändiga, se till att de är väl förberedda och att rätt personer är med.

Bättre ledarskap

För att hitta tidstjuvarna och få mer gjort på jobbet krävs det förändringar av den digitala arbetsmiljön men Edward Ringborg påpekar att teknik inte löser alla problem.

– Vi ser ett stort gap i dag mellan teknik och arbetsplatsproduktivitet. Den största utmaningen är faktiskt inte tekniken utan istället beteenden, ledarskap och engagemang, säger han.

Edward Ringborgs tre råd för att för att lyckas förändra arbetssätt:

  1. Hantera inte utvecklingen av den digitala arbetsplatsen som ett IT-projekt. HR, IT och kommunikation måste samverka. Och förstå att teknik är en möjliggörare, inte lösningen.

2. Förändringen måste vara behovsdriven från medarbetarna. Lansera inte ytterligare system som medarbetarna inte förstår varför och hur de ska använda. Börja med att ta reda på medarbetarnas behov, då kommer engagemanget att öka.

3. Våga tänk nytt, ta fram konkreta mål och bryt målen till beteenden = spelregler. Förändringar fungerar bara i praktiken om alla medarbetare vet svaret på frågorna: Vad ska vi sluta göra, vad ska vi börja göra men i viss mån också fortsätta göra?

Karin Virgin

LÄMNA EN KOMMENTAR

Please enter your comment!

Redaktionen förbehåller sig rätten att granska och redigera kommentarer. Publicering sker efter att inlägget granskats. Skriv gärna kort, håll god ton och håll dig till ämnet. Vi publicerar inte kommentarer med personangrepp. Kommentarsfältet stängs 21 dagar efter artikelns publiceringsdag.

Please enter your name here

SENASTE NYTT

FMV, Experis och Sigma fortsätter rekrytera.

De fortsätter att rekrytera ingenjörer 

Det är inte tvärstopp på arbetsmarknaden. Många verksamheter rullar på och rekryterar. Vi har pratat med några.

Så laddar du för din första löneförhandling

Glöm inte bort ditt värde i jakten på drömjobbet, även om det just nu är tufft på arbetsmarknaden. De rekommenderade ingångslönerna är ett av flera bra verktyg att luta sig mot.
Lars Mellbin, Mikael Thieme och Martin Enequist, medicintekniska ingenjörer i Region Halland, jobbar nu för fullt för att hantera situationen med Covid-19.

Ingenjörer i vården letar alternativ för att hantera corona

För ingenjörer som jobbar med medicinteknisk utrustning eller fastigheter inom vården har arbetet snabbt fått ställas om.   

Hundratusentals följer ingenjörens Coronakarta

Civilingenjören Elin Lütz har utvecklat coronakartan.se som nu har över 50 000 besökare om dagen.  

Jobberfarenhet kan bli genväg till studier

Att kunna dra nytta av sin arbetslivserfarenhet är en viktig komponent för att fler ska kunna utvecklas i yrkeslivet, enligt Valideringsdelegationen. Frågan är hur relevant är det för svenska ingenjörer.

Civilingenjören bytte yrke tre gånger: “Följde min nyfikenhet”

Civilingenjören Marléne Johansson har sadlat om från civilingenjör till lärare, startat eget företag och sedan bytt karriär en gång till. Och det är inget hon ångrar.

Över 8 000 ingenjörer korttidspermitteras

Den här veckan har tre av landets största industriföretag korttidspermitterat merparten av sina anställda. Nära 8 000 medlemmar i Sveriges Ingenjörer berörs.

Vänta med lönesamtalen till hösten

Avtalsrörelsen 2020 skjuts upp med anledning av coronaviruset. Sveriges Ingenjörers råd till företagen som berörs är att vänta med lönesamtalen.

Rekordstor bonus till Scanias anställda

Resultatbonusen för Scanias medarbetare blev rekordstor i år, en ljusglimt i dessa dystra coronatider.

Tre digitala tips som underlättar distansmötet

När allt fler uppmanas att jobba hemma ökar också behovet av att mötas digitalt. Här är tre tips som kan ge dina digitala möten ett lyft.