Så håller ni lågan uppe på distans

0
1969
När många jobbar hemifrån är det lätt att kommunikation faller mellan stolarna. Hur blir alla delaktiga i det som händer i verksamheten? Och hur gör vi för att se och uppmärksamma det arbete som de enskilda medarbetarna gör? Foto: Getty Images

Småpratet vid kaffemaskinen, snabba avstämningar i korridoren och allmänt jobbprat över lunchen. Hur ser man till att alla fortsätter vara engagerade i arbetet när de flesta jobbar hemifrån? Vedran Ismaili på Typelane delar med sig av hur de jobbar med att bygga medarbetarengagemang på distans.

Vedran Ismaili är vd och grundare på Typelane, ett företag som arbetar med att utveckla programvaror för onboarding och offboarding, där syftet är att få in medarbetare i företag och företagskulturer på ett bra sätt.

Vedran Ismaili, Typelane.

Liksom många andra införde de distansarbete över en natt då medarbetarna började jobba hemifrån för att undvika smittspridningen av coronaviruset. Även om de redan tidigare var vana att ha medarbetare som jobbar hemifrån och har bra koll på vad som är viktigt för att bygga kulturer där medarbetare känner delaktighet, blev det en stor förändring.

– Det blir tydligt att den sociala upplevelsen, att träffa kollegor och interagera med andra, är en viktig del av jobbet. Även om vi möts via video så saknas det djupet som man får i ett möte ansikte mot ansikte, säger Vedran Ismaili.

Sedd, hörd och involverad

Vedran Ismaili förklarar att medarbetarengagemang i grund och botten handlar om att folk vill bli sedda och hörda och kunna utvecklas i sitt arbete. Det som är viktigt för högt medarbetarengagemang är att man som anställd förstår hur ens arbete bidrar till företagets övergripande mål, att man känner att man får uppskattning för sitt arbete och att man har meningsfulla relationer med sina medarbetare.

Tre engagerande tips

  1. Säkra tekniken. Bra teknik är en grundförutsättning för att distansarbetet ska fungera. Det måste vara enkelt och smidigt att koppla upp sig, boka möten och dela dokument för att folk ska använda de digitala lösningar som finns. Ju större friktion desto troligare är det att folk inte deltar. Tänk också på säkerheten.
  2. Styr upp kommunikationen. Se till att kommunicera oftare, både inom företaget i stort, inom arbetsgrupper och person till person. Var explicit och tydlig, kommunicera gärna en gång för mycket.
  3. Visa empati. Lyssna in hur olika medarbetare upplever arbetet från hemmakontoret. Hitta sätt att få in det sociala i arbetsvardagen och dela med er av varandras tips för att få rutinerna att fungera.

När vi jobbar på distans blir detta en ännu större utmaning. Hur blir alla delaktiga i det som händer i verksamheten? Och hur gör vi för att se och uppmärksamma det arbete som de enskilda medarbetarna gör?

– Vi har insett att kommunikationen blir ännu viktigare. Vi behöver styra upp det sociala och prata mer om det som händer i vardagen och samtidigt inse att vi måste vara tydligare och mer explicita i vår kommunikation. Mycket kommunikation sker kontinuerligt på ett kontor, det är inget man tänker på, men mycket av det försvinner nu när samtliga är remote, konstaterar han.

Möten för olika behov

För att få tydlighet i sin kommunikation har Typelane infört en mötesstruktur med måndagsmöten för alla och dagliga morgonmöten för medarbetare som jobbar nära varandra i team. Här kan de stämma av arbetet, dela med sig av sin arbetsvardag och även hålla varandra uppdaterade om vad som händer i olika projekt.

– På måndagsmöten har alla möjlighet att ta upp frågor som vi diskuterar tillsammans. Det är vårt sätt att ge alla en inblick i vad som sker i samtliga team, vad fokus framåt är och stärka vår transparenta kultur.

Vedran Ismaili berättar att de jobbar mycket med att vara inlyssnande och att stötta och peppa varandra. De har även bokat in rena sociala möten, exempelvis gemensamt fika varje dag och after work på fredagar. Några medarbetare har dessutom dragit igång en promenadutmaning där man utmanar varandra att gå två kilometer varje dag.

– Ett bra sätt att skapa känslan av att vi jobbar tillsammans är att vi checkar in och ut varje dag. Vi skickar ett kort ”godmorgon” när vi loggar in på morgonen och ”hejdå” när vi går för dagen. Det gör det också lättare att sätta gränser för när man är på jobbet och när man är ledig, säger han.

Behöver ses öga mot öga

Men det är inte bara de arbetsrelaterade eller sociala samlingarna som är viktiga. Man får inte glömma bort de personliga mötena, poängterar han.

– Det är en orolig tid. Det är inte bara corona som oroar. Att folk blir korttidspermitterade, företag går i konkurs och osäkerheten kring hur länge det ska vara så här skapar också oro. Därför försöker jag anstränga mig lite mer och ha lite fler möten en och en för att fånga upp hur medarbetarna mår, berättar han.

Så gör Typelane

  • Måndagsmöten för alla varje vecka.
  • Dagliga morgonmöten för teamen.
  • Daglig in- och utcheckning i chatten.
  • Promenadutmaning. Gå två kilometer varje dag, fota det du ser.
  • Eftermiddagsfika via video varje dag.
  • After work via video varje fredag.

Läs mer på Typelanes blogg.

Delaktighet, kommunikation och empati är viktiga nycklar för att få distansarbetet att fungera. Samtidigt poängterar Vedran Ismaili att det är viktigt att komma ihåg att det som fungerar i en verksamhet kanske inte alls passar i en annan. Dessutom behöver man vara lyhörd för hur olika personer reagerar på hemarbete, vissa har större behov av att mötas socialt än andra.

– Våga experimentera och prova er fram. Det finns ingen silverbullet som fungerar för alla utan du måste själv hitta de lösningar som fungerar utifrån era förutsättningar, tipsar Vedran Ismaili.

Kontoret i ett nytt ljus

Att våren 2020 kommer att sätta avtryck på verksamheten är Vedran Ismail däremot övertygad om.

– Fler kommer att ta vara på möjligheterna med att jobba hemma, vi har kommit över tröskeln med tekniken. Men framför allt tror jag att vi kommer att se kontoret i ett helt nytt ljus, vi kommer att värdesätta de sociala mötena mer. Jag skulle inte bli förvånad om de som tidigare struntade i fredagsfikat för att de inte tyckte sig ha tid för det kommer att vara först på plats framöver, säger Vedran Ismaili.

Anna Nyström

LÄMNA EN KOMMENTAR

Please enter your comment!

Redaktionen förbehåller sig rätten att granska och redigera kommentarer. Publicering sker efter att inlägget granskats. Skriv gärna kort, håll god ton och håll dig till ämnet. Vi publicerar inte kommentarer med personangrepp. Kommentarsfältet stängs 21 dagar efter artikelns publiceringsdag.

Please enter your name here

SENASTE NYTT

Dra nytta av rekryterarens knep i jakten på nytt jobb

Vill du vidare i karriären? Den nya tjänsten Fråga rekryteraren kan ge dig goda råd och smarta tips på vägen till ditt nya jobb.
Sverige

Så mycket skiljer sig ingenjörers löner

Hur mycket skiljer lönen mellan ingenjörer som är chefer och de som inte är det? Mellan storstäder och övriga landet, privat och offentlig sektor och mellan civil- och högskoleingenjörer? Det får du svar på här.

Gör testet som mäter din trötthet

Hur trött känner du dig efter jobbet? Gör Sahlgrenska sjukhusets test som ger svar på din situation. Isolering vid hemarbete är en riskfaktor för trötthet.

Klarar du dig om du blir arbetslös?

Gör en riskanalys, se över din budget och testa kriståligheten för just din ekonomi. Det är tre bra tips för att slippa känna oro.

”Utan oss stannar sjukhusen”

När coronapandemin belastade sjukvården till bristningsgränsen arbetade också medicinteknikerna långa pass, ofta nära smittade patienter. Men i mediabevakningen har de hamnat i skuggan.

Högskolor tar fram utbildningar för ingenjörer i industrin

Tretton lärosäten har tillsammans tagit fram digitala utbildningar för yrkesverksamma ingenjörer inom industrin. Efter årsskiftet kan 1 000 utbildningsplatser bli tillgängliga.

Göteborgs första stadsbonde är en ingenjör

Klara Hansson är stadsbonde i Göteborg. "Jag inser att jag har stor nytta av mina ingenjörskunskaper i det jobb jag har nu" berättar hon.
Hemarbetsplats

Tänk på ljuset på (hemma)kontoret

Får kökslampan eller mysbelysningen fungera som arbetslampor när du jobbar hemma? Här ger synergonomen Per Nylén råd för hemmakontoret och kontoret. 

Ställ krav på din arbetsmiljö i hemmet

"Det är inte rimligt att anställda själva står för kostnaden att anpassa en arbetsplats i hemmet för en god arbetsmiljö" säger Magnus Skagerfält, sakkunnig på Sveriges Ingenjörer.

AB Volvo avslutar alla permitteringar

– Vi tror att våra medlemmar tycker att det är positivt och ger en signal i rätt riktning, säger Peter Månsson, koncernförhandlare för akademikerna på AB Volvo, om företagets beslut att avsluta permitteringarna.