Medlemstidning för Sveriges Ingenjörer
Hem Arbetsliv Så skapar du närvaro på distans

Så skapar du närvaro på distans

Undvik fysiska möten, håll avstånd och jobba hemma om du kan. Det är goda råd i coronatider, men innebär också att vi behöver tänka lite mer på hur vi bemöter varandra i arbetsvardagen. Annmarie Palm, expert på vett och etikett i arbetslivet, delar med sig av sina bästa råd.

Det som i normala fall kommer naturligt – kommentarer under ett möte, personliga samtal i kafferummet eller uppmuntrande ord vid kollegans skrivbord – det försvinner när fler jobbar på distans och när vi uppmanas att hålla avstånd till varandra. Digitala möten i all ära, men om vi inte tänker till kring hur vi bemöter varandra även i en tid av social distansering riskerar vi att tappa både motivation och engagemang.

Annmarie Palm, etikettexpert på Relationista. Foto: Katriina Mäkinen

– Den största utmaningen är att få alla att känna sig inkluderade – att bli sedda och känna uppskattning. De digitala mötena ger andra förutsättningar och därmed andra utmaningar än normalt, säger Annmarie Palm, expert på vett och etikett i arbetslivet.

Småpratet glöms bort

Annmarie Palm brinner för är det som hon kallar Business Behavior, där en viktig del handlar om ”vett och etikett”, alltså om hur vi beter oss mot varandra på jobbet, mot kollegor och kunder. Det kan vara enkla saker som att komma i tid, återkoppla och hålla det man kommit överens om. Men även de små sakerna i vardagen som gör att vi känner gemenskap och samhörighet. På arbetsplatser där medarbetarna jobbar hemifrån blir dessa små relationsbyggande handlingar en utmaning.

– Vi har ett behov av att ses rent fysiskt, se varandras kroppsspråk, ge positiv feedback eller bara erbjuda hjälp om man ser att någon verkar stressad.

Annmarie Palm påminner om att man på distans behöver hitta utrymmet även för de små samtalen, att ringa för att höra hur någon mår, eller bara prata en stund. Det är lättare att glömma bort än de mer formella mötena.

Hamnar någon utanför?

– Ytterst är det en ledarskapsfråga att se till att alla känner sig viktiga och involverade även på distans, men om din chef inte tar kommandot tycker jag att du själv kan ta tag i situationen och hjälpa din chef att styra upp detta, tipsar Annmarie Palm.

Tre tips som främjar relationerna

  1. Se till att ha regelbundna möten och att alla är med. Var uppmärksam på om någon drar sig undan.
  2. Fråga hur folk mår och har det. Uppmuntra varandra att visa omsorg.
  3. Styr upp era möten, allt från kallelser till agenda och protokoll. Prata om hur ni skapar engagemang i mötet och hur ni vill att ni beter er mot varandra.

Det är också bra att hjälpas åt med att skapa struktur och rutiner för sina möten, både de formella och de mer informella. Hur vill ni att de ska fungera, hur ofta ska ni ses, vilka typer av möten ska ni ha, hur ska agendan se ut och hur ser ni till att alla känner sig involverade?

– Det absolut viktigaste när vi jobbar mer på distans är att se till att hålla möten. Men tänk också på att bjuda in de som normalt inte brukar vara med, vaktmästaren eller receptionisten. Det är lätt att vissa personer hamnar på sidan av och tappar kontakten med verksamheten, säger hon.

Härskartekniker får inte plats

En intressant aspekt av digitala möten är att de på vissa sätt blir mer demokratiska än vanliga fysiska möten.

– De blir mer på lika villkor för alla deltagare. Invanda hierarkiska beteenden och härskartekniker får inte plats på samma sätt. Att till exempel ignorera den som pratar, himla med ögonen, ge varandra blickar eller på andra sätt förminska den som pratar med sitt kroppsspråk fungerar inte lika bra i digitala sammanhang, konstaterar Annmarie Palm.

De flesta börjar ha koll på tekniken för digitala möten, men Annmarie Palm har märkt av ett ökat intresse för att utveckla sin möteskompetens. Själv har hon tagit fram en digital kurs om vett och etikett vid distansarbete i samarbete med lärplattformen Baloo Learning. Här blandas tips och råd kring vad man bör tänka på för att uppfattas som professionell av sina mötesdeltagare med förslag på saker som verksamheter själva kan ta beslut om att enas kring.

– Jag tror att de digitala mötena har synliggjort behoven av mer struktur, men också gjort oss uppmärksamma på hur viktiga relationerna är. Lönsamhet är mer än ekonomi, för att vara hållbara behöver vi vara bra på att skapa goda relationer.

Anna Nyström

LÄMNA EN KOMMENTAR

Please enter your comment!
Please enter your name here

SENASTE NYTT

På tur i liten bil

Ingenjören tar semester – vi ses igen den 16 augusti!

0
Följ oss gärna på Facebook och LinkedIn där vi lägger ut lästips hela sommaren. Här på Ingenjören.se är vi tillbaka den 16 augusti. Trevlig sommar! 

Ingenjörerna har jobbat mer under pandemin

0
Nästan 30 procent av ingenjörerna har fått en större arbetsbelastning under pandemin. Det är dessutom en liten ökning jämfört med förra våren.

Omformulerade platsannonser – betydligt fler kvinnor sökte 

0
Genom några enkla omformuleringar i platsannonser ökade IT-bolaget Tieto Evry andelen kvinnor som sökte med 32 procent.
Maria Samuelsson, ABB

ABB lyfter HBTQ-frågor – ”Ska kunna vara den man är”

0
Det ska gå att vara öppen HBTQ-person på ABB utan att bemötas illa. I juni hade företaget Pride-månad. Men Akademikerföreningen tycker att företaget är sent på bollen.

Civilingenjör debuterar som sommarvärd

1
"Jag kommer att prata om teknik i framkant och hur den interagerar med oss som människor. Men också vad som krävs av oss som människor att leva i en snabbt föränderlig värld", berättar Claudia Olsson som sommarpratar den 9 augusti.
Bilder från de mest lästa artiklarna 2021

Livslön, konsultpriser och gnälliga kollegor – det här är mest läst i år

0
Här är de 20 artiklar flest läst på Ingenjören.se första halvåret 2021.

Därför kan det löna sig att bli jobbonär

0
Allt fler väljer att jobba samtidigt som de börjar ta ut sin pension. Pensionsmyndighetens beräkningar visar att det dessutom kan löna sig ekonomiskt. 

Unga chefer är mer uppskattade än de själva tror

0
Unga chefer, framför allt kvinnor, har ofta ett annat ledarskap än äldre och manliga chefer. Därför är de mer uppskattade av medarbetare i alla åldrar.
Distans- och kontorsarbete

Olika beslut på teknikföretagen om distans eller kontor

5
Hur kommer Getinge, Ericsson, KTH, Facebook med flera att jobba framöver? Det får du svar på här.

Sveriges bästa lärare är en ingenjör

0
Anders Nyberg vid Leksands gymnasium har utsetts till Sveriges bästa lärare. "Det är ett jätteroligt yrke som jag trivs väldigt bra med".

VI REKOMMENDERAR

Henrik Dahlin

Ta tag i din gamnacke och ömmande muskler

0
Sveriges Ingenjörers träningsexpert ger tips för att ta hand om och stärka kroppen.

TOPPLISTA