Medlemstidning för Sveriges Ingenjörer
Hem Arbetsliv Så skapar du närvaro på distans

Så skapar du närvaro på distans

Undvik fysiska möten, håll avstånd och jobba hemma om du kan. Det är goda råd i coronatider, men innebär också att vi behöver tänka lite mer på hur vi bemöter varandra i arbetsvardagen. Annmarie Palm, expert på vett och etikett i arbetslivet, delar med sig av sina bästa råd.

Det som i normala fall kommer naturligt – kommentarer under ett möte, personliga samtal i kafferummet eller uppmuntrande ord vid kollegans skrivbord – det försvinner när fler jobbar på distans och när vi uppmanas att hålla avstånd till varandra. Digitala möten i all ära, men om vi inte tänker till kring hur vi bemöter varandra även i en tid av social distansering riskerar vi att tappa både motivation och engagemang.

Annmarie Palm, etikettexpert på Relationista. Foto: Katriina Mäkinen

– Den största utmaningen är att få alla att känna sig inkluderade – att bli sedda och känna uppskattning. De digitala mötena ger andra förutsättningar och därmed andra utmaningar än normalt, säger Annmarie Palm, expert på vett och etikett i arbetslivet.

Småpratet glöms bort

Annmarie Palm brinner för är det som hon kallar Business Behavior, där en viktig del handlar om ”vett och etikett”, alltså om hur vi beter oss mot varandra på jobbet, mot kollegor och kunder. Det kan vara enkla saker som att komma i tid, återkoppla och hålla det man kommit överens om. Men även de små sakerna i vardagen som gör att vi känner gemenskap och samhörighet. På arbetsplatser där medarbetarna jobbar hemifrån blir dessa små relationsbyggande handlingar en utmaning.

– Vi har ett behov av att ses rent fysiskt, se varandras kroppsspråk, ge positiv feedback eller bara erbjuda hjälp om man ser att någon verkar stressad.

Annmarie Palm påminner om att man på distans behöver hitta utrymmet även för de små samtalen, att ringa för att höra hur någon mår, eller bara prata en stund. Det är lättare att glömma bort än de mer formella mötena.

Hamnar någon utanför?

– Ytterst är det en ledarskapsfråga att se till att alla känner sig viktiga och involverade även på distans, men om din chef inte tar kommandot tycker jag att du själv kan ta tag i situationen och hjälpa din chef att styra upp detta, tipsar Annmarie Palm.

Tre tips som främjar relationerna

  1. Se till att ha regelbundna möten och att alla är med. Var uppmärksam på om någon drar sig undan.
  2. Fråga hur folk mår och har det. Uppmuntra varandra att visa omsorg.
  3. Styr upp era möten, allt från kallelser till agenda och protokoll. Prata om hur ni skapar engagemang i mötet och hur ni vill att ni beter er mot varandra.

Det är också bra att hjälpas åt med att skapa struktur och rutiner för sina möten, både de formella och de mer informella. Hur vill ni att de ska fungera, hur ofta ska ni ses, vilka typer av möten ska ni ha, hur ska agendan se ut och hur ser ni till att alla känner sig involverade?

– Det absolut viktigaste när vi jobbar mer på distans är att se till att hålla möten. Men tänk också på att bjuda in de som normalt inte brukar vara med, vaktmästaren eller receptionisten. Det är lätt att vissa personer hamnar på sidan av och tappar kontakten med verksamheten, säger hon.

Härskartekniker får inte plats

En intressant aspekt av digitala möten är att de på vissa sätt blir mer demokratiska än vanliga fysiska möten.

– De blir mer på lika villkor för alla deltagare. Invanda hierarkiska beteenden och härskartekniker får inte plats på samma sätt. Att till exempel ignorera den som pratar, himla med ögonen, ge varandra blickar eller på andra sätt förminska den som pratar med sitt kroppsspråk fungerar inte lika bra i digitala sammanhang, konstaterar Annmarie Palm.

De flesta börjar ha koll på tekniken för digitala möten, men Annmarie Palm har märkt av ett ökat intresse för att utveckla sin möteskompetens. Själv har hon tagit fram en digital kurs om vett och etikett vid distansarbete i samarbete med lärplattformen Baloo Learning. Här blandas tips och råd kring vad man bör tänka på för att uppfattas som professionell av sina mötesdeltagare med förslag på saker som verksamheter själva kan ta beslut om att enas kring.

– Jag tror att de digitala mötena har synliggjort behoven av mer struktur, men också gjort oss uppmärksamma på hur viktiga relationerna är. Lönsamhet är mer än ekonomi, för att vara hållbara behöver vi vara bra på att skapa goda relationer.

Anna Nyström

LÄMNA EN KOMMENTAR

Please enter your comment!
Please enter your name here

SENASTE NYTT

Byggcheferna har något att lära andra chefer (fastän de inte tror det själva)

0
Cheferna på en byggarbetsplats har ett unikt ledarskap – men kanske inte på det sätt man först tänker. En ny bok sätter fokus på de ledare som själva aldrig skulle framhäva sig som experter på ledarskap.
Distansarbete

Förslag: Skriv in möjligheten att jobba på distans i avtalen

1
Slå fast i avtalen att det ska vara ökade möjligheter att jobba på distans även efter pandemin. Det är ett av förslagen till årets Ingenjörsfullmäktige. Andra förslag handlar om allt från medlemsavgiften till ett Ingenjörernas Hus i Göteborg.

Ericsson vill överge fasta arbetsplatser

16
Ericsson planerar att bygga om kontor till mötesplatser där de egna arbetsplatserna försvinner. Sveriges Ingenjörer är oroliga för att utvecklingsteamen kan behöva gå skiftgång.
Programmeringsböcker

Nu har Python passerat Java och C – här är de 50 populäraste språken

0
Python är det mest populära programmeringsspråket enligt Tiobe-indexet. Men säger den typen av index något? "De är en bra start", svarar KTH-professorn Benoit Baudry.

Här är hunden välkommen på kontoret

2
När mobiloperatören Tre nu öppnat för återgång till kontoret är också hundar välkomna. Det gör det möjligt för valpen Lukas att följa med sin husse på jobbet.

Managementkonsulten sadlar om till skådespelare

0
Trivs du med jobbet men drömmer ändå om att göra något helt annat? Det gjorde civilingenjören Annie Dahlin. Nu utbildar hon sig till skådespelare.

Här är kommunerna som kommit längst med klimatanpassning

0
Det är fortfarande få kommuner som kommit igång med ett systematiskt arbete med klimatanpassningar. Bäst är Lomma, tätt följt av Norrköping.
Karin Adelsköld

Har ni kul här, eller?

1
Vad är väl en dag på jobbet? Den kan vara tråkig och trist och... ganska kul. Här ger humorproffset Karin Adelsköld sina tips för en roligare jobbvardag.

Ny studie tar sig an störande ljud på kontoret

5
Det kan vara svårt att koncentrera sig i öppna kontorslandskap. Nu ska forskare undersöka om man kan skapa en bättre arbetsmiljö med hjälp av ljud.

Se upp för riskerna med distansarbete

0
– Distansarbete kan bli en kil mellan kollegorna och utvecklas till en missnöjeskultur, säger forskaren Linda Widar.

VI REKOMMENDERAR

Se till att du får rätt lön på första jobbet

1
Ska du förhandla din första lön? Ta reda på så mycket du kan om arbetet och se till att du kommer in rätt i lönestrukturen.

TOPPLISTA