Digitala möten kan bli mycket bättre

1
2604

Är du med? Funkar tekniken? Så dåligt det hörs.
De digitala mötena är här för att stanna. Men hur får vi dem att fungera?

Youtubeklippet ovan är något de flesta som har sysslat med digitala möten kan känna igen sig i. Inlogget strular, någon slängs ut, hur vet vi vem som är där, hur håller vi tråden och vad kom vi egentligen fram till? Samtidigt behöver vi ha möten där platsen deltagarna befinner sig på inte är avgörande för om de kan delta eller inte.
– Ett dåligt fysiskt möte blir inte bättre för att det blir digitalt, säger Ulrika Eklund organisationskonsult och en av författarna bakom boken Distansmöten som just kom med en engelsk version på Idealistas förlag.
– Tekniken är ett riskmoment, säger Terese Raymond, pedagog och bokens andra författare, men när vi har lärt oss att behärska den är det hur vi beter oss som avgör om det blir bra eller inte.distansmöteniogen

Miljösmarta och tidseffektiva. Distansmötena har många fördelar som att alla kan delta var de än befinner sig. De är också mer tillgängliga för den som har en funktionsnedsättning. Restiden försvinner liksom förmodligen extra lokalhyra. Kostnadsmässigt är alltså digitala möten klart överlägsna de fysiska.

Lotta Granberg på biståndsorganisationen Forum Syd har en verksamhet som i mycket liknar ett globalt företag och beskriver hur organisationen lyckas ha distansmöten med 50 deltagare grupperade på fem regionkontor.

– Då har varje kontor var sin kamera, mikrofoner och högtalare. Men så stora möten kanske mest är för information. Mindre möten, med upp till sju deltagare tar vi på Skype. Men ett digitalt möte kräver precis som andra möten att du är väl förberedd och har syftet och dagordningen klar för dig.

Hon tar till speciella verktyg och pedagogiska strukturer för att uppväga nackdelarna av att deltagarna kanske inte ser varandra, inte kan interagera och att kroppsspråk saknas.

– En del tycker att man sitter som i en bubbla, säger hon. Jag brukar väva in frågor och be deltagarna reagera på det som sägs. Tystnad kan aldrig tolkas som medhåll i ett distansmöte. Och så kanske man behöver en chat vid sidan av för allt small talk som är betydelsefullt.

Ulrika Eklund och Terese Raymond menar att mycket av det som gör ett möte bra är detsamma för digitala och fysiska möten, men de listar ändå fem tips för bra distansmöten:

1: Mötets syfte – varför ska ni ha möte? Den visionen bör deltagarna dela liksom ansvaret för resultatet av mötet.
2. Digitalt deltagande. Försäkra er om att alla är vana vid tekniken. Kalla deltagarna en kvart innan mötet ska börja, eller att ha ett förmöte och testa tekniken.
3. Moderator (kan vara samma som mötesledaren men inte nödvändigtvis). Någon behöver hjälpa deltagarna med processen och se till att inte några förblir tysta och att mötet faktiskt diskuterar rätt frågor och kommer till det resultat som är meningen.
4. Utforma mötet utifrån syftet. Kanske ska en del material delges deltagarna före mötet, kanske ska de ge input till mötet i förväg?
5. Tänk på säkerheten. Det kan finnas deltagare som utsätts för risker bara genom att delta i mötet. Utforma i så fall mötet för deras säkerhet, var varsam med deltagarlistor och hur frågor ställs.

– Och skapa bikupor för reflektion, säger Ulrika Eklund. En chatt eller ett forum där man verkligen kan diskutera. Småprat är en viktig del av samarbete.

Jenny Grensman

1 KOMMENTAR

LÄMNA EN KOMMENTAR

Please enter your comment!

Redaktionen förbehåller sig rätten att granska och redigera kommentarer. Publicering sker efter att inlägget granskats. Skriv gärna kort, håll god ton och håll dig till ämnet. Vi publicerar inte kommentarer med personangrepp. Kommentarsfältet stängs 21 dagar efter artikelns publiceringsdag.

Please enter your name here

SENASTE NYTT

Karriären inte slut efter utbrändheten

Sofia Wahling drabbades av utmattning på sitt första jobb. Det fick henne att tänka om. Idag är hon på ett jobb där hon trivs och mår bra. Här delar hon med sig av sina bästa råd.
Johan Westerman, Stockholms universitet

Ny studie: Den som byter jobb ofta lär sig mer

Det är inte bara lönen som ofta höjs när vi byter jobb. Vi lär oss också mer, visar en ny studie. Och det är som tydligast för personer mellan 40 och 55 år. 

Akademikernas ordförande på Volvo: ”Jag vill inte vara med om det här igen”

– Det är inte en hållbar lösning att lägga ett större varsel var tionde år för att företaget behöver ny kompetens, säger Anna Margitin, Akademikerföreningens ordförande på Volvo Cars.
Övervakning

Övervakning på jobbet ökar – också i Sverige

Allt fler arbetsgivare kollar vad anställda skriver i mejl, om de tittar på Youtube eller byter fönster under Teams-mötet. Nu behöver anställda och fack få koll på vad som sker, menar it-experten Mattias Beijmo.

Risk för fler tvister om Las förändras

Helene Robson, chefsjurist på Sveriges Ingenjörer, varnar för fler tvister på arbetsmarknaden om det blir förändringar i Lagen om anställningsskydd.

”Har jag rätt till avdrag för hemmakontoret?”

Se till att din arbetsgivare tillhandahåller den utrustning du behöver. Det är den bästa lösningen enligt Skatteverkets expert.
Annica Norlenius

140 på GKN Aerospace tar erbjudande om avgångsvederlag 

I juni meddelade GKN Aerospace i Trollhättan att var sjätte tjänst, 350 av 2 100, måste bort. För att inte bara yngre ska få sluta har facket och företaget kommit överens om att ha frivilligavtal.

”De största tekniska genombrotten är också våra största utmaningar”

Ingenjörer som yrkesgrupp har haft en avgörande roll i den svenska samhällsutvecklingen. Nu kommer en ny bok som sätter ingenjören i sitt historiska sammanhang. 

Chalmers erbjuder anställda avgångspaket

I juni varslade Chalmers 180 personer om uppsägning. Nu erbjuder man samtliga tillsvidareanställda möjlighet till avgångspaket.

Arbetstid och stress blir viktiga frågor i statens avtalsrörelse

Större inflytande, bland annat över arbetstiden, blir en viktig fråga i förhandlingarna om ett nytt avtal för akademikerna inom staten.