Medlemstidning för Sveriges Ingenjörer
Hem Arbetsliv De halverade handläggningstiden för bygglov

De halverade handläggningstiden för bygglov

2011 tog det i genomsnitt 60 dagar att få ett bygglov i Norrtälje kommun. I dag är siffran nere på 30 dagar – och mediantiden har sänkts från 40 till 17 dagar. Bakom förbättringen ligger både digitalisering, att titta på processer och att lyssna på invånarna.   

Det var 2010 som bygg- och miljökontoret i Norrtälje konstaterade att kortare handläggningstider för bygglov var det som invånarna önskade sig mest.

Karolina Nordstrand
Karolina Nordstrand under ett arbetspass i Bygglovs- och VA-bussen. Tack vare digitaliseringen kan handläggarna jobba var som helst och ändå kunna behandla alla ärenden.

– När man identifierade processerna blev det tydligt vilka led som inte bidrog till att öka kundvärdet. Framförallt var det administrationen, när ärendena hoppade mellan olika arbetsgrupper – med registrering, att skapa en akt, tilldela en handläggare och begära in kompletteringar, berättar bygglovshandläggaren Karolina Nordstrand.

I dag loggar hälften av kunderna in med bank-id och registrerar sina bygglovsansökningar digitalt. Också grannar som får ha synpunkter kan lämna dem digitalt. Övriga ansökningar kommer på papper eller mejl. De läggs in i systemet av förvaltningen och sedan sköts allt digitalt.

Det gör att handläggarna snabbt får fram alla handlingar och händelser som påverkar ärendet. Kommunikationen med kunderna sköts direkt genom systemet och behöver inte registreras separat.

– Förut tillbringade jag stora delar av dagarna i kopieringsrummet men nu finns allt i systemet. Det är en befrielse att kunna göra allt där. Man kan jobba hemifrån eller varifrån som helst, konstaterar Karolina Nordstrand.

När bygglovet är klart får kunden svara på frågor digitalt. Svaren syns på skärmar på kontoret. Man ser också hela tiden hur man ligger till med ärendena och allt följs upp dagligen.

– När jag går in i köket på morgonen och tar kaffe läser jag vad invånarna tycker. För det mesta är det positiva kommentarer. De tycker att vi är hjälpsamma och att vi har en bra dialog. Ibland är det också personliga kommentarer och de tackar handläggaren för att allt gått så bra.

Men det kommer också upp förbättringsförslag och saker som inte fungerat.

– Det var en omställning att det kommer upp på en skärm. Men man kommer in i det och då tänker man bara på att det är bra för invånaren och för att själv kunna utvecklas. Men det kräver att man tar det som konstruktiv kritik och gör något åt det och att ledarskapet visar att avvikelser är ok.

Bland bygglovshandläggarna har det växt fram en kultur där alla är öppna för digitala arbetssätt och alla är med och fortsätter att förbättra arbetet.

När det sker avvikelser från rutinerna eller någon har andra förbättringsförslag skriver man in det i ett särskilt system. En grupp tar hand om synpunkterna, sammanställer dem och delar ut arbetsuppgifter för att genomföra dem.

I dag är det lika många som arbetar med bygglov som innan förändringarna, men antalet ärenden har samtidigt ökat från 1000 till 2500. Trots det gör effektiviseringen att det finns mer tid över i dag.

– Man hinner fokusera på att vara rättssäker, granska ärenden, läsa rättsfall och omvärldsbevaka. Eftersom effektiviseringen frigör tid kan man förbättra ännu mer och få ännu mer tid över – det blir en god spiral.

Nu tittar man bland annat på att också integrera karttjänster.

Till andra som vill ta efter det här sättet att jobba ger Karolina Nordstrand råden att vara öppen för digitalt förbättringsarbete, att tillsammans arbeta fram e-tjänster – och att gärna ta kontakt med bygg- och miljökontoret i Norrtälje.

Karin Thorsell

2 KOMMENTARER

  1. Som kund kan jag konstatera att detta fungerar mycket bra. Jag har både upplevt effektivitet och ett bra bemötande. Det hänger kanske samman? Ett bättre sätt att jobba med mindre tidsspill minskar stress och underlättar fokus på att hjälpa mig som kund. Ser fram mot en spännande fortsättning. Lycka till!

  2. Ett utmärkt initiativ och ett bra exempel på hur stora effektivitetsvinster en kommun kan göra samtidigt som kundnyttan förbättras.

LÄMNA EN KOMMENTAR

Please enter your comment!
Please enter your name here

SENASTE NYTT

Vad är min övertid värd?

0
Vad bör jag ha koll på när jag avtalar bort bort min övertid? Och hur mycket är den övertiden värd? Christoffer Sörman, ombudsman på Sveriges Ingenjörer delar med sig av sina bästa råd.

Det här är frågorna om semester som många ställer nu

0
Fick du inte semesterveckorna du hade hoppats på? Vill du hellre vara långledig på vintern men chefen säger nej? Viktor Rosencrantz, ombudsman på Sveriges Ingenjörer, svarar på de hetaste semesterfrågorna.
Patricia Quaglia och Sofia Johannesson

Hållbarhet och chefsfrågor vinnare i Ingenjörsvalet

0
Årets Ingenjörsval är avgjort. Ericssonlistan blev störst, men störst ökning fick Ingenjörer för ett hållbart samhälle och Chefer och ledarskap. Dessutom ökade valdeltagandet.

Här är årets 70 hetaste forskningsprojekt

0
Teknik i mänsklighetens tjänst var temat för årets IVA-lista över forskning med potential att förändra världen. Här är hela listan.

Tre metoder som tar udden av stressen

0
Oro kan komma plötsligt, lägga sig som ett lock över tankarna och ge ont i magen – även när den är helt obefogat. Här är tre konkreta tips på hur du kan hantera oro och stress i vardagen.
Arbetslöshet april 2020-april 2022

Arbetslösheten sjunker igen – men skillnad mellan inriktningarna

0
Arbetslösheten för ingenjörer fortsätter att sjunka och tangerar nu den lägsta nivån sedan 2012. Men nivåerna skiljer sig mellan inriktningarna – särskilt för civilingenjörer.

Kreativa ingenjörer gör vetenskap spännande för alla

0
Att göra vetenskap begriplig är utmaningen som inspirerar forskningsingenjörerna Magnus Lindgren och Gabrielle Beans Picón på Curiosum i Umeå. Läs vad de gör på jobbet.

Byt jobb och höj din lön

0
Det finns inget bättre sätt att höja sin lön än att byta jobb. Ingenjörer inom privat sektor som bytte jobb under 2021 fick i genomsnitt 3 000 kronor högre lön än de som stannade kvar.
Prokrastinering

Så slutar du skjuta upp viktiga arbetsuppgifter

0
Vattnar du blommorna eller kollar mejl i stället för att ta tag i viktiga uppgifter på jobbet? Läs då de här råden från Harvard Business Review.

Nytt verktyg förutspår kompetensbehoven

0
Vilket programmeringsspråk är hetast just nu? Nu lanseras ett nytt verktyg som kan förutsäga efterfrågan på digital kompetens inom data och IT. 

INGENJÖRSKARRIÄR

VI REKOMMENDERAR

Cykel som förmån – hur funkar det?

2
Den 1 januari 2022 infördes en skattelättnad för så kallade förmånscyklar – när arbetsgivare tillhandahåller cyklar för privat bruk till sina anställda. Men hur fungerar det att skaffa cykel via jobbet? Och är det bra?

TOPPLISTA