Medlemstidning för Sveriges Ingenjörer
Hem Arbetsliv De halverade handläggningstiden för bygglov

De halverade handläggningstiden för bygglov

2011 tog det i genomsnitt 60 dagar att få ett bygglov i Norrtälje kommun. I dag är siffran nere på 30 dagar – och mediantiden har sänkts från 40 till 17 dagar. Bakom förbättringen ligger både digitalisering, att titta på processer och att lyssna på invånarna.   

Det var 2010 som bygg- och miljökontoret i Norrtälje konstaterade att kortare handläggningstider för bygglov var det som invånarna önskade sig mest.

Karolina Nordstrand
Karolina Nordstrand under ett arbetspass i Bygglovs- och VA-bussen. Tack vare digitaliseringen kan handläggarna jobba var som helst och ändå kunna behandla alla ärenden.

– När man identifierade processerna blev det tydligt vilka led som inte bidrog till att öka kundvärdet. Framförallt var det administrationen, när ärendena hoppade mellan olika arbetsgrupper – med registrering, att skapa en akt, tilldela en handläggare och begära in kompletteringar, berättar bygglovshandläggaren Karolina Nordstrand.

I dag loggar hälften av kunderna in med bank-id och registrerar sina bygglovsansökningar digitalt. Också grannar som får ha synpunkter kan lämna dem digitalt. Övriga ansökningar kommer på papper eller mejl. De läggs in i systemet av förvaltningen och sedan sköts allt digitalt.

Det gör att handläggarna snabbt får fram alla handlingar och händelser som påverkar ärendet. Kommunikationen med kunderna sköts direkt genom systemet och behöver inte registreras separat.

– Förut tillbringade jag stora delar av dagarna i kopieringsrummet men nu finns allt i systemet. Det är en befrielse att kunna göra allt där. Man kan jobba hemifrån eller varifrån som helst, konstaterar Karolina Nordstrand.

När bygglovet är klart får kunden svara på frågor digitalt. Svaren syns på skärmar på kontoret. Man ser också hela tiden hur man ligger till med ärendena och allt följs upp dagligen.

– När jag går in i köket på morgonen och tar kaffe läser jag vad invånarna tycker. För det mesta är det positiva kommentarer. De tycker att vi är hjälpsamma och att vi har en bra dialog. Ibland är det också personliga kommentarer och de tackar handläggaren för att allt gått så bra.

Men det kommer också upp förbättringsförslag och saker som inte fungerat.

– Det var en omställning att det kommer upp på en skärm. Men man kommer in i det och då tänker man bara på att det är bra för invånaren och för att själv kunna utvecklas. Men det kräver att man tar det som konstruktiv kritik och gör något åt det och att ledarskapet visar att avvikelser är ok.

Bland bygglovshandläggarna har det växt fram en kultur där alla är öppna för digitala arbetssätt och alla är med och fortsätter att förbättra arbetet.

När det sker avvikelser från rutinerna eller någon har andra förbättringsförslag skriver man in det i ett särskilt system. En grupp tar hand om synpunkterna, sammanställer dem och delar ut arbetsuppgifter för att genomföra dem.

I dag är det lika många som arbetar med bygglov som innan förändringarna, men antalet ärenden har samtidigt ökat från 1000 till 2500. Trots det gör effektiviseringen att det finns mer tid över i dag.

– Man hinner fokusera på att vara rättssäker, granska ärenden, läsa rättsfall och omvärldsbevaka. Eftersom effektiviseringen frigör tid kan man förbättra ännu mer och få ännu mer tid över – det blir en god spiral.

Nu tittar man bland annat på att också integrera karttjänster.

Till andra som vill ta efter det här sättet att jobba ger Karolina Nordstrand råden att vara öppen för digitalt förbättringsarbete, att tillsammans arbeta fram e-tjänster – och att gärna ta kontakt med bygg- och miljökontoret i Norrtälje.

Karin Thorsell

2 KOMMENTARER

  1. Som kund kan jag konstatera att detta fungerar mycket bra. Jag har både upplevt effektivitet och ett bra bemötande. Det hänger kanske samman? Ett bättre sätt att jobba med mindre tidsspill minskar stress och underlättar fokus på att hjälpa mig som kund. Ser fram mot en spännande fortsättning. Lycka till!

  2. Ett utmärkt initiativ och ett bra exempel på hur stora effektivitetsvinster en kommun kan göra samtidigt som kundnyttan förbättras.

LÄMNA EN KOMMENTAR

Please enter your comment!
Please enter your name here

SENASTE NYTT

hand som skriver på kontrakt

Åtta tips – tänk på det här innan du skriver på

0
Skriver du på anställningsavtalet och tänker att villkoren enkelt går att omförhandla? Eller att villkor ”egentligen inte gäller”? Tänk då om.

Sveriges Ingenjörer på Ericsson: ”Inte nu igen”

8
Efter invasionen av Ukraina har Ericsson sökt och beviljats tillstånd för export till Ryssland. Men bolaget har hävdat att exporten upphört.  Det har fått Sveriges Ingenjörer på Ericsson att reagera med besvikelse.
Ingenjörer i riksdagen 2022

Fler ingenjörer i riksdagen efter valet

0
De senaste två mandatperioderna har 12–13 av riksdagens 349 ledamöter varit ingenjörer. Nu har antalet ökat till minst 18 – och alla partier har minst en ledamot som är ingenjör.

Här är de 21 vanligaste frågorna om omställningsstudiestödet

0
Från den 1 oktober kan du söka stöd för att börja plugga nästa år med upp till 80 procent av lönen. Sveriges Ingenjörers förhandlingschef Camilla Frankelius svara på 21 frågor om hur stödet fungerar.

Så söker du omställningsstudiestödet – en guide i sex steg

0
Den 1 oktober öppnar ansökan för att söka omställningsstudiestödet. Ingenjören  guidar dig i sex steg genom ansökningsprocessen. 

När Volvo Cars ställer om måste ingenjörerna ställa om

0
Om åtta år ska Volvo Cars inte längre göra bilar med förbränningsmotorer. För många ingenjörer på Volvo krävs att de kompetensutvecklar sig för att klara framtidens produktion och utvecklingsarbete.

8 av 10 unga ingenjörer vill bli chef

2
Bland ingenjörer under 40 år kan 80 procent tänka sig att bli chef. Det finns tecken på att den administrativa belastningen på chefer har minskat men fler pressas av oklara förväntningar och orealistiska mål.
V-huset LTH

Så skiljer andelen kvinnliga professorer mellan högskolorna – och inriktningarna

0
19,4 procent av professorerna inom teknik i Sverige är kvinnor. Här är statistiken och kommentarer från Lund, Jönköping och Högskolan Väst.  

Se upp så att flextiden inte blir en arbetsmiljöfälla

1
Flextid är en uppskattad förmån, men det finns också risker. Läs på hur avtalet är tänkt att tillämpas på din arbetsplats och var vaksam på hur mycket du egentligen jobbar.

Myndigheter med växtvärk – så här gör de för att hantera den 

0
Flera statliga myndigheter ligger i startgroparna för en kraftig tillväxt. Tusentals nya medarbetare ska anställas – och en stor del är ingenjörer.

INGENJÖRSKARRIÄR

VI REKOMMENDERAR

Borde man prata mer om lön på arbetsplatsen?

3
Kan öppna löner vara ett sätt att öka pressen på arbetsgivaren att höja lönerna? Sveriges Ingenjörers förhandlingsexpert ger sin syn på saken.

TOPPLISTA