Medlemstidning för Sveriges Ingenjörer
Hem Arbetsliv Undvik misstagen med flexibla kontor

Undvik misstagen med flexibla kontor

Många väljer idag aktivitetsbaserade kontorslösningar, men långt ifrån alla lyckas. Här är några av de vanligaste fallgroparna.

Det finns flera orsaker till att företag väljer att satsa på aktivitetsbaserade kontorslösningar. Många gör det för att främja samarbete och underlätta kommunikation och interaktion mellan medarbetarna. Andra gör det för att få plats med fler på samma kontorsyta eller minska kostnaderna för lokaler och energiförbrukning. Eller en kombination av båda.

Maral Babapour Chafi, Chalmers tekniska högskola

Oavsett syftet så finns det några faktorer som är avgörande för hur lyckad den nya kontorslösningen blir.

– Flexibla aktivitetsbaserade kontor har fördelar, men det finns också risker. För att lyckas krävs det att man lyssnar på medarbetarna genom en inkluderande planeringsprocess och arbetsmiljöarbete så att man skapa en känsla av gemensamt ägande över arbetsplatsen, säger Maral Babapour Chafi, forskare på avdelningen Design & Human Factors vid Chalmers tekniska högskola.

Tre fallgropar

  1. Utformning och anpassning av kontoret utgår inte från medarbetarnas behov.
  2. Miljön är felanpassad. Det kan till exempel vara att tysta rum är inte tysta, det finns för få platser eller att det finns för få smårum i närheten till landskapet dit man snabbt kan flytta sig för att ta samtal om det behövs.
  3. Kontorsutrustningen är inte anpassad för delad användning, vilket gör det svårt för medarbetare att byta plats och justera utrustningen efter individuella behov.

Maral Babapour Chafi har undersökt hur anställda och organisationer anpassar sig till flexibla aktivitetsbaserade kontor över tid. I de fallstudier som hon följt framträder ett tydligt mönster – arbetsplatsens design måste bygga på medarbetarnas och verksamhetens behov och hela tiden vara öppen för anpassning och förbättring.

Ett misstag som man bör undvika är därför att välja en standardlösning. Här handlar det inte bara om själva designen av kontoret, utan även om att vara öppen för anpassningar i efterhand.

I ett av hennes exempel var medarbetarna mycket skeptiska innan förändringen genomfördes, men ändrade sig och blev allt mer nöjda över tid. Förklaringen är att det företaget uppmuntrade medarbetarna att ge feedback. Synpunkter togs även upp i större arbetsmiljöforum där arbetsmiljöombud, fastighetsansvariga och linjechefer träffades för att diskutera förbättringar av arbetsmiljön.

I ett annat fall fanns det inte någon systematik för att ta tillvara på medarbetarna synpunkter om problem och personalen kände att man hade liten eller ingen möjlighet att påverka arbetsplatsens utformning. Det ledde till en känsla av resignation och det skapades också långvariga arbetsmiljöproblem hos de flesta som deltog i undersökningen.

– Ett problem med aktivitetsbaserade kontor är att det är svårt för medarbetarna att känna ägandeskap över sin arbetsmiljö. Därför är det viktigt att arbeta systematiskt med feedback från medarbetare så att de känner att de kan påverka sin arbetsmiljö och att hela kontoret är deras arbetsplats.

Ett annat misstag som sker under implementeringsskedet är att man är otydlig med syftet och inte är ärlig med vad man vill uppnå med förändringen.

– Om beslutet att satsa på aktivitetsbaserade kontor kommer uppifrån är det extra viktigt att man är tydlig med varför. Är det för att kapa kostnader så ska man säga det, då blir det lättare för medarbetarna att acceptera förändringen.

Maral Babapour Chafi påminner om att den stora kostnaden i en verksamhet inte är kontoret i sig, utan medarbetarna som arbetar där och skapar värde i verksamheten.

Aktivitetsbaserat flexikontor

Innebär att kontoret är utformat med olika typer av miljöer, till exempelvis öppna kontorslandskap, samtalsrum, tysta rum och mötesytor. Medarbetarna har inga fasta platser utan väljer fritt var de vill sitta. Forskning visar att den typen av arbetsmiljö främjar kommunikation, interaktion och samarbete, men den kan ha negativa effekter på avskildhet och koncentration.

– Att se till att kontoret anpassas för medarbetarna så att miljön främjar både hälsa och produktivitet är därför det absolut viktigaste för att förändringen ska löna sig.

En annan utmaning med flexibla kontor där medarbetarna saknar en fast kontorsplats är den fysiska arbetsmiljön – stolar, bord, tangentbord med mera måste kunna anpassas för olika användare. Det är något som man också bör ha beredskap för i organisationen. Vem ansvarar exempelvis för att hålla kontorsutrustningen i bra skick?

– Kontorsmöbler är ofta utformade för att användas av en person under en längre tid. Dessa produkter är svårt att justera för medarbetare och i flexibla miljöer blir det dessutom ett större slitage. Här behövs en produktutveckling som stödjer delad användning och det aktivitetsbaserade arbetssättet, konstaterar Maral Babapour Chafi.

Anna Nyström

LÄMNA EN KOMMENTAR

Please enter your comment!
Please enter your name here

SENASTE NYTT

Bara fyra svenska energibolag (av 284) är helt jämställda

0
Nätverket Kraftkvinnorna har undersökt hur jämställda svenska energibolag är. Fyra bolag finns på topplistan. 57 procent av bolagen fick noll poäng i undersökningens jämställdhetsindex.

Skatteavdrag gör a-kassan billigare

0
Den 1 juli infördes ett skatteavdrag för a-kassan och från och med årsskiftet höjs den övre åldersgränsen för att vara medlem och få ersättning från a-kassan.

Kan du komma med shorts till jobbet?

0
Varma sommardagar kan det vara skönt med shorts, linne och sandaler. Men vilka kläder är okej på jobbet? Ingenjören frågade sju ingenjörer i olika sektorer och branscher.
Camilla Frankelius

Inbetalningar till tjänstepension förlängs till 66 år – ”Hade velat få mer”

0
Ett års extra inbetalningar till tjänstepensionen blir det för alla som har ITP1. Dessutom förlängs sjukpensionen till att gälla till 66 år. Men Sveriges Ingenjörer hade velat se större förbättringar.

”Nu måste vi prata mer om den digitala arbetsmiljön”

0
– Vi måste ställa krav på vår digitala arbetsmiljö och inte acceptera krångliga system, säger Jan Gulliksen, professor och vicerektor på KTH. Han är årets mottagare av Levipriset från Sveriges Ingenjörer.

GUIDE: Intresserad av att bli trainee – det här ska du tänka på

0
Att bli trainee är ett bra sätt att börja karriären. Men kontrollera vilka anställningsvillkor som gäller och att det finns en tydlig plan för hela traineeperioden.
Gunnar Zackrisson, Eva Snis, Karl Stavaeus, Hanna Hartikainen, Pia Krantz, Jenny Strand och Sofia Johannesson

Ingenjörer som är chefer: ”Här är 42 råd om du vill bli chef”

0
En överväldigande majoritet av Sveriges ingenjörers medlemmar under 40 år kan tänka sig att bli chefer. Men hur gör man? Sju ingenjörer som är eller har varit chefer tipsar.

Ska jag tacka ja till ett jobb fast jag hoppas på ett annat?

0
Vad gör jag om jag får ett jobberbjudande men hoppas på ett annat där beskedet dröjer? Ingenjören bad May Molin, rekryteringskonsult på Qrios Engineering, om råd.

Karriärplanen ger dig fördelar – genom hela arbetslivet

0
En karriärplan hjälper dig oavsett om du är i början, mitten eller i slutet av din karriär, om du söker ett nytt jobb, vill byta bransch eller helt enkelt vill fortsätta att utvecklas där du är. Så här gör du.

Klas jobbar på distans – 80 mil från kontoret

0
Sedan tio år sitter civilingenjören Klas Fredriksson oftast hemma i ett villaområde i Göteborg och sköter sitt arbete för Permascand, vars huvudkontor ligger ungefär 80 mil norrut.

INGENJÖRSKARRIÄR

VI REKOMMENDERAR

”Hur gör jag om jag blir sjuk på semestern?”

2
Varför ska du sjukanmäla dig om du blir sjuk på semestern? Och kan din chef kräva att du har koll på jobbmejlen när du är ledig? Så här säger förbundsjuristen.

TOPPLISTA