Tio råd – Så hanterar du konflikter bättre på jobbet

0
2394
Konflikt på jobbet
Foto: Andrey Popov / Mostphotos

Har ni konflikter på jobbet ibland? Då är det som på andra arbetsplatser, konstaterar experten Lars Larsson. Men det går att lära sig hantera konflikterna och styra dem mot något vettigt. 

Lars Larsson är expert på ledarskap och kommunikation och varvar också konsultuppdrag med att bedriva psykoterapi. På ett webbinarium som Kursakademin nyligen ordnade för medlemmar i Sveriges Ingenjörer som är chefer, tog han upp hur man ska göra för att hantera konflikter.

Råden riktar sig alltså till chefer i första hand. Men de är också användbara för andra.

Här är hans tio råd: 

1. Triggas inte av attityd

När någon får oss att reagera är det attityden det hänger på. Oavsett om personen är snorkig – ”Ska verkligen Britt-Marie bli projektledare?” – eller spelar på egen svaghet – ”Jag vet inte hur jag ska klara det här”.

Här är det viktiga att inte triggas av attityden – att inte bli arg på den som är snorkig eller tycka synd om eller bli medlidsam med den som visar svaghet.

Svara i stället bara på sakfrågan: ”Ja, Britt-Marie ska vara projektledare” och ”Jag förstår att det blir en belastning för dig, vi får prioritera”.

2. Ta upp problem – vänta inte

När det uppstår saker, som att en medarbetare inte levererar eller till och med missköter sin personliga hygien, ta upp det med personen. Och ta upp det snabbt. Spara det inte till nästa utvecklingssamtal fyra månader bort.

Några formuleringar att använda sig av kan vara: ”Om jag inte säger det här nu kommer någon annan att säga det imorgon.” ”Det kanske känns tråkigt att höra det här, så här är det.” ”Det kommer kanske att bli en kall känsla i rummet nu, men jag måste ta upp…”

3. Stark i sak, mjuk mot person

Oavsett om du tar upp ett problem med en person eller kommer med budskap som berör många: Var stark i sak men mild mot person. Stå alltså fast vid vad som gäller, men var förstående mot människors behov och reaktioner. Och ju hårdare budskap, desto mildare behöver du vara mot personen.

Vid en konflikt: Se människan bakom. Vad är grunden till beteendet?

4. Sluta belöna dåligt beteende

Om någon gör något den inte ska, som att lämna disk i köket, ge inte personen en belöning genom att ta hand om den personens disk.

– Då kan en lösning vara att ha personliga koppar och om någon alltid lämnar sin kopp odiskad i köket: släng den, säger Lars Larsson.

När personen sedan säger ”Jag hade en kopp här”, säg ”Jag såg det, den slängde jag”.

På samma sätt menar han att man ska låta medarbetare lida när de inte gör det de ska på andra sätt, till exempel inte lämnar in tidrapporter eller fakturaunderlag i tid.

– Då får konsekvensen bli att inrapporterad övertid eller utlägg inte kommer med eller att låta fakturan förfalla och lägga kostnaden på avdelningen som missat. Och tala om ”Jag skriver avvikelserapport på det här”.

Det kan bli hallå den första månaden, men till nästa månad har folk lärt sig.

5. Tydliggör uppdraget

En av de största anledningarna till konflikter på jobbet är att uppdraget är otydligt. När uppdraget är otydligt börjar folk tolka själva vad de ska göra.

Resultatet blir att man anklagar kollegor eller andra enheter för att inte leverera – man förväntar sig ju något annat än det som den/de andra tänker att de ska leverera.

Därför måste ledningen och chefer göra uppdraget tydligt, berätta vad som förväntas av var och en och vem som är ansvarig för vad. Det gäller inte minst medarbetare som jobbat länge och där jobbet kan skilja sig både från vad man utbildades och anställdes för.

6. Var som du vill – men gör så här

Värdeord i all ära – men saker som engagemang, effektivitet och kompetens behöver få en konkret innebörd för att inte betyda olika saker för olika personer. Också ”Good enough” tolkas olika. Om man inte definierar det tillsammans kommer den ena att slarva och den andra att överarbeta.

Lars Larsson poängterar att ett modernt Sverige bygger på tolerans och öppenhet och att det är viktigt att chefer riktar in sig på beteenden, inte hur någon är.

– Säg: Du får vara som du vill, men så här gör vi här. Har jag rätt att tycka att vissa arbetsuppgifter till och med är trista? Ja. Har jag rätt att strunta i dem? Nej.

7. Hantera förändringar rätt

Förändringar – omorganisationer, övergång till aktivitetsbaserat kontor eller byte av operativsystem – skapar reaktioner. Därför behöver förändringar hanteras rätt för att inte skapa onödiga konflikter.

Ledning och chefer behöver förklara varför något görs – inte bara hur det ska gå till. De behöver också ge medarbetarna tid att smälta det, förstå reaktionerna och erkänna att det kan bli inkörsproblem. Men de behöver dessutom stå fast vid att förändringen kommer att ske och uppmuntra att testa det nya. Det är också bra att ge tydliga tidsramar – med en inkörsperiod och datum för när förändringen definitivt gäller. Om medarbetarna inte vet varför så spelar hur ingen roll.

8. Jag-budskap med ryggrad

När någon gjort något vi inte gillar är det vanligt att 1. Sätta en stämpel: ”Du är så…/ de på din avdelning är så…” 2. Ge ett bevis ”Jag har varit med förr och sett er…” 3. Gnälla ”Sluta vara så…” och 4. Kräva ”Se nu till att…”.

Det här sättet att agera ökar bara konflikten. Använd i stället jag-budskap: Berätta vad du iakttagit, vad ramen är och vad du behöver i stället.

”När jag ser att du inte lämnat underlag så ska du veta att det här går i stå. Det jag behöver från dig…”

”När du höjer rösten så här känns det okonstruktivt att prata vidare just nu. Jag ringer dig om en halvtimme.”. När du ringer, säg ”Det gick snett förra gången, nu börjar vi om”.

9. Behåll medarbetaren, ta tag i konfliktbeteendet

Om en konflikt utmynnar i att ”den personen är problemet” har ni utsett en syndabock. ”Får vi bara bort syndabocken så blir allt bra.”

Men syndabocken är bara ett symptom. Tar man bort syndabocken kommer någon annan att bli syndabock i stället.

Ta därför tag i konfliktbeteendet, men behåll medarbetaren.

10. Prata med varandra

Om det är lite eller obefintlig kontakt mellan enheter eller grupper skapar det lätt en negativ inställning: ”De där borta gör ingenting”.

Därför är det alltid viktigt att få folk att prata med varandra – det kommer att motverka många konflikter.

– Möt människan bakom konflikten, säger Lars Larsson.

Karin Thorsell 

LÄMNA EN KOMMENTAR

Please enter your comment!

Redaktionen förbehåller sig rätten att granska och redigera kommentarer. Publicering sker efter att inlägget granskats. Skriv gärna kort, håll god ton och håll dig till ämnet. Vi publicerar inte kommentarer med personangrepp. Kommentarsfältet stängs 21 dagar efter artikelns publiceringsdag.

Please enter your name here

SENASTE NYTT

Yasmine Berns och Jobz-teamet.

Ingenjören som matchar på ren och skär kompetens 

Ingenjören Yasmine Berns tyckte att det var onödigt krångligt att hitta personal och att processen borde digitaliseras. Nu har hon skapat en app där ai matchar arbetsgivare och jobbsökare.

Så skapar du närvaro på distans

Digitalt hemarbete ställer större krav på hur vi bemöter varandra i arbetsvardagen. Experten varnar för några av de vanligaste fallgroparna.
Utskällning

Ohövlighet och mobbning är vardag för många ingenjörer

Många ingenjörer upplever att de har en bra arbetsmiljö. Samtidigt är många med om ohövligt beteende, och fler ingenjörer än andra upplever eller bevittnar mobbning på jobbet.

Hur får jag ut min lön när arbetsgivaren går i konkurs?

Vänta inte för länge om din arbetsgivare får ekonomiska problem och inte klarar att betala löner. Då ökar chansen att du får ut din lön.
Tekniska högskolan i Jönköping

Jönköping populärt bland blivande högskoleingenjörer

En del högskolor har svårt att rekrytera högskoleingenjörsstudenter, men Tekniska högskolan i Jönköping har ökat antalet förstahandsansökningar rejält.
Glödlampa

När uppfanns de här? Testa dina kunskaper

När dök uppfinningar som cirkelsågen, bluetooth och vindrutetorkare upp? Eller kardanaxeln? Testa dina kunskaper (eller gissa) om tio uppfinningar här.

Industriforskning bromsar in när företagen permitterar

När industrin permitterar drabbas forskning och utveckling. Fyra av tio förtroendevalda för Sveriges Ingenjörer på företag uppger att viktiga projekt har stannat av eller att tempot i projekten är lägre.

”Kan jag bli dyr att anställa för att jag saknar ITP?”

"Jag omfattas inte av ITP idag och är orolig för vad det kan innebära om jag byter jobb". Pensionsexperten reder ut vad som gäller.

Sommarjobb kan ge nyexaminerade rätt till a-kassa

Nyutexaminerade som har studerat heltid och jobbat på sommarloven kan ha rätt till a-kassa. Reglerna tillåter att man lägger ihop arbetstiden sex år bakåt.

Tuffa tider för ingenjörer som driver eget 

Konsulter i enmansföretag har det tufft just nu, särskilt de med enskild firma. De har hamnat helt utanför alla stödsystem.