Mejlpolicyn minskade stressen på Norconsult

2
4097
Foto: Getty Images

Förväntar sig chefen och kollegor att du svarar på mejl utanför arbetstid? Kollar du regelbundet mobilen under semestern? På konsultföretaget Norconsult har en tillgänglighetspolicy underlättat livspusslet för de anställda.

Vardagen för många tjänstemän innebär att alltid vara nåbar på mejl och telefon: på bussen, hemma vid middagsbordet, i mataffären, i liftkön, på barnens dansuppvisning. De flesta arbetsgivare saknar tydliga riktlinjer för vad som förväntas av medarbetarna. Är det okey att stänga av eller inte?

Sveriges Ingenjörer om arbetsmiljön

Läs mer vad Sveriges Ingenjörer gör inom området arbetsmiljö här.

När akademikerföreningen på konsultföretaget Norconsult för tre år sedan diskuterade den höga arbetsbelastningen föddes idén om en tillgänglighetspolicy. HR-avdelningen uppskattade initiativet och policyn utformades med inspel från fack och ledningsgrupp.

Mia Ivarsson, anställdes på kontoret i Göteborg sommaren 2016 när policyn redan fanns på plats men den var en av anledningarna till att hon valde att jobba på just Norconsult.

Mia Ivarsson, Norconsult

– Jag kom från en arbetsplats utan tydliga gränser för vad som förväntades av de anställda och jag letade efter en arbetsgivare som prioriterar arbetsmiljöfrågor. Tillgänglighetspolicyn är viktig och ger en trygghet här att kunna koppla bort jobbet på fritiden.

Riktlinjer för tillgänglighet på Norconsult

Svar på mail och telefon eller andra kanaler förväntas under ordinarie arbetstid. Övriga tider förväntas inget svar.

  • Stäng av mailsync till telefonen utanför normal arbetstid
  • Om det passar dig och verksamheten får du gärna arbeta kväll och helg, men använd då fördröjd leverans av mail för att inte störa kollegorna på fritiden.
  • I enlighet med semesterlagen, har du som medarbetare på Norconsult ingen skyldighet att vara anträffbar på mobil eller under din semester.

Om det är brådskande

  • SMS:a om det är ett brådskande ärende utanför arbetstid
  • Var tydlig med att det är brådskande
  • Om det inte är tydligt att det är brådskande så förväntas inget svar utanför normal arbetstid

Tänk också på

Vid utskick av mail var noggrann med vem du CC:ar. CC:a inte i onödan.

Många anställda, inte minst de med småbarn, vill ha möjligheten att kunna gå från jobbet tidigare och istället jobba en stund på kvällen. Valfriheten hindras inte av tillgänglighetspolicyn som istället reglerar vad man ska tänka på när man själv väljer att jobba utanför ordinarie arbetstid. Då kan man inte begära att kollegorna svarar på mejl, telefon eller sms. Den som mejlar uppmanas att använda funktionen fördröjd leverans för att ingen ska känna kravet att svara på ledig tid, inte heller under semestern.

I dag är Mia Ivarsson också skyddsombud och förtroendevald i akademikerföreningen på Norconsult. Hon tycker att tillgänglighetspolicyn fungerar överraskande bra men i rollen som arbetsledare i projekt behöver hon ibland påminna stressade kollegor.

– Det finns förstås vissa individer som man måste påminna lite oftare men det är faktiskt inget stort problem.

Nu är det tre år sedan policyn infördes på Norconsult och en viktig rutin för att hålla den levande är information till nyanställda. Varje nyanställd får en mentor som tillsammans med den närmaste chefen har ett gemensamt ansvar för introduktionen. Båda har varsin checklista med information att förmedla och chefens ansvar är att berätta vad tillgänglighetspolicyn innebär.

Mia Ivarsson upplever att riktlinjerna för tillgänglighet bidrar till en bättre arbetsmiljö på företaget. För konsulter som debiteras per timme är det extra viktigt med en tydlig policy för att inte skapa onödig stress.

– I stor utsträckning är det här en planeringsfråga. Om du inte kan räkna med att få kontakt med dina kolleger utanför arbetstid tvingas man anpassa sig till det.

Visst händer det att tiden inte räcker till för att hålla deadlines i projekt men då beordrar chefen om övertid som konsulterna får ta ut i tid eller pengar.

– Det kan vara svårare att introducera en tillgänglighetspolicy på ett konsultföretag där många arbetar hos kunder. Men Norconsult har klarat det och därför tror jag att det fungerar på de flesta arbetsplatser, säger Mia Ivarsson.

Karin Virgin

2 KOMMENTARER

  1. Strålande! Fler företag borde ta efter och inse att seriöst arbetsmiljöarbete är en styrka som gör en arbetsplats attraktiv på arbetsmarknaden.

  2. Bra tips, vi har liknande muntligt överenskommelse, men att sätta sen på pränt gör det tydligare.
    Jörgen Forss, Linnéuniversitetet

LÄMNA EN KOMMENTAR

Please enter your comment!

Redaktionen förbehåller sig rätten att granska och redigera kommentarer. Publicering sker efter att inlägget granskats. Skriv gärna kort, håll god ton och håll dig till ämnet. Vi publicerar inte kommentarer med personangrepp. Kommentarsfältet stängs 21 dagar efter artikelns publiceringsdag.

Please enter your name here

SENASTE NYTT

Ingenjörsfullmäktige 2018

Kritik mot förslag om ny demokratiorganisation

Sveriges Ingenjörers förbundsstyrelse föreslår nu att Ingenjörsfullmäktige hålls vartannat år i stället för varje och att det ska bli lättare att ställa upp i valet. Men flera av grupperna i fullmäktige menar att förslaget...

Hur förorenad är luften på vägen till ditt jobb ? – testa här

Vet du hur förorenad luften är längs din cykelväg till jobbet? Ramboll har utvecklat webbtjänsten Happy Commuter som ger svar. Testa själv!

Stora krav på chefer i kontor utan egna platser

Det är en utmaning att arbeta i en miljö där medarbetarna inte har en egen plats. Den kräver att du är mer kontaktsökande och hittar nya sätt att mötas regelbundet.

Lite retorik kan hjälpa dig på jobbet

Retorik – behöver man det på jobbet? Ja, i alla fall finns det mycket att lära som gör det lättare att hantera förhandlingar, samtal och – så klart – presentationer. Här är 11 tips...

Hård lunchträning gör dig mer stressad och mindre produktiv

Att träna på lunchen kan tyckas tidseffektivt i det annars så svårlagda livspusslet, men faktum är att intensiv träning på lunchen kan ge motsatt effekt – särskilt om du har det stressigt på jobbet.

Polhemspriset för hjälm som skyddar hjärnan bättre

Åres Polhemspris går till forskartrion bakom Mips, en säkerhetslösning i hjälmar som minskar risken för hjärnskador. Tekniken i hjälmarna imiterar hjärnans eget skyddssystem.

Nu blir KTH-alumner av med sin kth.se-adress

Nu ändras KTH:s praxis att anställda och studenter får behålla sin mejladress även efter att de slutat. En stor anledning är säkerhetsaspekterna.

Nästan utbränd på konsultjobbet

"Vi är många som sätter upp en mur för att inte visa hur vi egentligen mår", säger ingenjören som själv upplevt konsekvenserna av att sätta jobbet före hälsan.

Svenskt algföretag vann stor internationell tävling

Swedish Algae Factory tog hem förstapriset i Postcode Lotteries Green Challange, en av världens största tävlingar inom hållbart entreprenörskap.

Koll på inkorgen minskar stressen

Minska stressen genom att få koll på jobbet. Och en central del i det är att hantera inkorgar rätt, menar teknikjournalisten Anders Thoresson. Här är hans råd.