Mejlpolicyn minskade stressen på Norconsult

2
5032
Foto: Getty Images

Förväntar sig chefen och kollegor att du svarar på mejl utanför arbetstid? Kollar du regelbundet mobilen under semestern? På konsultföretaget Norconsult har en tillgänglighetspolicy underlättat livspusslet för de anställda.

Vardagen för många tjänstemän innebär att alltid vara nåbar på mejl och telefon: på bussen, hemma vid middagsbordet, i mataffären, i liftkön, på barnens dansuppvisning. De flesta arbetsgivare saknar tydliga riktlinjer för vad som förväntas av medarbetarna. Är det okey att stänga av eller inte?

Sveriges Ingenjörer om arbetsmiljön

Läs mer vad Sveriges Ingenjörer gör inom området arbetsmiljö här.

När akademikerföreningen på konsultföretaget Norconsult för tre år sedan diskuterade den höga arbetsbelastningen föddes idén om en tillgänglighetspolicy. HR-avdelningen uppskattade initiativet och policyn utformades med inspel från fack och ledningsgrupp.

Mia Ivarsson, anställdes på kontoret i Göteborg sommaren 2016 när policyn redan fanns på plats men den var en av anledningarna till att hon valde att jobba på just Norconsult.

Mia Ivarsson, Norconsult

– Jag kom från en arbetsplats utan tydliga gränser för vad som förväntades av de anställda och jag letade efter en arbetsgivare som prioriterar arbetsmiljöfrågor. Tillgänglighetspolicyn är viktig och ger en trygghet här att kunna koppla bort jobbet på fritiden.

Riktlinjer för tillgänglighet på Norconsult

Svar på mail och telefon eller andra kanaler förväntas under ordinarie arbetstid. Övriga tider förväntas inget svar.

  • Stäng av mailsync till telefonen utanför normal arbetstid
  • Om det passar dig och verksamheten får du gärna arbeta kväll och helg, men använd då fördröjd leverans av mail för att inte störa kollegorna på fritiden.
  • I enlighet med semesterlagen, har du som medarbetare på Norconsult ingen skyldighet att vara anträffbar på mobil eller under din semester.

Om det är brådskande

  • SMS:a om det är ett brådskande ärende utanför arbetstid
  • Var tydlig med att det är brådskande
  • Om det inte är tydligt att det är brådskande så förväntas inget svar utanför normal arbetstid

Tänk också på

Vid utskick av mail var noggrann med vem du CC:ar. CC:a inte i onödan.

Många anställda, inte minst de med småbarn, vill ha möjligheten att kunna gå från jobbet tidigare och istället jobba en stund på kvällen. Valfriheten hindras inte av tillgänglighetspolicyn som istället reglerar vad man ska tänka på när man själv väljer att jobba utanför ordinarie arbetstid. Då kan man inte begära att kollegorna svarar på mejl, telefon eller sms. Den som mejlar uppmanas att använda funktionen fördröjd leverans för att ingen ska känna kravet att svara på ledig tid, inte heller under semestern.

I dag är Mia Ivarsson också skyddsombud och förtroendevald i akademikerföreningen på Norconsult. Hon tycker att tillgänglighetspolicyn fungerar överraskande bra men i rollen som arbetsledare i projekt behöver hon ibland påminna stressade kollegor.

– Det finns förstås vissa individer som man måste påminna lite oftare men det är faktiskt inget stort problem.

Nu är det tre år sedan policyn infördes på Norconsult och en viktig rutin för att hålla den levande är information till nyanställda. Varje nyanställd får en mentor som tillsammans med den närmaste chefen har ett gemensamt ansvar för introduktionen. Båda har varsin checklista med information att förmedla och chefens ansvar är att berätta vad tillgänglighetspolicyn innebär.

Mia Ivarsson upplever att riktlinjerna för tillgänglighet bidrar till en bättre arbetsmiljö på företaget. För konsulter som debiteras per timme är det extra viktigt med en tydlig policy för att inte skapa onödig stress.

– I stor utsträckning är det här en planeringsfråga. Om du inte kan räkna med att få kontakt med dina kolleger utanför arbetstid tvingas man anpassa sig till det.

Visst händer det att tiden inte räcker till för att hålla deadlines i projekt men då beordrar chefen om övertid som konsulterna får ta ut i tid eller pengar.

– Det kan vara svårare att introducera en tillgänglighetspolicy på ett konsultföretag där många arbetar hos kunder. Men Norconsult har klarat det och därför tror jag att det fungerar på de flesta arbetsplatser, säger Mia Ivarsson.

Karin Virgin

2 KOMMENTARER

  1. Strålande! Fler företag borde ta efter och inse att seriöst arbetsmiljöarbete är en styrka som gör en arbetsplats attraktiv på arbetsmarknaden.

  2. Bra tips, vi har liknande muntligt överenskommelse, men att sätta sen på pränt gör det tydligare.
    Jörgen Forss, Linnéuniversitetet

LÄMNA EN KOMMENTAR

Please enter your comment!

Redaktionen förbehåller sig rätten att granska och redigera kommentarer. Publicering sker efter att inlägget granskats. Skriv gärna kort, håll god ton och håll dig till ämnet. Vi publicerar inte kommentarer med personangrepp. Kommentarsfältet stängs 21 dagar efter artikelns publiceringsdag.

Please enter your name here

SENASTE NYTT

Akut läge ökar intresset för att jobba med förändring

Ingenjören David Andersson märker av ett ökat intresse för förändringsarbete. "Det handlar både om att företag har tid, men framför allt om att läget är akut" säger han.

Nu ska utbyggnaden av ingenjörsutbildningar granskas

Riksrevisionen ska granska regeringens uppdrag till universitet och högskolor att ordna fler platser på vissa utbildningar, bland annat för ingenjörer. Sveriges Ingenjörer välkomnar granskningen.

Så kan Sverige få ut mer av forskningen

Förutsättningarna för innovationer och nyttiggörande av forskning ser olika ut på olika lärosäten. Mer tydlighet i uppdraget efterlyses.

Permitteringar och hemarbete ökar risken för psykisk ohälsa

På Scania har Akademikerföreningen sett stora risker med att permittera medarbetare inom företagshälsovården samtidigt som mycket tyder på en ökad ohälsa.  
Yasmine Berns och Jobz-teamet.

Ingenjören som matchar på ren och skär kompetens 

Ingenjören Yasmine Berns tyckte att det var onödigt krångligt att hitta personal och att processen borde digitaliseras. Nu har hon skapat en app där ai matchar arbetsgivare och jobbsökare.

Så skapar du närvaro på distans

Digitalt hemarbete ställer större krav på hur vi bemöter varandra i arbetsvardagen. Experten varnar för några av de vanligaste fallgroparna.
Utskällning

Ohövlighet och mobbning är vardag för många ingenjörer

Många ingenjörer upplever att de har en bra arbetsmiljö. Samtidigt är många med om ohövligt beteende, och fler ingenjörer än andra upplever eller bevittnar mobbning på jobbet.

Hur får jag ut min lön när arbetsgivaren går i konkurs?

Vänta inte för länge om din arbetsgivare får ekonomiska problem och inte klarar att betala löner. Då ökar chansen att du får ut din lön.
Tekniska högskolan i Jönköping

Jönköping populärt bland blivande högskoleingenjörer

En del högskolor har svårt att rekrytera högskoleingenjörsstudenter, men Tekniska högskolan i Jönköping har ökat antalet förstahandsansökningar rejält.

Industriforskning bromsar in när företagen permitterar

När industrin permitterar drabbas forskning och utveckling. Fyra av tio förtroendevalda för Sveriges Ingenjörer på företag uppger att viktiga projekt har stannat av eller att tempot i projekten är lägre.