Undvik misstagen med flexibla kontor

0
5524
Bäst fungerar aktivitetsbaserade kontorslösningar när medarbetarna får vara med och påverka utformningen utifrån sin egen arbetsvardag. Foto: Getty Images

Många väljer idag aktivitetsbaserade kontorslösningar, men långt ifrån alla lyckas. Här är några av de vanligaste fallgroparna.

Det finns flera orsaker till att företag väljer att satsa på aktivitetsbaserade kontorslösningar. Många gör det för att främja samarbete och underlätta kommunikation och interaktion mellan medarbetarna. Andra gör det för att få plats med fler på samma kontorsyta eller minska kostnaderna för lokaler och energiförbrukning. Eller en kombination av båda.

Maral Babapour Chafi, Chalmers tekniska högskola

Oavsett syftet så finns det några faktorer som är avgörande för hur lyckad den nya kontorslösningen blir.

– Flexibla aktivitetsbaserade kontor har fördelar, men det finns också risker. För att lyckas krävs det att man lyssnar på medarbetarna genom en inkluderande planeringsprocess och arbetsmiljöarbete så att man skapa en känsla av gemensamt ägande över arbetsplatsen, säger Maral Babapour Chafi, forskare på avdelningen Design & Human Factors vid Chalmers tekniska högskola.

Tre fallgropar

  1. Utformning och anpassning av kontoret utgår inte från medarbetarnas behov.
  2. Miljön är felanpassad. Det kan till exempel vara att tysta rum är inte tysta, det finns för få platser eller att det finns för få smårum i närheten till landskapet dit man snabbt kan flytta sig för att ta samtal om det behövs.
  3. Kontorsutrustningen är inte anpassad för delad användning, vilket gör det svårt för medarbetare att byta plats och justera utrustningen efter individuella behov.

Maral Babapour Chafi har undersökt hur anställda och organisationer anpassar sig till flexibla aktivitetsbaserade kontor över tid. I de fallstudier som hon följt framträder ett tydligt mönster – arbetsplatsens design måste bygga på medarbetarnas och verksamhetens behov och hela tiden vara öppen för anpassning och förbättring.

Ett misstag som man bör undvika är därför att välja en standardlösning. Här handlar det inte bara om själva designen av kontoret, utan även om att vara öppen för anpassningar i efterhand.

I ett av hennes exempel var medarbetarna mycket skeptiska innan förändringen genomfördes, men ändrade sig och blev allt mer nöjda över tid. Förklaringen är att det företaget uppmuntrade medarbetarna att ge feedback. Synpunkter togs även upp i större arbetsmiljöforum där arbetsmiljöombud, fastighetsansvariga och linjechefer träffades för att diskutera förbättringar av arbetsmiljön.

I ett annat fall fanns det inte någon systematik för att ta tillvara på medarbetarna synpunkter om problem och personalen kände att man hade liten eller ingen möjlighet att påverka arbetsplatsens utformning. Det ledde till en känsla av resignation och det skapades också långvariga arbetsmiljöproblem hos de flesta som deltog i undersökningen.

– Ett problem med aktivitetsbaserade kontor är att det är svårt för medarbetarna att känna ägandeskap över sin arbetsmiljö. Därför är det viktigt att arbeta systematiskt med feedback från medarbetare så att de känner att de kan påverka sin arbetsmiljö och att hela kontoret är deras arbetsplats.

Ett annat misstag som sker under implementeringsskedet är att man är otydlig med syftet och inte är ärlig med vad man vill uppnå med förändringen.

– Om beslutet att satsa på aktivitetsbaserade kontor kommer uppifrån är det extra viktigt att man är tydlig med varför. Är det för att kapa kostnader så ska man säga det, då blir det lättare för medarbetarna att acceptera förändringen.

Maral Babapour Chafi påminner om att den stora kostnaden i en verksamhet inte är kontoret i sig, utan medarbetarna som arbetar där och skapar värde i verksamheten.

Aktivitetsbaserat flexikontor

Innebär att kontoret är utformat med olika typer av miljöer, till exempelvis öppna kontorslandskap, samtalsrum, tysta rum och mötesytor. Medarbetarna har inga fasta platser utan väljer fritt var de vill sitta. Forskning visar att den typen av arbetsmiljö främjar kommunikation, interaktion och samarbete, men den kan ha negativa effekter på avskildhet och koncentration.

– Att se till att kontoret anpassas för medarbetarna så att miljön främjar både hälsa och produktivitet är därför det absolut viktigaste för att förändringen ska löna sig.

En annan utmaning med flexibla kontor där medarbetarna saknar en fast kontorsplats är den fysiska arbetsmiljön – stolar, bord, tangentbord med mera måste kunna anpassas för olika användare. Det är något som man också bör ha beredskap för i organisationen. Vem ansvarar exempelvis för att hålla kontorsutrustningen i bra skick?

– Kontorsmöbler är ofta utformade för att användas av en person under en längre tid. Dessa produkter är svårt att justera för medarbetare och i flexibla miljöer blir det dessutom ett större slitage. Här behövs en produktutveckling som stödjer delad användning och det aktivitetsbaserade arbetssättet, konstaterar Maral Babapour Chafi.

Anna Nyström

LÄMNA EN KOMMENTAR

Please enter your comment!

Redaktionen förbehåller sig rätten att granska och redigera kommentarer. Publicering sker efter att inlägget granskats. Skriv gärna kort, håll god ton och håll dig till ämnet. Vi publicerar inte kommentarer med personangrepp. Kommentarsfältet stängs 21 dagar efter artikelns publiceringsdag.

Please enter your name here

SENASTE NYTT

Fler ingenjörsstudenter vill ta examen

Först examen sedan jobb. Så svarar allt fler studenter i Sveriges Ingenjörers årliga löneenkät. Men dataingenjörerna väljer ofta en annan väg.

Scania stänger för klimatutbildning av anställda

Fredagen den 20 september stoppas allt arbete under en timme på Scanias anläggningar över hela världen. Då ska samtliga 52 000 anställda ska lära sig mer om klimatfrågor.

Roadshow för att fler kvinnor ska bli ingenjörer

Alltför få kvinnor väljer att bli ingenjör, tycker IVA, Sveriges Ingenjörer och Teknikföretagen. Därför besöker de 13 lärosäten under 2019 för att inspirera till förändring.

”Min chef är missnöjd med mig. Vad ska jag göra?”

Sveriges Ingenjörers ombudsman förklarar riskerna med att bli uppsagd av personliga skäl och hur du undviker att hamna i den situationen.

Administrativ börda tynger universitetslärare

Många och svårnavigerade it-system tar tid och skapar onödig stress för lärare på universitet och högskola.

Högskolan Väst knyter närmare band till arbetslivet

"Det är avgörande för att vi ska fortsätta vara konkurrenskraftiga som industriland", säger Lennart Malmsköld, universitetslektor.

Faktaresistens och fake news utmanar forskarvärlden

"Vi behöver vara mer lyhörda för de förändringar vi ser. Därför är ledarskapet en ödesfråga för universitetets framtid", säger rektorn på Lunds universitet.

Chalmersforskare: ”Oväntat” att få Breakthrough Prize

Chalmers har varit med i projektet som i våras lyckades avbilda ett svart hål. John Conway ledde arbetet på Chalmers. Här berättar han.

Två svenska miljöentreprenörer tävlar om miljonpris

Kiselalger och ett nytt superbatteri för energilagring. Det ägnar sig de två svenska företag åt - som båda är finalister i en internationell entreprenörstävling.

Nu förbereder sig ABB-ingenjörerna för Hitachi

I juli 2020 tar Hitachi över ABB Power Grids. Internt finns viss besvikelse över att ägandet lämnar Sverige – men mest pågår förberedelserna, kulturellt och affärsmässigt.